Projektmanagement – wie es sein soll

Immer häufiger erfüllt Standardsoftware nicht alle Anforderungen und Individualentwicklungen lassen die Kosten explodieren. Die weltweit tätige dteq group hat mit dem Business Productivity Framework der novaCapta inkl. Power BI Dashboards und einer Schnittstelle zu SharePoint Online die optimale Lösung für ihr Projektmanagement gefunden.

Bisherige Lösung für das Projektmanagement: zentrale Excel-Datei und allgemeine Dokumentenablage, die bei großen Datenmengen an ihre Grenzen gestoßen ist

Wunsch: Aufgabenmanagementsystem mit Funktionen, wie z. B. Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Erstellung von Abrechnungen etc. auf das Mitarbeitende weiterhin sowohl online als auch offline auf verschiedenen Kontinenten zugreifen können

Ziel: Hohe Funktionalität bei einfacher Bedienbarkeit

Webbasierte Projektmanagement-Lösung

Schnittstelle zu SharePoint Online für Dokumentenmanagement

Anschauliches Reporting über Datenvisualisierung mit Power BI

Management erhält Überblick über Anzahl der Projekte und Arbeitsaufwand

Dokumentenverwaltung und automatische Dokumentenerstellung

Projekbasierte Arbeitszeitenerfassung der Mitarbeiter

Projektbasierte Erfassung von Dienstreisen und entsprechenden Reisekosten

Unter Ingenieursdienstleistungen für Logistik fällt zum Beispiel der Transport von Gütern, die „normale“ Maße und Gewichte überschreiten. dteq stellt die technische Machbarkeit sog. Schwerlasttransporte auf dem See-, Land- oder Luftweg sicher. Was als Fachabteilung der deugro begann, hat sich zu einem unabhängigem, professionellen Dienstleister innerhalb der deugro group entwickelt. Mit steigender Auftragslage und stetig wachsendem internationalem Team, reichten Excel-Listen und Ordner auf einem gemeinsamen Server nicht mehr aus, um den Überblick

über Projekte und Arbeitszeiten zu behalten. Schnell kam der Wunsch nach einer professionellen Software auf, die sowohl ein verbessertes Management als auch eine strukturierte Dokumentenablage zulässt. Fertige Software-Lösungen stellten sich als ungeeignet heraus, da sie die großen Datenmengen des Unternehmens weder verwalten noch offline verfügbar machen konnten. Aus diesem Grund wandte sich dteq auf Empfehlung an novaCapta.

Für das zukünftige Projektmanagement war es dteq wichtig, alle relevanten Bestandteile eines Projekts effizient erfassen zu können. Dafür wurden notwendige Funktionen identifiziert, wie zum Beispiel die Verwaltung laufender Projekte, Festlegung von Stundensätzen, Zeiterfassung der Mitarbeitenden und automatisierte

Rechnungserstellung für Kund*innen. Auch die Dokumente sollten künftig nicht in einer großen Ablage gesammelt, sondern den einzelnen Projekten zugeordnet und international on- und offline verfügbar gemacht werden.

Ab sofort lassen sich Aufgaben unter Einbeziehung aller Mitarbeitendenressourcen schneller planen und der Status von Projekten bequem nachverfolgen. Die dteq-Mitarbeiter*innen profitieren von einer einfachen Handhabung der webbasierten Lösung und einer zuverlässigen Erfassung ihrer Arbeitszeit. Damit steht einer angenehmen Zusammenarbeit und einem erfolgreichen Projektmanagement nichts mehr im Wege.

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