Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.

Dokumentenmanagement in Microsoft 365: Schneller finden, sicher verwalten, KI-ready arbeiten

Alle Dokumente an einem Ort – strukturiert, compliant und bereit für KI.

Weniger suchen, mehr arbeiten: Dokumentenmanagement in M365

Ihre Dokumente liegen in SharePoint, Teams, auf Fileservern und in Fachsystemen – aber niemand findet, was er sucht. 

In den meisten Unternehmen ist die Dokumentenlandschaft historisch gewachsen: Unterschiedliche Systeme, keine einheitlichen Standards, keine fachlichen Sichten. Das kostet Produktivität, erzeugt Compliance-Risiken – und verhindert, dass KI-Tools wie Copilot ihr Potenzial entfalten. 

Mit dem novaCapta M365 Content Hub schaffen Sie eine zentrale, strukturierte Plattform für alle Inhalte, auf Basis Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Content Hub kennenlernen

Dieser Ansatz ist Teil unserer Collaboration-Leistungen

Visualisierung des Content Hubs: Vorher/Nachher im Dokumentenmanagement

  • 250+ Expert:innen & 30 Jahre Erfahrung

  • Microsoft Solutions Partner in allen Solution Areas

  • ISO 27001 zertifiziert

Warum Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen nicht funktioniert

Mitarbeitende verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dokumenten.  Die Ursachen sind fast immer die selben:

Verteilte Systeme statt zentraler Zugriff

Dokumente liegen verteilt in DMS, Fileservern, lokalen Ablagen und Fachsystemen. Ohne Verbindung zwischen den Systemen entstehen Medienbrüche und Informationssilos.

Dokumente ohne fachlichen Zusammenhang

Die Ablage orientiert sich an Systemen statt an Kunden, Projekten oder Vorgängen. Relevante Unterlagen müssen über mehrere Quellen hinweg gesucht und zusammengesetzt werden.

Hoher Aufwanf für Compliance

Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und sensible Daten lassen sich ohne zentrale Governance nur schwer kontrollieren. Mit jedem neuen Dokument steigt die Komplexität.

Microsoft Teams erfolgreich einführen: Mehr als nur ein Rollout

Teams ist ausgerollt, aber die Akzeptanz bleibt hinter den Erwartungen? Kanäle wuchern, Governance fehlt, und die Mitarbeitenden arbeiten weiter wie vorher?

Damit Microsoft Teams seinen Mehrwert entfaltet, müssen Mitarbeitende die neuen Möglichkeiten verstehen und aktiv nutzen – während Ihre IT Struktur, Governance und Lifecycle im Blick behält. 

Wir unterstützen Sie dabei, Teams so einzuführen und weiterzuentwickeln, dass Zusammenarbeit transparenter wird, Informationen schneller gefunden werden und Ihre Organisation die Plattform wirklich produktiv nutzt.

Mockup des Legal Matter Hubs in einem Tablet

Beispiel: Unser Legal Matter Hub auf Basis des M365 Content Hub → Mehr erfahren

Schneller finden

Dashboards, fachliche Sichten und intelligente Suche statt endlosem Navigieren durch Ordner

Sicher verwalten

Integrierte Security, Compliance und Lifecycle-Management mit Microsoft Purview und Sensitivity Labels

Kosten senken

Weniger Parallelsysteme, höhere Nutzungstiefe Ihrer bestehenden M365-Lizenzen

AI-ready arbeiten

Strukturierte Daten als Fundament für Copilot, KI-Agents und automatisierte Dokumentenverarbeitung

Ob IT-Verantwortlich oder Fachbereich: So profitieren Sie

Für IT-Leitung & Administration

  • Eine zentrale Plattform statt heterogener DMS-Landschaft

  • Governance, Provisionierung und Lifecycle-Kontrolle aus einer Hand

  • Nahtlose Integration in Ihre bestehende M365-Umgebung

  • Compliance und Datenschutz sicherstellen: Gesetzliche Auflagen erfüllen, Unternehmensdaten mit Information Classification, Labeling und Data Loss Prevention schützen, Monitoring- und Governance-Prozesse zentral steuern

Für Fachbereiche & Projektverantwortliche

  • Fachliche Navigation, damit Dokumente nach Projekten, Kunden oder Vorgängen schnell gefunden werden

