vdw: Mehr Miteinander dank Kommunikation & Kollaboration in M365

Der vdw hat gemeinsam mit novaCapta seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 & Teams geschaffen. Ein maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen befähigt die Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass alle Potentiale von M365 voll ausgeschöpft werden.

Kurzfristige Einführung von Microsoft 365 (Fokus Teams) während Corona, aber nur geringe Nutzungstiefe – stattdessen weiter sehr papierlastige Arbeit und Doppelablage von Dateien

Unterschiedliche Erfahrungslevel mit M365 sowie teilweise Unsicherheiten bei der Nutzung

Getrennte Arbeitsbereiche erschweren eine einheitliche Arbeitsweise

Fehlende Governance sowie Maßnahmen für verschärfte Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen als Prüfungsverband

Maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen zur Befähigung der Mitarbeitenden bei der Nutzung von M365 und der Cloud-Etablierung inkl. Begleitung und Kommunikation

Umsetzung eines ersten Pilotprojekts (Use-Case-Werkstätten) in kleinerem Rahmen und anschließende Weiterführung und Ausbau im gesamten vdw

Hohe Akzeptanz durch userfokussierte Change & Adoption-Strategie

Optimierte, verschlankte Arbeitsprozesse durch einheitliche Strukturen

Verbesserung der internen Kommunikation und Kollaboration mit allen Mitarbeitenden zu jeder Zeit – dank Zentralisierung in Teams

Wie so viele Organisationen hatte der Verband der Wohnungswirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V. während Corona kurzfristig Microsoft 365 mit Fokus auf Teams für die Kommunikation eingeführt. Ohne Konzept bzw. begleitendes Change Management war die Nutzungstiefe von M365 sowie der Cloud jedoch sehr niedrig, stattdessen fand weiterhin eine sehr papierlastige Arbeit sowie intransparente Arbeitsweise mit Doppelablagen in Outlook und Fileserver-Strukturen statt.  

Im vdw bestand daher der Wunsch, die Potentiale von Microsoft 365 besser auszuschöpfen, die komplette interne Kommunikation und Kollaboration auf Microsoft Teams umzustellen und zudem die aktuellen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Da der bestehende externe IT-Dienstleister jedoch nur für die Administration von Soft- und Hardware zuständig ist und keine strategische Beratung anbietet, machte sich der vdw auf die Suche nach einem erfahrenen M365-Partner – und wurde durch bereits bestehende Kontakte in der novaCapta fündig.

Zunächst analysierte novaCapta die Ausgangssituation sowie Herausforderungen: Neben der fehlenden Struktur bei der Einführung und Nutzung von M365-Anwendungen inkl. geringer Potentialausschöpfung befanden sich die Mitarbeitenden auf deutlich unterschiedlichen Erfahrungs- und Nutzungsleveln und zeigten teilweise Unsicherheiten bei der Nutzung von M365-Diensten und der Cloud allgemein – u.a. wegen einer fehlenden Governance. Zudem wurde deutlich, dass keine geeigneten Maßnahmen für die verschärften Datenschutz-/Verschwiegenheitsanforderungen als Prüfungsverband im Einsatz waren.

novaCapta erstellte daraufhin ein maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen, die die Mitarbeitenden genau dort abholen, wo sie stehen. Das Konzept der Use-Case-Werkstätten ermöglicht darüber hinaus eine individuelle Betrachtung verschiedener Prozesse zur Optimierung mit M365 – stets unter Berücksichtigung der Sicherheitsaspekte und mit Ausblick auf die Optimierung der IT-Landschaft. Konkrete Maßnahmen sahen wie folgt aus:

• Entwicklung eines klaren Zielbilds für das Projekt  
• Erstellung einer SharePoint-Landingpage mit diversen Lernmaterialien als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden inkl. begleitender Kommunikation

• Durchführung von Use-Case-Werkstätten mit Vertreter:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen zur Lösungsfindung für spezifische Probleme (z.B. Bearbeitung fristbehafteter Vorgänge in der Steuerabteilung)
• Coffee Corner Call-Reihe durch die Applikationswelt von M365 zur Befähigung aller Mitarbeitenden
• Tenant Health Check

Dieses Konzept wurde zunächst in einem kleineren Pilotprojekt angewandt: novaCapta führte eine erste Use-Case-Werkstatt für die Verbandsleitung und die Steuerabteilung durch und verprobte das Format mit dem Kernteam des vdw. Nach dieser erfolgreichen „Bewährungsprobe“ wurden die Maßnahmen dann mit einer größeren Zielgruppe weitergeführt und ausgebaut. IT-Koordinatorin Mandy Schwabenhausen erklärt: „Vereinheitliche Strukturen haben unsere Kommunikation und Kollaboration mit allen Mitarbeitenden – egal ob im Büro oder Remote Worker – vereinfacht. So konnten wir unsere Mailflut durch den Umstieg auf Teams deutlich reduzieren: Interne Meldungen, Tipps und Tricks sowie Ankündigungen aus der IT (z.B. anstehende Wartungen) werden nun schnell, einfach und transparent über Teams-Kanäle kommuniziert."

Change und Adoption spielte eine zentrale Rolle, um den vdw erfolgreich auf die Reise in die M365-Welt mitzunehmen und die Mitarbeitenden für eine nachhaltige Nutzung zu befähigen. Neben dem Aufzeigen von Perspektiven und Chancen, aber auch Grenzen und Workarounds beim Einsatz von M365 und der Cloud gab das novaCapta Projektteam auch Anregungen zur Ausformulierung einer eigenen Cloud-Strategie sowie Richtlinien für M365.         

Der vdw hat mit einem sinnstiftenden Arbeiten in M365 nun die Grundlage für die weitere Prozessoptimierung und Digitalisierung im Verband gelegt. Darauf basierend haben sich weitere spannende Projekte für 2025 zusammen mit der novaCapta ergeben – darunter die Nutzung von KI (Microsoft 365 Copilot) für weitere Produktivitätsgewinne sowie die Optimierung der IT-Infrastruktur (Data Governance & Security) und erfolgreiche Sicherstellung des Betriebes.

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