Dateien und Dokumente gehören zu den wertvollsten Ressourcen von Unternehmen und bilden die Basis für die weitere Digitalisierung von Prozessen. Doch das Potenzial wird oft nicht voll ausgeschöpft, v.a. durch den Einsatz von heterogenen CMS und DMS.
Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one Lösung für ein ganzheitliches, sicheres Content- und Dokumentenmanagement – und lässt sich dabei flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.
Content bildet die Lebensader jedes Unternehmens: Durch Content arbeiten Mitarbeitende innovativ zusammen und entwickeln Produkte und Dienstleistungen, die begeistern. Auf Basis von Dokumenten und Dateien werden wichtige Prozesse angestoßen werden, die die Agilität fördern und Kosten senken. Und nicht zuletzt dient Wissen in Form von Content dazu, bessere Entscheidungen zu treffen und Mitarbeitende zu fördern. Daher verwundert es nicht, dass mehr Content erstellt wird als je zuvor – laut Microsoft werden allein in M365 täglich zwei Milliarden Dokumente generiert. Hinzu kommt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, durch den Content immer besser verarbeitet und für die Erstellung neuer Inhalte genutzt werden kann.
Doch Content allein reicht nicht: Erst die unternehmensweite Verfügbarkeit von Inhalten – über organisatorische Bereiche und Fachlichkeiten hinweg – ermöglicht die Umsetzung effizienterer und neuer dokumentenbasierter Abläufe. Dem entgegen steht die heutige Contentlandschaft in Unternehmen, die meist geprägt ist durch den Einsatz von heterogenen, oft spezialisierten CMS, DMS sowie Web-Contentmanagement-Systemen. Dadurch kann das Potenzial aus Sicht innovativer Ansätze, Automatisierung, Anwendung von KI und Senkung der Betriebskosten nicht voll ausgeschöpft werden.
Die Lösung hierfür liegt in einem gut strukturierten, ganzheitlichen und dynamischen Content- und Dokumentenmanagement (inkl. Governance und Security) über den gesamten Lifecycle hinweg.
Contentmanagement stellt Unternehmen oft vor große Herausforderungen:
Wildwuchs: Die Suche nach spezifischen Dokumenten ist mühsam, Ablagestrukturen folgen keinem klaren Schema, ein Dokument hat verschiedene Versionen
Fehlende Kenntnis: Mitarbeitende kennen die Ablagestruktur und die Vorteile der Cloud nicht, Dokumente werden oft noch lokal auf dem Desktop gespeichert
Fehlende übergreifende fachliche Sichten: Die meist technisch getriebenen Ablagestrukturen enthalten z.B. selten alle Dokumente, Korrespondenz bzw. Reklamationen zu einzelnen Kund:innen
Verschiedene Systeme ohne Verknüpfung: Teure und ineffiziente Nutzung, ständiger Wechsel zwischen den Systemen (schlechte Usererfahrung)
Mangelndes Vertrauen: Bei Zugriffsschutz, Handhabung von sensiblen Daten intern wie extern sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
Diese Problematiken durchziehen das gesamte Unternehmen, denn alle Mitarbeitenden arbeiten täglich mit den unterschiedlichsten Dokument- und Dateiformaten. Verschiedene Zielgruppen stellen dabei verschiedene Anforderungen an eine zentrale Contentmanagement-Plattform:
Genau hier setzen wir mit unserem Microsoft 365 Content Hub an: Dieser kann als Basis dienen für die schnelle Umsetzung verschiedenster vorgangsbezogener Anwendungen Ihrer Fachbereiche wie z.B. Kundenprojekte, Entwicklungen, Legal Matter Management, Vertragsmanagement oder Beratungsvorgänge. Dabei zeichnen sich alle fachlichen Ausprägungen des Content Hub für die Nutzer:innen durch ein ähnliches Nutzungserlebnis und sich wiederholende Interaktionen aus. Ein konkretes Beispiel stellt unser Legal Matter Hub dar.
Microsoft 365 ist ein echter Allrounder und bildet daher die optimale Grundlage für ein effizientes und vernetztes Content- und Dokumentenmanagement. Allen voran SharePoint und Microsoft Teams als flexible, webbasierte Plattformen spielen eine wichtige Rolle, aber auch Technologien wie MS Graph, Purview oder Copilot kommen zum Einsatz. Die M365 Plattform hat sich insgesamt zu einem mächtigen Werkzeug zur Verwaltung von Inhalten und zu einer Prozessplattform entwickelt – inkl. integrierter Sicherheits- und Compliance-Werkzeuge, um die Inhalte sicher und rechtskonform zu verwalten. novaCapta ergänzt diese Fähigkeiten um optimierte fachliche und vorgangsgetriebene Strukturen, die einen einfachen, intuitiven Zugang zu den Inhalten ermöglichen. Zudem gewährleisten wir durch unsere Lösungskomponenten eine Standardisierung der Inhaltsstrukturen und ermöglichen eine Kontrolle des Content Lifecycles.