  • E-Mails direkt aus Outlook im passenden Kontext ablegen

  • Weniger Systemwechsel, mehr Fokus auf die inhaltliche Arbeit

  • Integrierte KI-Funktionen für Zusammenfassungen, Klassifizierung und intelligente Recherche

So hat frischli ihr Dokumentenmanagement transformiert

Logo der Firma Frischli in weiß

frischli: Alle Dokumente, Verträge und Korrespondenz in einer M365-Plattform

frischli hat seine IBM-geprägte IT-Landschaft durch eine moderne M365-Umgebung abgelöst. Der novaCapta Content Hub bildet die zentrale Plattform für Vertragsmanagement, Korrespondenzablage und strukturierte Dokumentenablage – mit hoher Nutzerakzeptanz und einer flexibel erweiterbaren Basis.

 

Case Study lesen

Uns war wichtig unsere Mitarbeitenden nicht mit den vielen Veränderungen zu überfordern. Gleichzeitig wollten wir Bewährtes erhalten und die Chancen der neuen, modernen Tools gezielt nutzen – mit dem Ziel, echten Mehrwert im Arbeitsalltag zu schaffen. Genau das ist uns gelungen.

Michael Schützler Leiter IT und Informationssicherheit frischli Milchwerke GmbH
Unser Dokumentenmanagement System

Die Lösungsbausteine für Ihren Content Hub

Microsoft 365 deckt bereits viele Anforderungen an modernes Dokumentenmanagement ab. Unsere ergänzenden Lösungsbausteine schließen die verbleibenden Lücken und machen daraus einen leistungsfähigen Content Hub.
Lösungsbausteine kennenlernen
Outlook Add-In
E-Mails und Dateien aus Outlook direkt in den passenden Ablagebereichen ablegen. So wird relevantes Wissen zentral verfügbar und unternehmensweit nutzbar.
Fachliche Navigation
Klare fachliche Einstiege in unterschiedliche Informationsbereiche, zum Beispiel Teams, Projekte oder Produktwelten. Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Auch eine vorgangsbezogene Ablage ist jederzeit möglich.
Metadatenmanagement
Dokumente mit Metadaten gezielt anreichern und über dynamische Filter schneller finden. Unsere Lösung nC Doc View and Action ermöglicht eine metadatenbasierte Dokumentenanzeige mit Suche, fachlichen Filtern und Aktionsmenü.
Governance & Provisionierung
Standards und Regeln zentral steuern, den Lifecycle kontrollieren und Templates nach Bedarf bereitstellen. So lassen sich Teams und Sites einheitlich provisionieren und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.
Arbeiten in Vorgängen
Dokumente direkt im Kontext eines Vorgangs hochladen. Metadaten werden dabei automatisch übernommen. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Dokumentinformationen manuell ergänzen.

Microsoft 365 als Basis für intelligentes Content Management

Erst strukturierte Inhalte schaffen die Grundlage für den sinnvollen Einsatz von KI. Der M365 Content Hub bietet die Datenbasis für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, mit Microsoft Copilot, Azure OpenAI und intelligenten Agents. 

So lassen sich Dokumente zusammenfassen, Informationen extrahieren, Fragen beantworten und neue Inhalte schneller erstellen. Auch individuell entwickelte Agents können Wissen zugänglich machen, Prozesse unterstützen und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern.

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Generieren

Inhalte schneller erstellen. Zusammenfassungen, neue Dokumente und ähnliche Inhalte automatisiert erzeugen, zum Beispiel für SOWs, Vorlagen oder redaktionelle Unterstützung.

Analysieren & Extrahieren

Informationen automatisiert erfassen. Belege erkennen, Dokumente verarbeiten und Inhalte klassifizieren, statt Daten manuell zu prüfen und zu übertragen.

Bewerten

Risiken frühzeitig erkennen. Compliance- und Security-Risiken, Auffälligkeiten in Vorgängen oder Stimmungen in Dokumenten systematisch analysieren und bewerten.

Finden & Recherchieren

Relevante Informationen schneller finden. Textanalysen für Recherchen, fundierte Entscheidungen und die Visualisierung komplexer Zusammenhänge und Beziehungen nutzen.

