Im Zuge eines Carve-outs hat die KWC Group Management AG im Jahr 2024 gemeinsam mit der TIMETOACT GROUP eine tiefgreifende IT-Transformation gestartet. Ziel war es, den Betrieb zu stabilisieren, die IT-Landschaft zukunftsfähig aufzustellen und die Steuerbarkeit signifikant zu verbessern. Im Rahmen der Zusammenarbeit bauten KWC und die TIMETOACT GROUP einen internationalen IT Service Delivery Hub auf, führten ein neues Tool für das IT Service Management (ITSM) ein und optimierten die Lieferantenverträge. Dadurch stärkten sie die Governance, reduzierten die Kosten nachhaltig und erhöhten die digitale Skalierbarkeit des Unternehmens.
Referenz
Kosten reduziert, Kontrolle gewonnen: IT-Transformation bei KWC Professional zahlt sich aus
Strategische Partnerschaft seit Anfang 2024
Die KWC Group Management AG (KWC PROFESSIONAL) und die TIMETOACT GROUP GmbH starteten Anfang 2024 eine strategische Partnerschaft. Ausgangspunkt war die Unterstützung bei der Anpassung von SAP-Lizenzverträgen im Rahmen eines Carve-Outs, also der Ausgliederung eines Unternehmensbereichs. Daraus entwickelte sich eine enge Zusammenarbeit in den Bereichen IT-Transformation, Governance und Effizienzsteigerung.
Chief Digital Information Officer bringt IT auf Kurs
Im Juli 2024 übernahm Dr. Jan Hachenberger, Director Strategy Consulting der TIMETOACT GROUP, interimsmäßig die Rolle des Chief Digital Information Officers (CDIO), um den IT-Betrieb zu stabilisieren und die Trennung der Unternehmenseinheit KWC HOME von KWC Professional zu koordinieren. Eine Analyse deckte dabei Schwächen in Infrastruktur, Applikationen und Verträgen auf. Daraufhin haben KWC und der Interims-CDIO neue Partner eingebunden (u. a. novaCapta GmbH für Service Desk, CSV GmbH für SAP-Support) und eine Roadmap zum Übergang vom Current Mode of Operations (CMO) zum Future Mode of Operations (FMO) entwickelt.
Mit TIMETOACT haben wir unsere IT vom CMO Richtung FMO ausgerichtet. In weniger als einem Jahr wurde der IT Service Delivery Hub in den Vereinigten Arabischen Emiraten aufgebaut und ein neues ITSM-Tool eingeführt. Mit der Konsolidierung der IT-Service-Provider konnte die Transparenz und Steuerbarkeit verbessert und die IT-Run-Costs um über 20 Prozent gesenkt werden. Wir haben die Basis für eine skalierbare Simplicity und Cloud-First-IT geschaffen.
Viktor Bernhardt
Chief Financial Officer (CFO)
KWC Professional
Aufbau eines IT Service Delivery Hubs
2025 etablierte KWC einen IT Service Delivery Hub (ITSDH) in Ra’s al-Chaima (Vereinigte Arabische Emirate). Fünf festangestellte System Engineers übernahmen zentrale Betriebsfunktionen wie den Service Desk, die Infrastrukturbetreuung und die IT-Security. Parallel dazu wurden externe Serviceverträge gezielt reduziert und neu zugeschnitten, um Doppelstrukturen zu vermeiden. Zugleich ersetzte KWC schrittweise Interimsrollen durch feste Positionen in Schlüsselbereichen – darunter ein Head of Applications, ein Head of Infrastructure sowie ein Solution Architect.
Re-Design IT Operations & Service Management
Zur Umsetzung des FMO stellte KWC das IT Service Management neu auf. Zentrale Maßnahme war die Ablösung von ServiceNow durch Xurrent, eingeführt in weniger als zwei Monaten. Dank standardisierter Prozesse, rollenbasierter Dokumentation und systemseitig abgebildeter Zuständigkeiten herrscht seither mehr Transparenz, Effizienz und Steuerbarkeit im Team.
