Das neue Gedächtnis der DEVK

Mit der Metasuchmaschine "Marlar" erschließt sich die DEVK einen zentralen Zugang zu dem großen Wissensschatz, den der Kölner Versicherer in seinen Dateiablagen speichert.

Dezentralisierte Ablage von Daten und Informationen in unterschiedlichen Laufwerken und Ablagesystemen macht die Suche von Daten zeitaufwändig und mühsam

Verschiedene Berechtigungen auf Daten müssen berücksichtigt werden

Projekt ist ein von den Mitarbeitern gewähltes Innovationsprojekt und steht unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck

“Marlar” Initialprojekt für agile Projektmethode

Statt Wissensdatenbank wird die Meta-Suchmaschine „Marlar“ über alle Ablagesysteme entwickelt

Übernahme vorhandener Berechtigungskonzepte, um Zugriffe weiterhin organisieren und steuern zu können

Vollindexierung von PDFs und Office-Dokumenten

Integration der Suchmaschine „Marlar“ an den wichtigen Points of Contact, zum Beispiel an der immer gleichen Stelle auf den Intranet-Seiten 

Schnelle Suche über alle Laufwerke und Ablagesysteme, die sehr gut angenommen wird

Agile Projektmethode hat sich im Initialprojekt bewährt und wird bei der Weiterentwicklung von „Marlar” konsequent umgesetzt

Bei der DEVK wird bei internen Suchen nicht mehr gegoogelt, sondern „gemarlart“. Marlar ist die interne Meta-Suchmaschine der DEVK, die sämtliche Laufwerke und SharePoint-Datenablagen über eine Suchmaske und eine Suchanfrage ansteuert und durchsucht. Damit erschließt sich die DEVK einen zentralen Zugang zu dem großen Wissensschatz, den der Kölner Versicherer in seinen Dateiablagen speichert. 

Das erfolgreiche Projekt „Marlar“ hat dabei in der DEVK eine besondere Historie: Es wurde in einem Innovationswettbewerb von allen Mitarbeitern aus einer Vielzahl von Projekten zur Umsetzung ausgewählt. Die Ideengeber von Marlar dachten damals noch gar nicht in Richtung Suche, sondern an eine „Wissensdatenbank“. Doch schon beim Konzeptionieren des Prototypens wurde klar, dass nicht das Ablegen der Daten das Problem ist, sondern die fehlende Suchfunktion. Vor allem musste man hierfür wissen, in welchem Ablagesystem man suchen muss. Waren die Daten erstmal in einem der Laufwerke gespeichert, gab es keine komfortable schnelle Möglichkeit diese zu finden. Eine Suche über alle Ablagesysteme und Laufwerke war nicht möglich.

Die echte Elefantendame „Marlar“ lebt übrigens gegenüber der DEVK-Zentrale im Kölner Zoo und die grauen Riesen haben ja das sprichwörtliche fantastische Gedächtnis. Ein schlauer Elefant, der das gesamte Wissen der DEVK abspeichert, ist deshalb das perfekte Sinnbild für die Suche.

Marlar war eines der ersten agilen DEVK-Projekte und durch den vorab durchgeführten Wettbewerb und die große Publicity des Gewinner-Projekts lastete ein enormer Zeit- und Erfolgsdruck auf dem Projekt. Die novaCapta unterstützte das bunt gemischte Projektteam der DEVK unter der Leitung von Sara Schiffer bei der kompletten Umsetzung der Meta-Suchmaschine. Das Projekt wurde von Februar

bis August 2018 erfolgreich im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen umgesetzt. Marlar hat sich in der DEVK als tägliche Arbeitsunterstützung voll etabliert, was wiederum auch daran liegt, dass Marlar an den viel besuchten „Points of Contact“, zum Beispiel auf der Startseite des DEVK-Intranets, einen festen Platz hat. Sara Schiffer, Product Owner im Projekt der Suchmaschine, erläutert: „Im Alltag ist Marlar eine praktische Unterstützung. Die Meta-Suche erspart eine langwierige Suche in verschiedenen Ablagesystemen.“

Download Case Study DEVK als PDF (DE)