Zahlende Kunden von Gmail wissen häufig gar nicht was die Applikation in Google Workspace kann und womöglich wird die Antwort so manche überraschen! Der Grund dafür, dass nicht alle Funktionen in ihrem ganzen Umfang bekannt sind, ist wohl jener, dass laufend neue Features veröffentlicht werden. Da ist die Aufgabe mitzuhalten nicht so einfach. In diesem Beitrag versuchen wir etwas Licht ins Dunkle zu bringen und zu zeigen, wie Gmail Kollaboration im Team fördert!
Während die Grundidee von Gmail noch immer ein E-Mail-Service ist, hat sich das Produkt gemeinsam mit Google Workspace (vormals G Suite) zu etwas Größerem weiterentwickelt. Immerhin bieten die anderen Produkte (Google Chat, Meet, Docs, etc.) im Paket bisher ungeahnte Vorteile, die Google auch zu nutzen weiß. Gmail ist heute zu einem vollumfänglichen Kollaborationstools herangewachsen, in dem die Kommunikation mit Teamkollegen zentral verwaltet wird. So ersparen Nutzer sich das andauernde Wechseln zwischen offenen Browser-Tabs.
Die Chat-Funktion in Gmail kam nicht erst mit dem komplett neuen Design, sondern ist schon länger ein wichtiger Bestandteil von Gmail. Trotzdem wird es an dieser Stelle kurz angesprochen, um die wichtigsten Features kurz zu erläutern, da es doch sehr angenehm sein kann den Chat und E-Mails simultan im Auge zu behalten.
Der Chat in Gmail befindet sich an der linken Sidebar. Hier kann man entweder einen bereits bestehenden Chat auswählen oder einen neuen Chat über das Plus-Symbol (+) starten. Das Chatfenster öffnet sich daraufhin auf der rechten unteren Seite.
Erhält man eine wichtige Chatnachricht, die nicht vergessen werden soll oder die später behandelt werden muss, kann man sich die Nachricht in die Inbox schicken lassen. Hierfür bewegt man die Maus über die erhaltene Nachricht und klickt auf das Couvert-Icon.
Google Chats werden allgemein gespeichert, wodurch ältere Nachrichten einfach gefunden werden können. Möchte man das aus bestimmten Gründen nicht, kann man einstellen, dass Nachrichten nach 24 Stunden terminiert werden. Dafür braucht man bloß in dem kleinen Chatfenster auf die drei Punkte zu klicken und “Verlauf deaktivieren” auszuwählen.
Hat man das Gefühl, dass eine Nachricht besonders wichtig ist, so kann man auch Formatierungen in Chat hinzufügen. Um einen Text Fett zu machen, nutzt man Sternchen vor und nach dem Text: *in etwa so*. Auch kursiv kann geschrieben werden, indem man den Text mit Unterstrichen umgibt: _das sieht dann so aus_
Die Grundidee hinter Rooms ist es - neben Chaträumen für ganze Abteilungen - auch Räume für einzelne “Task Forces” zu kreieren. Vergleichsweise wenige Kunden von Google Workspace nutzen diese Räume, das könnte sich nun allerdings mit der neuen Interface ändern. In Gmail erhält man nämlich die Möglichkeit mit mehreren Teammitgliedern an einem bestimmten Thema zu arbeiten (inklusive eingebauter Funktionen, um gemeinsam Aufgaben, Texte und Dokumente zu bearbeiten). Die Nutzung von Google Rooms ist weniger mit jener von Google Chat vergleichbar, als jener wie man sie in Slack oder Microsoft Teams kennt.
Um solch einen Raum in Gmail zu kreieren, drückt man wieder in der Leiste am linken Rand auf das Plus-Symbol und wählt “Chatroom erstellen”. Möchte man den Chatraum mit Externen teilen, muss das bei der Erstellung bereits so eingestellt werden, im Nachhinein ist das nicht mehr möglich.
Im neuen Interface von Gmail arbeitet man zusammen, ohne dabei den Chat oder die Inbox zu verlassen. Dadurch, dass nichts aus den Augen verloren geht, bleibt man stets am aktuellsten Stand.
Indem man im Chatraum das Drive-Logo drückt und ein Dokument zum teilen auswählt, kann man gemeinsam in der Gruppe an Projekten zusammenarbeiten. Ihr werdet automatisch gebeten allen Gruppenteilnehmern den Zugang zu erteilen und dann geht es schon los: Indem man auf den Thumbnail im Chat klickt, öffnet sich ein neues Fenster innerhalb des Gmail-Interfaces. 
Schon beginnt die Kollaboration in einem Dokument, ohne dabei die Inbox oder den Chat aus den Augen zu lassen. Der neue Workspace wurde entwickelt, um Euch die Arbeit im Team zu erleichtern.
Um mehr über den neuen Google Workspace zu erfahren, lohnt sich ein Blick auf unsere Workspace-Seite, wo eine detaillierte und weiterführende Übersicht gegeben wird.
In der zentralen Schnittstelle für jedwede Kommunikation, darf Google Meet natürlich nicht fehlen. Vor allem durch die Zeit, die wir gerade durchleben, erhalten Videokonferenzlösungen eine ganz neue Gewichtung im Arbeitsumfeld. In der linken Leiste in Gmail, finden sich ganz unten die eigenen Meetings. Jedes Meeting, das mit einem Termin im Google Kalender vermerkt ist, wir hier unten angezeigt.
Startet ein Meeting direkt in Gmail, wo Ihr gleichzeitig mit Teilnehmer des Meetings sprecht und gemeinsam an einem Dokument arbeitet. Die To-Do Liste wird gekürzt und Ihr tauscht weiterhin Chat-Nachrichten und E-Mails mit Kollegen und Partner aus.
