KI im Arbeitsalltag: Mit Copilot in die Zukunft des Arbeitens

Seit der Vorstellung im März 2023 ist Microsoft Copilot in aller Munde. Auch wir als novaCapta werden in letzter Zeit häufig nach Copilot und Künstlicher Intelligenz im Allgemeinen gefragt. Deshalb beantworten wir in diesem Blogbeitrag die häufigsten Fragen und Bedenken kompakt und einfach, um Ihnen einen Überblick zu geben.

Hauptfokus sind die Microsoft 365 Anwendungen. Copilot arbeitet dabei im Hintergrund und erleichtert die tägliche Arbeit z.B. in folgenden Lösungen:

• Microsoft Word: Zeitersparnis (Recherche, Schreiben, Korrektur) durch vorgegebene Text- und Dokumententwürfe zum Überarbeiten und Finalisieren
• Microsoft Power Point: Unterstützung zur Erstellung ansprechender Präsentationen, inkl. Hinzufügen älterer relevanter Inhalte aus anderen Dokumenten
• Microsoft Excel: Trendanalyse und Datenvisualisierung innerhalb weniger Sekunden
• Microsoft Outlook: Verwaltung des Posteingangs durch Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads bis hin zu schnellen Antwortentwürfen
• Microsoft Teams: Zusammenfassung von Gesprächen und Vorschläge für Next Steps    

Darüber hinaus ist Copilot auch in die CRM-Lösung Microsoft Dynamics 365 integriert und unterstützt in der Microsoft Power Platform z.B. bei Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder der Entwicklung von Apps.

Für die nächsten Monate hat Microsoft bereits Optimierungen sowie die Integration von Copilot in weitere Apps und Lösungen wie Microsoft Viva, Whiteboard, Note und Loop geplant; in PowerPoint soll zudem DALL-E eingebettet werden, um auch visuelle Inhalte schnell und einfach zu kreieren. Darüber hinaus wird es eine Erweiterungsmöglichkeit über Plugins für Developer geben und mit Business Chat eine chatbasierte Such- und Unterstützungsfunktion über alle Apps hinweg. 

In Microsoft Dynamics 365 erleichtert Copilot exemplarisch den Arbeitsworkflow dieser drei Zielgruppen:

• Vertrieb: Mit Copilot sind Ihre Vertriebsmitarbeitenden schneller im Kund:innenkontakt. So unterstützt Copilot u.a. beim Mailverkehr, indem er Antworten vorformuliert. Bei Gesprächen fertigt er eine Mitschrift inkl. Zusammenfassung und To Dos für die Nachbereitung an. Nicht zuletzt sorgt ein KI-generiertes Lead Scoring für effiziente Abschlüsse.       
• Marketing: Mithilfe von Copilot können Ihre Marketing Manager:innen die passende Zielgruppe für Kampagnen beschreiben, segmentieren und das Targeting ausführen. Anschließend kann Copilot auch entsprechende Texte auf Basis eines Briefings generieren und anhand von Feedback verbessern. 
• Kundenservice: Copilot fasst Anfragen für Ihre Servicemitarbeitenden übersichtlich zusammen, ordnet sie zeitlich ein und macht sie so teilbar. Außerdem beantwortet Copilot konkrete Fragen und liefert Antwortmöglichkeiten, die sie in Chats nutzen oder in Telefongesprächen einfließen lassen können. Darüber hinaus kann Copilot auch komplette Mailvorschläge erstellen.

Microsoft hat eine exklusive Partnerschaft mit Open AI geschlossen. Daher können Sie den OpenAI Dienst dediziert in Ihren Azure Rechenzentren anbieten.

Die Vorteile von Copilot ergeben sich die durch Integration in Microsoft 365: Dadurch werden nicht nur automatisch alle relevanten  Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzrichtlinien und -prozesse übernommen, sondern auch keine Unternehmensdaten an Drittanbieter weitergegeben. Apropos Unternehmensdaten: Im Gegensatz zu anderen KI-Tools hat Copilot Echtzeitzugriff auf diese, sowohl auf Inhalte als auch den Unternehmenskontext in Microsoft Graph – damit kann Copilot sehr individuell unterstützen.

Es ist richtig, dass Microsoft mit den Copilot Integrationen „Common“ Use Cases abbildet. Aber die Anpassung an Ihre individuellen Prozesse ist spielend einfach. Sie können bestehende Prozesse mittels Power Plattform an den OpenAI Service von Microsoft anbinden und diesen nach Ihren Bedürfnissen gestalten - das geht einfach und schnell von der Hand.

Ein Beispiel: Das System kann Kündigungen erkennen, anschließend direkt eine Kündigungsbestätigung senden und eine Rückgewinnungskampagne starten, in der bereits ein individuelles Angebot für den Kunden eingestellt wurde.   
 

Die aktuelle Integration, die Möglichkeiten und die Geschwindigkeit, in der sich die Verbesserungen und Erleichterungen implementieren lassen und Ihnen einen direkten Geschäftsnutzen bieten, sind überwältigend. Wir werden in den nächsten Monaten eine enorme Beschleunigung der Prozesse sehen bei den Partnern, die von KI und den Möglichkeiten der Integration von OpenAI Gebrauch machen. Wenn Sie noch zweifeln, sprechen sie uns gerne auf ein kurzes Envisioning an.

Wenn Sie noch nicht in der Cloud sind, sollten Sie diesen Schritt schnellstmöglich vorziehen. Alle aufgezeigten Funktionen und zukünftigen Entwicklungen werden nur innerhalb der Cloud stattfinden. Außerdem nehmen Qualität und Digitalisierung von Daten eine Schlüsselrolle ein. Wenn Ihre Prozesse aktuell noch nicht digitalisiert sind, müssen Sie diese unbedingt überführen.