Microsoft Enterprise Agreement: Heras erzielt trotz Preiserhöhung deutliche Kosteneinsparungen

• Hohe Lizenzkosten durch Microsoft 365 und Azure
• absehbares Ende des dreijährigen Microsoft Agreements sowie anstehende Neuverhandlungen

• Identifikation von Optimierungspotenzialen in der Lizenznutzung durch TIMETOACT mit eigens entwickeltem Tool
• Ermittlung neuer Lizenzbedarfe als Grundlage der Vertragsverhandlungen

• Anpassung der Lizenzpläne an die Anforderungen der User und Entfernung inaktiver User
• Kosteneinsparungen für Microsoft Azure und M365 von rund 11 Prozent

Ziel von Heras und TIMETOACT war es, Optimierungspotenziale bei der Lizenznutzung zu identifizieren, diese bei den nächsten Vertragsverhandlungen mit Microsoft auszunutzen und so Kosten zu sparen beziehungsweise Kostenanstiege zu vermeiden. Im Fokus stand dabei einerseits die Microsoft 365-Produktpalette, andererseits die Cloud-Computing- Plattform Microsoft Azure, welche bei Heras als Lösung für Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) im Einsatz ist.

In einem ersten Schritt schuf TIMETOACT eine gemeinsame Baseline und sichtete dafür den aktuellen Microsoft Vertrag sowie die monatlich anfallenden Microsoft Azure Kosten.

Anschließend galt es, die erworbenen Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung der Microsoft Produkte zu vergleichen, um so mögliche Unstimmigkeiten sowie Optimierungspotenziale festzustellen. Um Optimierungspotenziale aufzudecken, greift TIMETOACT auf eigens für Optimierungsprojekte entwickelte Tools zurück.

Mit verschiedenen Standardreports aus dem Office Admin Portal kann das Tool in wenigen Minuten nach den Bedürfnissen des Kunden eingerichtet werden. Zudem dokumentiert es die Nutzung der Software – in diesem Fall M365 – im Unternehmen und gleicht sie mit dem aktuellen Lizenzbestand ab. So lassen sich, je nach Art und Intensität der Nutzung, unterschiedliche User Typen bestimmen. Ist z. B. einem Light User (geringe Nutzung) eine sehr umfangreiche Nutzungslizenz zugeordnet, besteht Einsparpotenzial und entsprechend Handlungsbedarf.

Im Falle von Heras identifizierten unsere Expert:innen diverse inaktive User. Darüber hinaus ließen sich, anhand der individuellen Anforderungen der Nutzer:innen, neue User Profile ableiten, diesen passende Lizenzpläne zuweisen und so Optimierungen vornehmen. Die ermittelten Lizenzbedarfe dienten als Grundlage für die Vertragsgespräche mit Microsoft zu Microsoft Azure und M365. TIMETOACT stand Heras auch hier zur Seite und unterstützte in den Verhandlungen.