Was ist ein Digital Workplace?

10 Schritte zum Digital Workplace 

• 1. Ist-Analyse und Zielbestimmung 

  Am Anfang eines Projekts ist es sinnvoll, viele Fragen zu stellen. Das reicht von einer Analyse der eingesetzten Hard- und Software bis hin zu Überlegungen, wie viele Mitarbeitende im Büro und wie viele im Außendienst beschäftigt sind. Im Kern sollte die Frage beantwortet werden, welchen Anforderungen der Digital Workplace in Zukunft gerecht werden soll.

• 2. Neue Infrastruktur aufsetzen und Daten migrieren 

  Mit einer neuen Arbeitsumgebung wird auch eine neue Infrastruktur notwendig. Anschließend steht die sichere und vollständige Migration aller Unternehmensdaten an. Dafür gibt es spezialisierte Partner, die auch große Mengen an Daten in die Cloud oder einen anderen Speicherort umziehen können.

• 3. Implementierung von IT-Security-Maßnahmen

  Sicherheit und Zugriffskontrolle dürfen nie zu kurz kommen. Zu sichern sind Infrastruktur, Systeme und Daten. Dafür gibt es eine große Auswahl an Werkzeugen und Möglichkeiten, um sich bestmöglich gegen Cyberangriffe zu schützen, aber auch, um Mitarbeitende im Umgang mit digitalen Daten zu schulen.

• 4. Collaboration

  Eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Digital Workplace steht und fällt mit der Ausgestaltung der Kollaboration-Plattform. Hier bieten sich vielseitige Möglichkeiten, um die Mitarbeitenden miteinander zu vernetzen und Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit zu schaffen.

• 5. Intranet 

  Das Intranet ist dazu gedacht, die Mitarbeitenden übersichtlich über die aktuellsten Neuigkeiten des Unternehmens zu informieren, sowie Richtlinien und Anleitungen bereitzuhalten. Es ist gleichzeitig aber auch ein Ort des Austauschs der Mitarbeitenden untereinander.  

• 6. IT Governance & Lifecycle Management

  Bewährte Strukturen und Prozesse lassen sich in den Digital Workplace übertragen und zwar mit Governance-Richtlinien, Templates, Prozessen und Workflows. Eine smarte IT Governance ist tatsächlich die Geheimwaffe für Struktur und Ordnung auf der digitalen Arbeitsplattform. 

• 7. Change Management 

  Nicht jedes Unternehmen verfügt von Anfang an über eine digitale Kultur. Gerade Unternehmen, die noch ganz am Anfang der Digitalen Transformation stehen, sollten dafür sorgen, die eigenen Mitarbeitenden ausreichend zu schulen und an der Konfiguration der neuen Tools zu beteiligen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Mitarbeitenden die neue Arbeitsumgebung verstehen und ungehindert weiterarbeiten können. 

• 8. Process Optimization 

  Nachdem die digitale Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, ist es an der Zeit, Unternehmensprozesse weiter zu optimieren. Hierfür eignen sich insbesondere Low-Code-/No-Code-Lösungen. Sie helfen, komplexe Genehmigungsprozesse zu vereinfachen und ggf. sogar zu automatisieren.

• 9. Applications & Integration 

  Was es zu vermeiden gilt, sind heterogene Einzellösungen. Der Anspruch eines Digital Workplace sollte eine perfekt aufeinander abgestimmte Gesamtplattform sein. Mit dem richtigen Mix aus Standardkomponenten und Individualentwicklungen gelingt aber auch die reibungslose Integration in die neuen Systeme. 

• 10. Service Operation Management und Managed Services

  Immer mehr Unternehmen möchten die eigene IT-Abteilung entlasten und übertragen daher Aufgaben an professionelle Dienstleister, wie z.B. den Betrieb von Systemen sowie Wartung, Support und Hotline.