Als Projektcontrolling-Tool wurde bei Diebold Nixdorf zuletzt Excel genutzt, was jedoch zunehmend Schwächen aufwies: „Mit sieben Standorten wurden die Abläufe im monatlichen Budgetforcasting ungenauer, die Qualität der Inhalte war schwankend. Sowohl die Projektmanager als auch die PMOs, die die Projekte bewerten, mussten alle parallel zugreifen. Dafür war Excel nicht geeignet“, erläutert Steffen Lechte die Ausgangssituation. Man wünschte sich mehr Transparenz und Kontrolle während der Forecasting-Phasen, damit ein möglicher Korrekturaufwand in Grenzen gehalten werden konnte. Ausgehend von diesen Punkten spezifizierte Lechte die Anforderungen für eine bessere Zusammenarbeit über die unterschiedlichen Zeitzonen: Abbildbarer Realtime-Status der Forecasts, Integration von standardisierten Workflows, Darstellung der Änderungshistorie, Überführung von Strukturen ins Folgejahr sowie Unterstützung des Multi-User Zugriffs. Da bereits in anderen Unternehmensbereichen eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit catworkx hinsichtlich Jira bestand, war für die IT-Kollegen klar, dass diese nun erweitert wird. Nach einer Testimplementierung mit Jira war schnell klar, wieviel Möglichkeiten dieses Tool bot, um sowohl die Portfolioplanung als auch das Forecasting darüber abzubilden.

Unternehmensweit bestanden rund 400 Projekte, die an einem oder mehreren Standorten weltweit durchgeführt wurden. Diese Standortprojekte wiederum konnten in mehreren Phasen realisiert werden, für die dann ein monatliches Forecasting erforderlich war. Die initiale Herausforderung war es, die Datenstruktur, in der jedes Element spezifische Informationen enthält, aber zum Zweck der Auswertung auch die Projektstammdaten und aggregierte Projektwerte zeigen musste, abzubilden. Die Lösung bestand darin, vier Issue Typen zu definieren (Project, Sub-Project, PSP, Forecast), die Felder zuzuordnen und Regeln für die Berechnungen der Werte (Portfolio Baseline, Project Baseline, Actuals, Forecast) festzulegen. Neben Datenstruktur und Berechnungsregeln war der Workflow eine wesentliche Komponente der Umsetzung in Jira: Durch die Übertragung des Statusmodells und die Konfiguration der Statusübergänge konnten die klaren Vorgaben zu Status und rollenabhängigen Berechtigungen zu Eingabe, Änderung und Transition der verschiedenen Elemente operationalisiert werden. Die agile Umsetzung fand im Zweierteam statt. Die Projektschritte und Problemstellungen wurden regelmäßig telefonisch zwischen Steffen Lechte und dem catworkx-Team besprochen. „Die Response-time von catworkx war immer sehr kurz und es war stets klar und transparent beschrieben, welche Entscheidungen ich wann treffen muss und wie die Spielräume hierfür aussehen. Das hat mir nicht nur zeitlich sehr geholfen,“ lobt Steffen Lechte die Zusammenarbeit.

Statt auf Zahlen des Folgemonats zu warten, kann der Status nun jederzeit in Realtime eingesehen werden, mit der Option eine E-Mail-Erinnerung für den monatlichen Forecast zu versenden. Wo zuvor oftmals nur 85 Prozent der Projekte pünktlich budgetiert waren, brachte diese Umstellung eine Steigerung auf 95 bis 99 Prozent in kürzester Zeit. Das Tool ist auf einen Multi-User-Zugriff ausgelegt – so kann ein paralleler Zugriff erfolgen. Einheitliche Dashboards und Reports reduzieren die Aufwände für die Interpretation von Daten. Darüber hinaus sind Änderungen nachvollziehbar und sowohl einem Zeitpunkt als auch einer Person zuzuordnen. Klare Rollen und Berechtigungen zur statusabhängigen Bearbeitung der verschiedenen Elemente schafften Struktur und Verbindlichkeit. Jedoch nicht nur in der alltäglichen Arbeit wird der Aufwand geringer und effizienter: Zum Jahreswechsel auf 2019 konnten zum ersten Mal alle laufenden Projekte im Unternehmen automatisiert in das neue Geschäftsjahr transferiert werden – die händische Arbeit zwischen den Feiertagen entfällt von nun an.

Da Diebold Nixdorf im Controlling vorrangig SAP einsetzt, benötigt es aktuell noch die Unterstützung der Kollegen aus dem Controlling, um Projektdaten aus Jira zu synchronisieren. „Hier wünsche ich mir zukünftig noch ein Interface, sodass wir keine Excel-Files mehr im- und exportieren müssen, sondern es eine automatische Verbindung zwischen beiden Systemen gibt und zwar tagesaktuell“, formuliert Lechte seine Planungen für die weitere Zusammenarbeit mit catworkx.

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