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Software Asset Management für Microsoft 365

Microsoft Lizenzen überblicken, den Bedarf passgenau decken, Kosten optimieren und Verträge einhalten

Die Nutzung von Software wie Microsoft 365 setzt passende Lizenzen voraus. Mit schwankenden Userzahlen sowie der Vielzahl an Lizenzarten wird der Überblick über den Lizenzbestand zunehmend herausfordernd. Ein gekonntes Software Asset Management (SAM) für Microsoft ist die Grundlage, um die Anzahl an gekauften und genutzten Lizenzen aufeinander abzustimmen und so insbesondere Kosten zu optimieren.

Mit dem standardisierten Software Asset Management für Microsoft behalten Sie Ihre Lizenzen im Blick, optimieren Ihre Kosten und garantieren die optimale Auslastung und Nutzung Ihrer Lizenzbestände. Unser Microsoft Software Asset Management bietet Ihnen den perfekten Einstieg und bei Bedarf stehen wir Ihnen mit unserer Expertise auch langfristig zur Verfügung.

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Herausforderungen und Folgen eines unübersichtlichen Lizenzmanagements

  • Fehlende Übersicht über vorhandene und benötigte Lizenzen

  • Hohe Ausgaben für nicht genutzte Lizenzen

  • Kein regelmäßiges Abgleichen von Lizenzen und Usern

  • Kein Überblick über benötigte Funktionen der Zielgruppen

  • Nutzung teurer Lizenzarten ohne vorhandenen Bedarf

  • Kein Prozess für stetige Optimierung der Lizenzbestände

Vorteile und Ziele eines geregelten Lizenzmanagements

Kostenoptimierung

Anzahl der tatsächlich benötigten Lizenzen und installierten Lizenzen stimmen überein

Effizienzerhöhung

Überblick ist leichter möglich und bietet Ausgangspunkt für weitere Aktivitäten im Zusammenhang mit den Lizenzen

Erhöhtes Wissen über User

Von dem Wissen über die Anzahl der aktiven User und ihrem Funktionsbedarf profitieren angrenzende Themenfelder

Professionalisierte Lizenzbeschaffung

Der Prozess für das Lizenzmanagement passt sich dem jährlichen Lizenzrhythmus von Microsoft an

Microsoft Software Asset Management der novaCapta

Mit unserem Software Asset Management (SAM) setzen Sie einen standardisierten Prozess um, der sich insbesondere auf das Management von Microsoft Lizenzen konzentriert. Nach der ersten Anforderungsaufnahme werden die derzeitigen Verträge und kaufmännischen Bestände analysiert und zusammengetragen. Dabei betrachten wir u.a. folgende Fragestellungen:

Welche Lizenzarten und welcher Funktionsumfang werden benötigt?

  • Werden alle vorhandenen Lizenzen auch tatsächlich eingesetzt?
  • Stimmen Anzahl der Lizenzen und User überein?
  • Sind alle als aktiv gekennzeichneten User wirklich aktiv?
  • Wie kann langfristig der Überblick optimiert werden?
  • Wie kann die Beschaffung von Lizenzen vereinfacht werden?


Diese und weitere Fragestellungen des Effective License Positioning helfen dabei, den Lizenzbedarf so optimal und effizient wie möglich zu gestalten.

Mit dem Wissen aus der Analyse über die verfügbaren Lizenzen wird ein Vergleich zu den tatsächlich benötigten Lizenzen erzeugt. Daraus ergibt sich eine erste Indikation für Optimierungspotenzial. Dieses bauen Sie kontinuierlich weiter aus, indem sie regelmäßig Statusreports und -bilanzen von unseren Expert:innen erhalten. So holen sie langfristig das Beste aus Ihren Investitionen heraus und optimieren Ihre Investitionen genauso auch regelmäßig.

Unser Prozess zu Ihrem optimierten SAM

Analyse des Lizenzbedarfs

Wir starten mit der Planung und Ermittlung Ihres grundsätzlichen Lizenzbedarfs und setzen mit dieser Analyse die Basis für das anschließende Software Asset Management.

Initiale Aufbereitung des Lizenzbestands

Mit den Ergebnissen der Analyse beginnt der fachliche Einstieg in das SAM. Im Fokus: die vorhandenen und benötigten Lizenzen bzw. aktive User und vergleichen diese für den Überblick miteinander.

Beobachtung & Optimierung

Mit regelmäßigen Statusreports und Lizenzbilanzen behalten Sie Ihren Bedarf im Blick: Ganzjährig kann der interne Lizenzbestand optimal genutzt und verteilt werden und zur jährlichen Lizenzerneuerung kann geprüft werden, ob Lizenzen reduziert oder zusätzliche gebucht werden sollten.

Ihr Lizenzmanagement standardisieren: Unser Angebot

Mit unserem Angebot meistern Sie die ersten Schritte zum geregelten, standardisierten Asset Management, das auch nach der Einführung kontinuierlich das Optimum aus Ihren Lizenzinvestitionen herausholt. Unser Angebot beinhaltet:

Ramp-up


Transition des Lizenzmanagements
Definition der Anforderungen, der Rollen und Verantwortlichkeiten, der Prozesse sowie weiterer Rahmenparameter

Erstaufnahme des Vertragsmanagements und kaufmännischen Inventars
Sichtung und Aufnahme der Softwareverträge und sonstiger Lizenztitel für eine belastbare Lizenzbilanz

Erstaufnahme des technischen Inventars
Analyse der Nutzungsdaten als Gegenposition zum kaufmännischen Inventar und den Vertragsdaten

Festpreis:

3.590,00 € / CHF 4'500.00 einmalig (zzgl. MwSt.)

 

Kontinuierlicher Service


Erstellung der Lizenzbilanz und Statusreports:

Monatlicher Lizenzstatusreport

  • Monatliche Erstellung
  • Darstellung der Differenz zwischen kaufmännischem und technischem Inventar
  • Abweichungen zum vorherigen Monat
  • Grundlage für Erkennen und Ableiten möglicher, zukünftiger Herausforderungen

Jährliche Lizenzbilanz

  • Separate Auswertung der Nutzung und des kaufmännischen Inventars
  • Auswertung, Vergleich und Konsolidierung von kaufmännischem und technischen Inventar 
  • Berücksichtigung der Lizenzregeln von Microsoft
Festpreis:

1.320,00 € / CHF 1'950.00 pro Monat zzgl. Bereitstellung Service Desk (zzgl. MwSt.)

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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IT Asset Management in Freshservice

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IT Asset Management in Freshservice

Service 06.10.25

IT Asset Management und FinOps

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