Pirlo: Interne und externe Audits neu gedacht mit novaAudit

Die Pirlo Gruppe setzt beim Auditmanagement auf novaAudit – flexibel, effizient und nahtlos in M365 integriert. Interne und externe Audits lassen sich damit strukturiert abbilden, ISO- und BRCGS-konform dokumentieren und automatisiert auswerten.

Strategischer Schritt in die Microsoft-Welt im Rahmen des Projekts „Pirlo Portal“ 

Bedarf nach einer Auditlösung, die sich nahtlos in Microsoft 365 integriert 

Ablösung des bisherigen, nicht spezialisierten Auditmanagements in Confluence

Einführung von novaAudit als zentrale Auditmanagement-Plattform 

Umsetzung in deutscher Sprache für eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse 

Individuelle Anpassung des Systems an die Anforderungen der Pirlo Gruppe 

Fokussierung der Workflows auf relevante Prozessschritte zur Reduktion von Komplexität

Flexibel anpassbar dank Power Platform für unterschiedliche Auditarten und Anforderungen 

(Teil-)Automatisierte Berichte & Kommunikation inkl. automatischer E-Mails und Ankündigungen 

Strukturierte, einheitliche Abläufe – auch bei parallelen Audits mit mehreren Beteiligten mit dem Ressource Scheduler und „Enduser-Portal“ 

Effiziente Auditdurchführung – klare Prozesse und Templates erleichtern Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung 

Einbindung externer Partner in der Aufgabenabarbeitung dank sicherem Zugriffskonzept auch für Lieferanten

Für die Pirlo Gruppe – Österreichs führender Hersteller von Metall- und Kunststoffverpackungen – stand fest, dass ihr Auditmanagement in Zukunft übersichtlich, effizient und kompatibel mit Microsoft 365 ablaufen sollte. Das bisherige System über Confluence war zwar funktional, aber ist nicht speziell für Audits konzipiert. Pro Audit wurde in Confluence eine Seite angelegt, Maßnahmen manuell erfasst – die Übersicht litt, insbesondere bei umfassenden parallelen Audits und externem Zugriff. Ein strategischer Schritt die bestehende Microsoft-Infrastruktur stärker zu nutzen, war geplant und sollte auch die neue Audit-Lösung betreffen.

Mit novaAudit, einer auf der Microsoft Power Platform basierenden Lösung von novaCapta, fand Pirlo eine moderne, flexible Auditplattform, die sich exakt an die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen ließ, inklusive der relevanten ISO-Normen und BRCGS-Standards im Bereich Packaging.
Mit novaCapta fanden sie zudem einen umfangreichen Partner, der sie nicht nur rund um die Audit-Software, sondern auch ganzheitlich zu Microsoft beraten kann.

Den Auftakt zur Umsetzung bildete ein zweitägiger Vor-Ort-Workshop, in dem gemeinsam mit Pirlo die grundlegenden Anforderungen an novaAudit definiert wurden. Die Anwendung wurde bewusst reduziert gehalten – ohne unnötige Komplexität, aber mit maximaler Funktionalität für das Qualitätsmanagement-Team. Ergebnis ist eine Lösung, die auf die spezifischen Audit-Anforderungen von Pirlo zugeschnitten ist. „Wir haben das vorhandene System für uns reduziert und auf die wesentlichen Aspekte fokussiert, die in unseren Auditprozessen wichtig sind. Wir wollten ein flexibles System, dass sich uns anpasst und nicht andersrum. Das haben wir mit novaAudit gefunden“, erklärt Magdalena Auer, Leitung QM bei Pirlo. 

Alle Audits werden zentral in novaAudit gesteuert und standardisiert abgebildet – von ISO 9001, ISO 14001, dem BRCGS Standard über interne und externe Audits (Werksbegehung, Kunden- und Lieferantenaudit). Auch bei Audits nach dem BRCGS-Standard ist novaAudit ein echter Gewinn: Jeder einzelne Checklistenpunkt muss detailliert kommentiert und dokumentiert werden – das gelingt nun effizient und übersichtlich mit den vordefinierten Templates im Fieldwork-Modul.

Die Flexibilität der Power Platform macht sich auch in der täglichen Anwendung bemerkbar: E-Mails und Auditankündigungen werden automatisch versendet, Auditberichte lassen sich automatisiert erstellen. So können auch externe Prüfer, von Kunden- und Lieferantenseite, direkt eingebunden werden – inklusive Rückmeldung, wenn alle Punkte behoben wurden. Ein besonderer Vorteil liegt hier im abgestuften Zugriffskonzept von novaAudit. Während das Qualitätsmanagement von Pirlo mit sämtlichen Detaildaten arbeitet, erhalten Enduser (externe Partner, geprüfte Bereiche) Zugriff über ein gesondertes Portal, das eine einfache Übersicht ihrer offenen Aufgaben und Abweichungen enthält, die aus einem Audit hervorgegangen sind: Der Enduser sieht nur das, was er benötigt. 

Mit novaAudit hat Pirlo eine leistungsfähige Lösung, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch den Grundstein für weitere Microsoft-basierte Prozesse im Unternehmen legt. Das neue System sorgt für mehr Transparenz, Struktur und Effizienz – intern wie extern. 

Pirlo Case Study als PDF (Deutsch)

Pirlo Case Study als PDF (English)