Vitesco Technologies: Von HCL Connections zu M365

Migration von zwei Welten
Headerbild Vitesco Technologies

Vitesco Technologies hat mit der Migration zu Microsoft 365 erfolgreich einen "Neustart" durchgeführt. In der neuen Landschaft fanden aktive und relevante Communities sowie Informationen ihren strukturierten Platz, ob in Viva Engage, SharePoint oder dem novaCapta Wiki Asset.

Herausforderung
  • Fusion zweier Welten: Zusammenführung von HCL Connections & Microsoft, ins. im Hinblick auf die Themen Wissen und Kollaboration aus der HCL-Ära
  • Ganzheitliche Abbildung der Infrastruktur und Tools aus der HCL Welt in Microsoft
  • Kontinuität für bestehendes Wissensmanagement und Kollaboration in der neuen Umgebung für die reibungslose Fortsetzung der Arbeitsweisen zu gewährleisten
  • Kategorisierung riesiger Datenmengen (aktuell, alt) und parallele Archivierung der Altdaten
Lösung
  • Migration aus HCL Connection zu Microsoft 365
  • Implementierung des novaCapta Wiki Assets
  • Übertragung bestehender Netzwerkkontakte aus Connections zu Viva Engage
Mehrwert
  • Nahtlose und userfreundliche Fortführung von Wissen und Kommunikation mit leichter Auffindbarkeit relevanter Informationen
  • Effizientes Arbeiten dank Daten-Archiv in einem gut strukturierten System
  • Geringerer Maintainance-Aufwand durch die Konzentration auf ein System
  • Kosteneinsparung durch die Reduzierung von Lizenzkosten

„Unsere Mitarbeitenden haben alle Daten, Informationen und ihre Kontakte in Microsoft wiedergefunden. Neue Tools, wie beispielsweise Viva Engage, haben sie sehr gut angenommen. Wir sind daher rundum zufrieden mit dem Ablauf und den Ergebnissen dieses durchaus komplexen Projekts,“ fasst Catalina Man, Global Team Lead Collaboration Functions & Office 365 Team bei Vitesco Technologies zusammen.

Bislang nutzte Vitesco Technologies HCL Connections für die Zusammenarbeit, Kommunikation und das Wissensmanagement und gleichzeitig Microsoft Tools wie Microsoft Teams, Outlook und SharePoint Online. Der Aufwand, zwei Systeme zu maintainen und auf dem neusten Stand zu halten, sowie die hohen Lizenzkosten, nährte den Wunsch einer Migration nach Microsoft und danach, vollständig auf einen Anbieter zu setzen. „Uns war es wichtig einen Dienstleister zu finden, der sich sowohl mit Microsoft als auch mit HCL Connections auskennt und Erfahrung bei der Migration dieser Systeme hat. Der Dienstleister sollte die Infrastruktur verstehen, aus der wir kommen, und die Welt kennen, in die wir uns bewegen wollten,“ erklärt Catalina Man, Global Team Lead Collaboration Functions & Office 365 Team bei Vitesco Technologies, die Entscheidung für novaCapta als Partner.

Proof of Concept & Datenanalyse als Ausgangsbasis

Vor dem eigentlichen Migrationsprojekt wurde ein Proof of Concept und damit einhergehend eine vollständige Analyse der bestehenden Connections-Umgebung durchgeführt. So konnte ein genauer Überblick über Datenmenge und -arten gewonnen werden und der Umfang des Projekts präzisiert werden: Was musste umgezogen werden? Was musste archiviert werden? Denn auch, wenn Daten z.T. nicht aktuell waren, mussten sie einen neuen Ablageort finden. Ein weiterer wichtiger Aspekt war zudem die Klärung der Zugriffsrechte und wie eine Migration im Rahmen der bestehenden Cyber Security und Compliance Richtlinien am besten durchgeführt werden kann.

novaCapta erstellte für die Prüfung einen Filter für die Klassifikation der Daten und Communities. Auf Basis der vorab definierten Regeln konnte das gesamte System geprüft und in einem ersten Schritt kategorisiert werden.

