Grundsätze der Datenverarbeitung bei der synaigy GmbH

Du bist über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Du dich über unseren Umgang mit (deinen) personenbezogenen Daten informieren willst. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir dir nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die
synaigy GmbH Im Mediapark 5 50670 Köln.

Du findest weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.synaigy.com/impressum

Wenn wir Daten von dir erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifischere Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von dir verarbeitet werden, hast du das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, hast du als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen. Die Interessen, die wir dabei verfolgen, sind insbesondere:

• Stellung und Abrechnung von Angeboten und Aufträgen, Dokumentation und Nachweis erbrachter Leistungen und getätigter Absprachen; Nachweis der fristgemäßen Durchführung, Dokumentation
• Kommunikation mit Kunden und Kollegen, Kollaborationsunterstützung, kooperative Zusammenarbeit und Nutzung adäquater aktueller Software, Bezug und Angebot zentralisiert angebotener Services durch Spezialisten, zentrale Koordination und Erbringung von IT-Dienstleistungen
• Raumplanung, Meeting- und Eventorganisation, Angebot von Internetzugang für Besucher
• Wartung und Administration der IT-Systeme, Sicherstellung der IT- und Gebäudesicherheit, Schutz vor Datenverlusten, Schutz eigener und fremder Sachgüter
• Schutz der Unternehmensinteressen, Nachweisführung bei rechtlichen Auseinandersetzungen, Verteidigung gegen Rechtsmittel und Durchsetzung rechtskräftiger Forderungen, Regulierung von Versicherungsereignissen
• Marketing, Co-Marketing und Co-Sales als Gruppe, Gemeinsame Nutzung von Kontakten innerhalb der Gruppe, Identifizierung  möglicher Zusatzangebote, Vermeidung von Doppelbespielung, Priorisierung und Segmentierung hinsichtlich Werbeeffizienz, Optimierung des Newslettermarketing und Senkung der Quote ungeöffneter Newsletter ("Spam")
• Kontinuierliche Verbesserung und effiziente Durchführung des Geschäftsbetriebs inkl. Zentralisierung von Aufgaben in der Unternehmensgruppe und Optimierung der Kostenstrukturen

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich kannst du jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu deiner Person gespeicherten Daten und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Eine Weitergabe deiner personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit dir erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder du insoweit eine Einwilligung erteilt hast.

Wir weisen darauf hin, dass wir als Mitglied der TIMETOACT GROUP deine Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung und auf Basis des Interesses, dich von den Vorteilen und Angeboten aller in der TIMETOACT GROUP verbundenen Unternehmen inklusive unserer Events und Beratungsleitungen informieren und profitieren lassen zu können, mit den anderen Mitgliedern innerhalb der TIMETOACT GROUP teilen. Dies dient auch dem Zweck, Mehrfachinformationen an dich durch verschiedene Mitglieder der TIMETOACT GROUP unabhängig voneinander möglichst zu vermeiden und dir ein ganzheitliches Leistungsportfolio anbieten zu können.

Deine personenbezogenen Daten werden von uns wo immer möglich ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland bzw. in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir ausschließlich die Dienste von Unternehmen, mit denen wir vertraglich mittels EU-Standardvertragsklauseln den Schutz deiner personenbezogenen Daten sichergestellt haben.

Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von dir verlangen, die belegen, dass du die Person bist, für die du dich ausgibst.

Ferner hast du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dir dies gesetzlich zusteht.

Ferner hast du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere hast du ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung deiner Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Du erreichst diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

synaigy GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Im Mediapark 5
50670 Köln
E-Mail: datenschutz@synaigy.com

Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Stand: 04.11.2025