Digitale Personalakten ermöglichen datenschutzkonforme und vollständige Verwaltung sensibler Daten

Spätestens dann, wenn es im Büro keinen Platz mehr gibt, um Akten in Papierform aufzubewahren, muss dringend digitalisiert werden. Das war auch bei den Pfalzwerken der Fall, denen TIMETOACT nun eine digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten geschaffen hat. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden.

Die digitale Verfügbarkeit unternehmensbezogener Daten erleichtert und beschleunigt maßgeblich die alltägliche Arbeit. So sehr die Vorteile digitaler Daten überwiegen, umso erstaunlicher ist es, dass viele Unternehmen ihre Akten nach wie vor vorwiegend in Papierform vorliegen haben.

Dies galt auch für die Personalakten der Pfalzwerke, einem führender Stromanbieter für die Pfalz und im Saarpfalz-Kreis. Diese umfassten ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumente – und täglich kommen mehr dazu. Aufgrund eines Umzugs in ein neues Firmengebäude sollten diese Akten nun digitalisiert werden, da für sie vor Ort kein Platz mehr zur Verfügung stand.

• Die Kernanforderung im Projekt bestand darin, die Papierakten mit der bestehenden Softwarelösung zu digitalisieren, die bereits beim Stromanbieter im Einsatz ist. Da der Umzug kurz bevorstand, sollte das Projekt schnellstmöglich umgesetzt werden.

Zur Umsetzung der Kernanforderung wurde ein Projektteam aus Mitarbeitenden der Pfalzwerke, einem externen Scandienstleister und ECM-Expert*innen der TIMETOACT gebildet. Gemeinsam wurde in einem ersten Schritt eruiert, welche detaillierten Anforderungen die Lösung erfüllen sollten:

Nach der Anforderungsaufnahme wurden die gesamten Personalakten durch den Scandienst-leisters eingescannt, verschlagwortet (Metadaten) und als PDF zur Verfügung gestellt. Fehlerhafte Metadaten, die beim Scanvorgang entstanden sind, konnten durch die Expert*innen der TIMETOACT beim Import in den IBM Content Manager abgefangen und korrigiert werden. Zudem wurde die IBM Software durch die ECM-Expert*innen mithilfe eines „TIMETOACT Personalakten Plugins“ so angepasst, dass die Anforderungen optimal bedient werden können.

Pünktlich zum Umzug der Pfalzwerke in das neue Bürogebäude wurde die Digitalisierung aller Personalakten abgeschlossen. Alle ca. 20 Mit-arbeitende aus der Personalverwaltung können nun online auf die Akten zugreifen und diese verwalten, bearbeiten und ergänzen. Die Papierakten sind nun ausgelagert und werden nicht mehr genutzt.

TIMETOACT setzt derzeit noch einen automatisierten Löschworkflow um. Dieser betrifft einerseits die automatische Lösung von datenschutzrechtlich betroffenen Akten, andererseits die manuelle Löschung von Personalakten über ein Vier-Augen-Prinzip. Letzteres bedeutet, dass Akten, die sich bereits in einem Lösch- oder Verschiebungsvorgang befinden, entsprechend gekennzeichnet sind, um zu verhindern, dass sich Vorgänge gegenseitig überschreiben.