In drei Schritten zu Ihrem M365 Content Hub

Analyse & Bestandsaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenlandschaft, identifizieren Schwachstellen und definieren gemeinsam das Zielbild für Ihren Content Hub.

Konzeption & Roadmap

Wir entwickeln die Architektur Ihres Content Hub, legen Governance-Regeln fest und erarbeiten eine Roadmap für die schrittweise Einführung.

Einführung & Enablement

Wir implementieren den Content Hub, schulen Ihre Mitarbeitenden und begleiten die Einführung mit passendem Change Management.

Als Microsoft Solutions Partner Cloud mit 30 Jahren Projekterfahrung wissen wir: Technik allein reicht nicht. 

Deshalb begleiten wir jedes Content-Hub-Projekt mit strukturiertem Change Management, damit Ihre Mitarbeitenden die neue Lösung nicht nur verstehen, sondern auch nutzen.

ISO Zertifizierungen 27001 & 9001 + Microsoft Badge

Häufige Fragen zur unserer Dokumentenmanagement Software

Brauchen wir ein seperates DMS oder reicht Microsoft 365?

Für die meisten mittelständischen Unternehmen deckt Microsoft 365 mit SharePoint, Teams und Purview bereits einen Großteil der DMS-Anforderungen ab. Unser Content Hub schließt die verbleibenden Lücken, z.B. fachliche Navigation, Metadatenmanagement und Governance, ohne ein Drittsystem einzuführen. Das spart Lizenzkosten.

Wie lange dauert die Einführung eines Content Hub?

Das hängt vom Scope ab. Wir planen jede Einführung in Phasen, sodass Sie schnell erste Ergebnisse sehen und schrittweise ausrollen können.

Ist der Content Hub auch für Unternehmen geeignet, die bereits ein DMS nutzen?

Ja. Viele unserer Kunden konsolidieren bestehende DMS-Systeme schrittweise auf Microsoft 365. Wir unterstützen Sie bei der schrittweisen Konsolidierung auf Microsoft 365.

Wie sicher sind unsere Dokumente im M365 Content Hub?

Microsoft 365 bietet mit Purview, Sensitivity Labels und Data Loss Prevention umfassende Security- und Compliance-Werkzeuge. In Kombination mit einer klaren Governance-Strategie erfüllen Sie damit Anforderungen wie ISO 27001, DSGVO.

Funktioniert der Content Hub auch mit Copilot und KI?

Absolut! Und genau das ist einer der größten Vorteile. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist die Voraussetzung dafür, dass Copilot und KI-Agents zuverlässig arbeiten können. Der Content Hub schafft die Datenbasis für intelligente Zusammenfassungen, Recherche und Dokumentenautomatisierung.

Lernen Sie den M365 Content Hub kennen

Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.

Portraitbild von Wolfgang Raestrup, novaCapta

Wolfgang Raestrup

Head of Modern Work

frischli: Integrierter Modern Workplace mit dem novaCapta Content Hub
Referenz

frischli: Modern Workplace mit dem novaCapta Content Hub

Mit dem novaCapta Content Hub hat frischli den Wandel zur modernen M365-Umgebung erfolgreich gemeistert und dabei nicht nur sein Dokumentenmanagement modernisiert.
Paralyzed asian receptionist working at call center helpdesk in disability friendly office. Female operator wheelchair user with impairment giving assistance on customer service helpline
Technologie

Microsoft Dynamics

Dynamics 365 bietet eine perfekte All-in-One-Lösung für den Businessalltag. Wir beraten Sie zum optimalen Einsatz der Dynamics 365 Module für Ihr Unternehmen. Legen Sie jetzt los mit Dynamics 365!
Businessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contracusinessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contract
Offering

Ihr Start mit dem Microsoft 365 ​Content Hub

Unser Angebot, um den Grundstein für Ihr effizientes und zukunftssicheres Content- & Dokumentenmanagement zu legen – individuell auf Sie zugeschnitten, mit klarer Zielausrichtung und optimiert für KI
Zwei Personen beugen sich über eine Maschine
Referenz