Optimierung von Lieferantenverträgen
Eine weitere Maßnahme der Zusammenarbeit war die Bereinigung der Vertragslandschaft. Grundlage hierfür war der Aufbau des ITSDH sowie das Off-Boarding von KWC HOME. Durch Konsolidierung, Right-Sizing und Neuverhandlungen wurden Kostenrisiken reduziert, Preisstabilität erhöht und Kündigungsfristen optimiert. Ergebnis: eine nachhaltige Entlastung der Budgets und strategisch steuerbare Lieferantenbeziehungen.
Carve-out erfordert Systemtrennung
2025 koordinierte KWC PROFESSIONAL das Off-Boarding von KWC HOME. Dazu gehörte die Trennung von Active Directory, Fileservices, E-Mail und Kollaborationsplattformen. Das Ziel bestand darin, die Datenintegrität und Compliance sicherzustellen sowie eine klare Abgrenzung der Systeme zu schaffen. Dies umfasst die gesamte Applikationslandschaft, darunter unter anderem SAP Public Cloud, SAP SuccessFactors, SAP Concur, ATOSS, Pimcore und PTC Windchill.
IT-Governance & Richtlinien
Im Zuge der Neuausrichtung wurden verbindliche Richtlinien eingeführt, u. a.:
IT-Portfolio- und Demand-Management
Governance für Cloud-Services und Open Source
Risk Management sowie Disaster Avoidance & Recovery
Standardisiertes Change Management
Diese Leitplanken sichern Effizienz, Compliance und Steuerbarkeit der IT-Prozesse.
20 % Kostenreduktion im IT-Betrieb
Durch die Zusammenarbeit mit der TIMETOACT GROUP konnte KWC PROFESSIONAL seine IT operativ unabhängig machen und sie deutlich stärker steuern. Gleichzeitig konnte das Unternehmen nachhaltige Einsparpotenziale ausschöpfen und eine technologische Basis für weiteres Wachstum schaffen.
Die konkreten Mehrwerte im Überblick
Aufbau eines internationalen IT Service Delivery Hubs mit fünf festangestellten IT-Fachkräften zur Sicherstellung stabiler Betriebsprozesse
Reduktion externer Serviceverträge und damit verbundener Kosten
Reduzierung der IT-Betriebskosten um über 20 Prozent
Einführung eines neuen ITSM-Tools in weniger als zwei Monaten
Erfolgreiche Systemtrennung von KWC HOME mit klarer Abgrenzung von Daten und Prozessen
Carve-in ermöglicht strategische Weiterentwicklung
Nach dem Carve-out folgt der Carve-in: Mit der Übernahme von KWC PROFESSIONAL durch die DELABIE-Gruppe entsteht die Aufgabe, beide IT-Welten zusammenzuführen. Aktuell wird ein iteratives Konzept erarbeitet, das folgende Schwerpunkte umfasst:
Harmonisierung
von technologischer Plattformen
Konsolidierung
redundanter Applikationen
Einhaltung
regulatorischer Vorgaben im internationalen Umfeld
Phasenplan
für Migration, Übergangsbetrieb und Zielarchitektur
Die Umsetzung ist 2025 gestartet und soll bis 2026 weitgehend abgeschlossen sein. Besonderer Fokus liegt auf der Wahrung der Cloud-First-Strategie und dem Aufbau einer skalierbaren, zukunftsorientierten IT-Infrastruktur im Konzernverbund.
Die Weichen sind gestellt: Dank stabiler Prozesse, klarer Zuständigkeiten und eines skalierbaren IT-Betriebs ist KWC PROFESSIONAL bestens für den nächsten großen Schritt vorbereitet: die Integration in die DELABIE-Gruppe.
Über KWC Professional
KWC Professional ist ein spezialisierter Anbieter für Sanitärraumausstattungen und intelligente Wassermanagementsysteme im gewerblichen, öffentlichen und halböffentlichen Bereich. Die Produkte erfüllen höchste Anforderungen an Sicherheit, Hygiene und Langlebigkeit und werden bei Bedarf auch maßgeschneidert entwickelt. Mit über 150 Jahren Tradition verbindet KWC Professional Innovationskraft, Material- und Technologiekompetenz. Nachhaltigkeit, Hygiene, Sicherheit und Begeisterung prägen die Werte des Unternehmens.
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