Migrationsphasen: Vom Test-Tenant zum Development Tenant hin zum „go live“

Die Migration verlief in drei Stufen ab. Im ersten Schritt wurde die Migration auf einem Test-Tenant verprobt, im zweiten auf einem Development Tenant. So konnte man mögliche Herausforderungen frühzeitig ermitteln und relevanten Stakeholdern die neue Arbeitswelt bereits vor „Livegang“ veranschaulichen. Erst nach danach erfolgte die finale Migration der Daten.

Insgesamt wurden weniger als 1.000 Communities migriert – die restlichen über 6.000 Communities landeten in einem File-Archiv. novaCapta erstellte für die Altdaten ein HTML-Archiv. Zwei ausgewählte Mitarbeitende können so bei Bedarf weiterhin auf die Daten im Archiv via Browser zugreifen. Für Vitesco Technologies bedeutete die Migration daher auch eine Art „Neustart“, denn nur aktive und relevante Communities und Informationen migrierten in die neue Microsoft Welt. Die Communities aus Connections fanden in Microsoft Teams, Viva Engage, im Intranet und auf SharePoint-Seiten ihr neues Zuhause. Mit einem PHP Skript wurden die Teams-Seiten automatisch erzeugt.

Um die Archivierung der Daten sorgfältig zu prüfen, erstellte Vitesco Technologies eigenständig ein userfreundliches Power BI Dashboard. In diesem konnten die Community-Owner ihre eigenen Communities prüfen, für die Archivierung oder Migration freigeben und nachverfolgen, welche Communities bereits klassifiziert waren. Im Zuge der Migration wurde das Dashboard als Monitoring-Tool genutzt und sowohl Statusreports als auch Pflegefortschritte wurden dokumentiert. Diese Transparenz unterstützte die Akzeptanz der Owner und brachte Zeitersparnisse bei der Migration.

Das novaCapta Wiki Asset für Microsoft

Vitesco Technologies war es wichtig, vorhandene Lösungen und Funktionen aus seiner HCL Connections Welt eins zu eins in Microsoft wiederzufinden. So auch seine Wikis, die bereits erfolgreich für das Wissensmanagement genutzt wurden. Um ein entsprechendes Tool auch in M365 zu haben, wurde das novaCapta Wiki Asset implementiert und bestehende Connections Wiki Seiten wurden migriert. So maximierte Vitesco Technologies die Funktionalitäten in seiner neuen Microsoft-Umgebung und bietet seinen Mitarbeitenden nun eine nahtlose Integration.

Neue API für effektive Kontaktmitnahme

Durch die lange Nutzungszeit von HCL Connections hatten viele Mitarbeitende ein umfangreiches „Network“ im System aufgebaut: Mitarbeitenden, denen sie folgen und mit denen sie sich vernetzt haben. Um den Mitarbeitenden den Start so einfach wie möglich zu machen, war es wichtig für Vitesco Technologies diese Kontakte vollständig in Microsoft zu migrieren. Dafür wurde auch mit Microsoft direkt zusammengearbeitet, um eine passende Lösung zu erstellen, da es vorher keine Schnittstelle gab.

„Unsere Mitarbeitenden haben alle Daten, Informationen und ihre Kontakte in Microsoft wiedergefunden. Neue Tools, wie beispielsweise Viva Engage, haben sie sehr gut angenommen. Wir sind daher rundum zufrieden mit dem Ablauf und den Ergebnissen dieses durchaus komplexen Projekts,“ fasst Catalina Man zusammen.

