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Erfolgreiche Migration von Notes nach Exchange / Outlook

Die erfolgreiche Migration von 1.500 IBM-Notes-Postfächern nach Exchange / Outlook online kommt durch die Nutzung von MS Teams ohne langwierige Vor-Ort-Termine aus

Anfang Juni 2019 konnte nach einer Projektlaufzeit von 12 Monaten die erfolgreiche Migration von 1.500 Postfächern von IBM Notes nach Exchange / Outlook online abgeschlossen werden. Die Herausforderung der Inbetriebnahme von Outlook online für alle MitarbeiterInnen an einem Wochenende durchzuführen, wurde “durch außerordentliches Geschick bei der Planung und Erstellung des Mail Routings und der Übertragung der Daten im Vorfeld, durch die fundierten Fachkenntnisse der TIMETOACT (ehemals edcom)ohne Einschränkungen umgesetzt”, erläutert Volker Jacobs, Teamleiter bei der Stadtreinigung Hamburg, den schnellen Projekterfolg.

Die Stadtreinigung ist Hamburgs größter und führender Dienstleister im Bereich der Abfall- und Ressourcenwirtschaft. Mit mehr als 3.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bietet sie als Full-Service-Partner im öffentlichen, gewerblichen und privaten Auftrag Wertstofferfassung und Abfallentsorgung sowie Reinigungsleistungen aus einer Hand. Als öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger und zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb sammelt, transportiert, lagert und behandelt die Stadtreinigung die Abfälle aus rund 970.000 Hamburger Privathaushalten und 100.000 Gewerbebetrieben.

Online-Umstellung in wenigen Monaten – Perfekte Planung und geschicktes Mail Routing

Sammeln, Befördern, Lagern, Behandeln und Verwerten von Abfällen – die Stadtreinigung Hamburg mit insgesamt 3.200 MitarbeiterInnen ist der zertifizierte Entsorgungfachbetrieb, der u.a. pro Woche mehr als 5.800 Kilometer Fahrbahnen und 3.200 Kilometer Gehwege in der Wirtschaftsmetropole Hamburg reinigt.

Von den 3.200 Mitarbeitern waren nach einer Unternehmensentscheidung zugunsten eines Einsatzes von Exchange / Outlook insgesamt 1.500 Mitarbeiter von der Umstellung betroffen. Jahrelange Anwender von IBM Notes, zuletzt Version 9.01, waren für die Umstellung auf Exchange / Outlook vorgesehen.

Die Stadtreinigung Hamburg nahm mit ihrem langjährigen Dienstleister TIMETOACT GROUP aus München Kontakt auf, der sie bereits als IBM Business Partner mit Services im Umfeld von IBM Domino Notes seit vielen Jahren unterstützen konnte.

Die Herausforderung der Inbetriebnahme von Outlook online für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Wochenende durchzuführen, wurde durch außerordentliches Geschick bei der Planung und Erstellung des Mail Routings und der Übertragung der Daten im Vorfeld, durch die fundierten Fachkenntnisse der edcom ohne Einschränkungen umgesetzt.

Volker Jacobs Teamleiter / Projektleiter, Zentraler Service Intranet, Mail & BI Stadtreinigung Hamburg

Vor-Ort-Schulungen und Videos mit nachhaltiger Frequentierung

Zu dem Umstellungsprojekt zählten auch geeignete Schulungsmaßnahmen, die TIMETOACT (ehemals edcom) ebenfalls durchgeführt hat. Dazu gehörten sowohl Vor-Ort-Schulungen für alle migrierten MitarbeiterInnen als auch die Erstellung von Schulungsvideos zu allen wichtigen Themen für Outlook-Anwender. Diese Videoeinheiten stießen auf große Akzeptanz und werden gerne auch noch im Nachgang von den Anwendern genutzt.

Projekterfolg auf Basis einer langjährigen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit TIMETOACT

Die langjährige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der edcom hat sich in vollstem Umfang bewährt. Herauszustellen ist hier die Tatsache, dass während der gesamten Projektlaufzeit ausschließlich der Kickoff und GoLive Termin vor Ort stattgefunden hat. Alle weiteren Termine konnten per Webmeeting über Microsoft Teams abgehalten werden.

Volker Jacobs Teamleiter / Projektleiter, Zentraler Service Intranet, Mail & BI Stadtreinigung Hamburg

Vor-Ort-Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden wie gewohnt komplett geplant und in professioneller Weise mit einem sehr guten Feedback durchgeführt. Dazu gehörten im Vorfeld auch die Erstellung von Schulungsvideos zu Outlook, die auch heute noch nach der Migration häufig frequentiert werden.

Volker Jacobs Teamleiter / Projektleiter, Zentraler Service Intranet, Mail & BI Stadtreinigung Hamburg

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