Windmöller & Hölscher: Virtuelle Expo mit Microsoft 365

novaCapta unterstützt Windmöller & Hölscher bei dem Aufbau einer Online-Messe auf Basis von Microsoft 365.
business people and lawyers discussing contract papers sitting at the table. Concepts of law, advice, legal services. in morning light
Leistung

Legal Matter Management in Microsoft 365

Der Legal Matter Hub bündelt Mandate, Fristen, Dokumente und Zusammenarbeit in Microsoft 365 und entlastet Rechtsabteilungen mit strukturierten Prozessen und KI-Funktionen.
Workshop

Microsoft 365 Readiness- & Strategie-Workshop

In unserem Workshop planen wir die einzelnen Schritte für ein passgenaues Bereitstellungskonzept von Microsoft 365 und entwickeln mit Ihnen eine ganzheitliche Cloud-Strategie für Ihr Unternehmen.
African American Business woman hard working, debtor, deferred debt, Times Interest Earned, Subsidiary Ledger, Special Journal, Shareholders Equity, Scrap value, Price Index, Profitability Ratios
Blog 28.09.23

Dokumentenmanagement mit GPT optimieren

KI und GPT sind in aller Munde. Welche konkreten Use Cases sind möglich? Wie sieht die Einführung aus? Wir zeigen, wie unser Kunden Dokumentenmanagement durch den Einsatz von GPT revolutioniert hat.
Gemeinsames mobiles arbeiten an Dokumenten
Workshop

Fast Start Workshop: CRM mit Microsoft Dynamics 365

Welche Möglichkeiten bietet Microsoft Dynamics 365? ➔ Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir im Workshop einen Fast Start, damit Sie zeitnah loslegen können.
business woman close up of a person typing on a laptop computer
Leistung

Power Automate Workflows erstellen

Microsoft 365 bietet durch die vollintegrierte Prozessautomatisierung mit Power Automate eine perfekte Grundlage, um Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren und zu automatisieren.

Business Applications auf Tablet
Leistung

Microsoft Power Platform: Beratung zur Einführung

Die Power Platform eignet sich für vielfältigste Anwendungsfälle. Wir analysieren, konzipieren und realisieren Ihre Wunschapplikation - auf Basis von Microsoft 365 und einer agilen Umsetzungsmethode.
Ein Team arbeitet offline zusammen, indem sich die Mitglieder ungezwungen austauschen.
Technologie

Microsoft 365

M365 ist die Kombination der bekannten Office-Software mit Webanwendungen und der Nutzung der Microsoft Cloud. Office 365 bietet Ihnen im Unternehmen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern.
Business colleagues working and analyzing financial figures on a
Whitepaper

Whitepaper: Tenant to Tenant Migration

Worauf kommt es bei einer erfolgreichen Microsoft 365 Tenant to Tenant Migration an? Wie lassen sich verschiedene Mandanten konsolidieren und welche Vorteile bietet das eigentlich?

Führungskräfte der novaCapta in einer Besprechung
Unternehmen

novaCapta GmbH

Auf Basis von Microsoft SharePoint, Office 365, Azure, BizTalk und PowerBI realisiert novaCapta GmbH Intranets, Kollaborationsportale, Business Intelligence-Lösungen, Individualanwendungen u.v.m.
Mobiles Vertragsmanagement im Projekt
Produkt

Vertragsmanagement in M365

Wir zeigen, wie Sie Microsoft 365 auch für Ihr Vertragsmanagement nutzen können. Verwalten Sie Vertragsdaten, Policen und Dokumente mit dem nC Vertragsmanagement übersichtlich, zentral und sicher.
Informationen aus MS365 zusammen sammeln am Laptop mittels MS Graph
Technologie

M365 Graph

Graph ermöglicht unkomplizierten Zugriff auf Ihre Daten in M365, Windows 10 und Enterprise Mobility +Security . Mit einfachen Anwendungen können User so zielgerichtet mit Informationen versorgt werden
Frau im Pullover arbeitet am Laptop
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Deutsche Post DHL Group: SharePoint-Dokumentenmanagement

Deutsche Post DHL Group Konzernsicherheit entwickelt ein neues SharePoint Portal zum effizienten Dokumentenmanagement unter Anleitung der SharePoint-Experten von novaCapta.
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Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

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