Download Case Study Vitesco Technologie als PDF (DE)

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Eingesetzte Technologien

Logo Microsoft 365
Logo Viva Engage

Kundenprofil

Logo Vitesco Technologies

Vitesco Technologies ist ein international führender Entwickler und Hersteller moderner Antriebstechnologien für nachhaltige Mobilität mit Hauptsitz in Regensburg und rund 38.000 Mitarbeitenden an rund 50 Standorten weltweit. Mit intelligenten Systemlösungen und Komponenten für Elektro-, Hybrid- und Verbrennungsantriebe macht Vitesco Technologies Mobilität sauber, effizient und erschwinglich.

https://www.vitesco-technologies.com

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Sicherheitslücken auf Exchange Servern

Microsoft hat bekannt gegeben, dass es zu kritischen Sicherheitslücken auf Microsoft Exchange Servern gekommen ist. Was ist jetzt zu tun?

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Case Study Power Platform HOCHDORF
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HOCHDORF: Mit Power in die Automatisierung von Produktdaten

Mit Power Apps und Power Automate vom manuellen Excel-Prozess zum automatisierten Geschäftsprozess.

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login Berufsbildung AG
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login Berufsbildung AG: Marketingaktivitäten sichtbar machen

Zusammen mit novaCapta hat die login Berufsbildung AG ihre Datenanalyse in Power BI automatisiert, zentral an einem Ort gebündelt und sorgt so für noch mehr Transparenz im Unternehmen.

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Digitales Arbeiten von daheim
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Microsoft Viva

Die Digitalisierung boomt. Doch so vielzählig die Vorteile auch sein mögen, ohne einen Wandel in der Unternehmenskultur können die Potenziale nie vollständig ausgeschöpft werden. Im Digitalen kann Ihne eine ganzheitliche Employee Experience Platform wie Microsoft Viva dabei helfen.

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Businessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contracusinessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contract
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Angebot: Microsoft 365 ​Content Hub

Ein stringentes Content- und Dokumentenmanagement steht für effiziente unternehmensweite Zusammenarbeit, und in Zeiten der KI ermöglicht es, generative Content Prozesse aufzusetzen. Unsere All-in-one-Lösung: ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365.

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Teamarbeit mit Tasse und Tastatur
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HCL Connections und ICEC vereinen sich zu einem globalen, cl

SikaWorld 2.0 in der Schweiz – Connections und das Connections Engagement Center vereinen sich zu einem globalen, cloud-basierten Social Intranet für 15.000 User.

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Talend Migration in Rekordzeit

TIMETOACT migrierte innerhalb kürzester Zeit die Talend Data Integration Suite inkl. aller Workflows und Prozesse auf die interne Systemumgebung der Stadtwerke (mit einer Subscriptions-Lizenz) und unterstützt auch in Zukunft als Supportpartner im Bedarfsfall.

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Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität im Arbeitsalltag. Doch hält Copilot, was es verspricht? Welche Dos & Don’ts sollte man beachten? Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices!

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Modernes und benutzerfreundliches Service Portal

TIMETOACT implementiert für FitX mit Jira Service Management ein neues Service Portal und löst damit das ehemalige System in kurzer Zeit ab. Mit dem modernen und benutzerfreundlichen Atlassian-Tool können künftig in allen 95 Fitnessstudios Probleme, Störungen und Schäden einfach gemeldet und gezielt bearbeitet werden.

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vdek führt neue Data-Warehouse-Lösung ein

Die TIMETOACT GROUP unterstützt den Verband der Ersatzkassen e. V. bei der Umstellung einer Systemumgebung auf neueste IBM-Technologie.

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Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

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Chatbot for HCL Connections

Take some work off your IT department’s shoulders by introducing a chatbot with Natural Language Understanding. We support you with your expertise!

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Erfolgreiche Cloud-Migration bei Wien Energie

Wien Energie, ein führendes Unternehmen im Energiebereich, stand vor der Herausforderung, seine bestehenden Projektmanagement- und Dokumentationsplattformen von Jira und Confluence Server zu modernisieren. Man entschied sich, von Server in die Cloud zu migrieren. Die Cloud-basierte Lösung versprach eine nahtlose Integration von Updates und neuen Funktionen, um den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens besser gerecht zu werden sowie einen höheren Sicherheitsstandard zu gewährleisten. Wien Energie setzte die erfolgreiche Cloud-Migration zusammen mit catworkx Österreich um.