Unter der richtigen Nutzung wird so aus Ihrem Microsoft 365 der nC M365 Content Hub. Mit diesem stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte und Dokumente in Zukunft strukturiert, auffindbar, durchsuchbar, sicher und nahtlos integriert sind.
Mit seiner Ganzheitlichkeit bietet der Content Hub auf Basis von Microsoft 365 Erfolgsfaktoren in jedem Bereich des Content- und Dokumentenmanagements. Auf diese Weise erleben Sie eine sichere, umfangreiche und innovative Nutzung von Unternehmensinhalten:
Künstliche Intelligenz birgt gerade im Bereich Content- und Dokumentenmanagement enormes Potenzial und unterstützt bei folgenden Use Cases:
Passend dazu weitet Microsoft nun auch Copilot auf SharePoint und OneDrive aus: Agents (vorgefertigt oder customized für einen bestimmten Zweck) können Ihnen Dokumente oder Dateien zusammenfassen oder vergleichen, relevante Informationen extrahieren, Fragen beantworten, FAQs generieren oder als Ihr Sparringspartner neue Ideen generieren. Ihre selbst erstellten Agents können Sie problemlos mit Ihren Kolleg:innen teilen und somit Wissenstransfer und Zusammenarbeit fördern.
KI kann ihr volles Potenzial aber erst dann entfalten, wenn ein gut strukturiertes Content Management vorhanden ist – es handelt sich also um eine wechselseitige Beziehung. Gerade wenn KI im Einsatz ist, müssen Dateien und Dokumente jedoch entsprechend geschützt werden. Ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen umfangreiche Security, Risk und Compliance Lösungen, mit denen Sie:
In unseren Projekten hat sich gezeigt, dass M365 eine weitreichende Abdeckung beim Content Management erreichen kann, aber an manchen Stellen auch an seine Grenzen stößt. Deshalb haben wir ergänzende Lösungskomponenten entwickelt – diese ermöglichen es, effektiver Dokumente abzulegen, Standardstrukturen und deren Governance einzuhalten sowie die fachlichen Einstiege bereitzustellen. Je nach Bedarf können folgende beispielhafte Lösungsbausteine die M365 Standard Dienste ergänzen:
Unser Outlook Add-In ermöglicht es Ihnen, Mail-Korrespondenzen und/oder -Dateien in den entsprechenden Ablagebereichen zur Verfügung zu stellen und damit das übergreifende Unternehmenswissen zu erweitern.
Unsere BP-Navigation sorgt für übersichtliche fachliche Navigations- und Ablagemechanismen. Je nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren wir verschiedene Einstiege zu den unterschiedlichen Informationsbereichen über fachliche Strukturen (z.B. Teambereiche, Projekte, Produktwelten etc.).
Darüber hinaus ist auch jederzeit eine vorgangsbezogene Ablage möglich.
Unser ganzheitliches Metadatenmodell und -management können Sie zur Anreicherung von Daten nutzen. Unsere Lösungskomponente nC Doc-View-and-Action ermöglicht Ihnen dann eine dynamische, metadatengetriebene Dokumentenanzeige inkl. Suche, fachlichen Filtern und Dokument Aktions-Menü.
Im Kontext eines Vorgangs können Sie Uploads inkl. Vererbung von Metadaten vornehmen und optional eine manuelle Abfrage von bestimmten Dokumentdaten durchführen.
Anwendungen wie Microsoft Teams oder SharePoint sollten Sie immer an Ihre interne Arbeitsweise anpassen, d.h. Ihre bewährten Strukturen und Prozesse in Ihren Modern Workplace übertragen. Mit unserer Lösung novaWorxx können Sie eine Governance in Form von Vorgaben und Regeln ergänzen, Templates nach Ihrem Bedarf erstellen und provisionieren sowie den Lifecycle von Teams und Sites verwalten – so schaffen Sie die Voraussetzung für eine nachhaltige Zusammenarbeit in Ihrer Cloud.
Ausgangssituation und Zielbild sind bei jedem Unternehmen anders. Deshalb nutzt unser M365 Content Hub zwar die Standardmittel von Microsoft, lässt sich aber bzgl. Umfang und Fokus genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden – vom fachlichen Sichten (Ablageorte) und suchgetriebenen Dashboards über eine kontextuell eingebettete, integrierte Dokument- und Contentmanagement-Plattform bis hin zu einem ganzheitlichen Content Hub auf Basis des gesamten M365 Service (inkl. der Nutzung von Umsystemen wie ERP, CRM-Suite).
Wir erarbeiten mit Ihnen eine passgenaue Lösung und orientieren uns dabei an folgenden Schritten:
Wie immer gilt: Ein konsistentes Change Management darf nicht fehlen! Ein erfolgreicher Content Hub lebt davon, dass Ihre Mitarbeitenden diesen kennen, die Funktionsweise verstehen und letztendlich auch wirklich darin arbeiten. Damit dies gelingt, müssen bekannte Arbeits- und Denkweisen behutsam durch entsprechende Maßnahmen angepasst werden.
Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.
Wolfgang Raestrup
Head of Modern Work
