KZVK und VKPB verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Einführung von Microsoft 365. Dabei steht der Mensch im Fokus: Die Mitarbeitenden werden aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden. Das technologische Wissen wird zielgerichtet und typgerecht vermittelt und der Change mit Leben gefüllt – persönlich, nahbar und nachhaltig.
Einführung neuer Technologien mit veränderten Arbeitsweisen und neuen Kollaborationsmöglichkeiten
Ablösung von Skype for Business (End of Life) – zeitliche Dringlichkeit und Abhängigkeiten
Einführung von Microsoft 365 mit Teams-Telefonie, SharePoint Online und Microsoft Teams als neue Arbeitsumgebung
Konzeption und Umsetzung nachhaltiger Change- & Adoption-Maßnahmen für Kommunikation, Befähigung und Akzeptanz
Use-Case-Werkstätten und begleitende Workshops mit den Fachbereichen zur Migration bestehender SharePoint-Strukturen in die neue Teams-Umgebung
Sukzessiver Roll-out mit Multiplikatoren, umfangreichen Schulungen und zielgruppenspezifischer Change-Kommunikation
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in einer einheitlichen und zukunftsfähigen M365-Arbeitsumgebung
Besserer Wissenszugriff und mehr Orientierung durch strukturierte Ablagen und integrierte Suchfunktionen
Höhere Akzeptanz der neuen Arbeitsweise durch frühzeitige Einbindung, passgenaue Workshops und Lernen im eigenen Tempo
Sicherere Überführung bestehender Inhalte und Verantwortlichkeiten in die neue Teams-Umgebung
Schneller Einstieg in neue Tools und Arbeitsweisen durch intuitive Anwendungen und zielgruppengerechte Befähigung
Wir haben uns für die novaCapta entschieden, weil wir uns von Beginn an gut abgeholt gefühlt haben. Wir haben uns auf Augenhöhe bewegt und hatten die gleiche Vision für die Einführung und Begleitung von M365.
Die kommunikative Begleitung von KVK365 erfolgte in enger Zusammenarbeit mit unserer IT und novaCapta – immer ausgerichtet an den Bedürfnissen unserer Mitarbeitenden. So fühlten wir uns gut beraten und unsere Kolleginnen und Kollegen sich transparent informiert.
Mit der novaCapta haben wir unsere Changes für und mit den Mitarbeitenden und nicht neben ihnen gestaltet. Auf diese Weise ist es uns gelungen, sowohl Wissen zu vermitteln als auch Technik und Veränderungsprozesse erfolgreich an die Mitarbeitenden heranzutragen und nachhaltig zu verankern.
KZVK und VKPB standen vor der Aufgabe, ihre bestehende Skype-for-Business-Telefonie zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Das Supportende war dabei ein Impuls, den nächsten Schritt bewusst zu gehen und gleichzeitig die Basis für eine moderne, kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen. Die Entscheidung für Microsoft 365 und die Teams-Telefonie fiel früh. Für KZVK und VKPB war klar: Damit die Transformation gelingt, braucht es einen Partner, der sowohl die Einführung begleitet als auch die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitnimmt.
Mit novaCapta fanden sie den passenden Partner: ein Team, das die gleiche Vision einer digitalen Arbeitswelt in Microsoft 365 teilt, technologische Expertise mitbringt und die Brücke zwischen IT, Fachbereichen und Geschäftsführung schlagen kann. „Neben diesen Komponenten war es uns wichtig, dass der Dienstleister verschiedene Aspekte aus einer Hand bedienen kann. Das Gesamtpaket hat hier gestimmt“, erklärt André Picker, stellvertretender IT-Leiter.
Um die Mitarbeitenden nicht mit zu vielen Veränderungen gleichzeitig zu konfrontieren, wurde für das Projekt KVK365 eine gestaffelte Einführung entwickelt. Den Anfang machte die Teams-Telefonie – ein Schritt, der für die Mitarbeitenden gut nachvollziehbar war, da er funktional an die bisherige Skype-for-Business-Nutzung anschloss. Parallel plante das Projektteam die nächsten Schritte: die Einführung von SharePoint Online und den Einsatz von Microsoft Teams für die kollaborative Zusammenarbeit.
Zu Beginn des Jahres begleitete novaCapta zudem die Migration bestehender SharePoint-Strukturen in die neue Teams-Umgebung und unterstützte dabei, Inhalte, Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten sinnvoll in die neue M365-Welt zu überführen. Diese phasenweise Umsetzung schuf Raum für Akzeptanz und Lernprozesse. So konnten KZVK und VKPB die Belegschaft Schritt für Schritt an neue Arbeitsweisen heranführen und gleichzeitig Vertrauen in die neuen Werkzeuge aufbauen.
Der Erfolg von KVK365 beruhte nicht nur auf technischer Exzellenz, sondern auf einem durchdachten Change- &-Adoption-Konzept, das passgenau auf das Gesamtprojekt zugeschnitten war. Es umfasste Kommunikationsmaßnahmen, ein zielgruppenfokussiertes Schulungskonzept für Mitarbeitende und Multiplikatoren sowie eine zentrale Landingpage als Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Alle Maßnahmen zahlten darauf ein, die Mitarbeitenden mitzunehmen, Sicherheit im Umgang mit M365 zu schaffen und die neue Arbeitsweise nachhaltig zu verankern.
Das Schulungskonzept berücksichtigte unterschiedliche Lerntypen, Wissensstände und technologische Affinitäten – so konnten alle Mitarbeitenden in ihrem eigenen Tempo die für sie relevanten Inhalte und Funktionen erschließen. Ein besonderes Highlight waren die Use-Case-Werkstätten: Gemeinsam mit Abteilungsvertretern wurden konkrete Anwendungsfälle identifiziert und ein belastbares Gesamtbild über Anforderungen, Arbeitsweisen und Zusammenhänge der verschiedenen Bereiche entwickelt. Dieses Verständnis war auch für die begleitenden Workshops zur Migration der alten SharePoint-Strukturen in die neue Teams-Umgebung entscheidend.
Das Change-Team konnte die Perspektiven der Abteilungen gezielt einbringen, Zusammenhänge sichtbar machen und die Überführung in die neue Umgebung passgenau begleiten. Das Projekt erhielt dabei wirksame Unterstützung von der Geschäftsführung. Die Botschaft an die Mitarbeitenden war dabei klar: Die einzelnen Schritte erfolgen sukzessive – und jede und jeder kann im eigenen Tempo mitgehen.
„Wir haben uns lange Gedanken zur Einführung gemacht und uns bewusst entschieden, professionelle Unterstützung hinzuzuziehen. Change & Adoption war für uns ein zentrales Thema, um alle Kolleginnen und Kollegen auf dem Weg zu KVK365 mitzunehmen“, so André Picker. Mit nahbarer Kommunikation auf Augenhöhe, transparenter Planung und der Möglichkeit, im eigenen Tempo zu lernen, wurde der Grundstein für eine moderne und vernetzte Zusammenarbeit gelegt.
Die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen (KZVK) und die Gemeinsame Versorgungskasse für Pfarrer und Kirchenbeamte (VKPB) arbeiten in Dortmund gemeinsam unter einem Dach. Die KZVK gewährleistet Betriebsrenten für Angestellte in Kirche und Diakonie. Die VKPB stellt die Versorgungsansprüche von Pfarrerinnen und Pfarrern sowie Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten sicher.
Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.
Carsten Schulz
Head of Modern Work
