Höchster Komfort beim Urlaubsmanagement: Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS

Bildungsträger profitiert von Nutzerfreundlichkeit der M365-kompatiblen TIMETOACT-LösungReferenz als PDF

Semper – freier Bildungsträger für alle Altersgruppen – suchte nach einem passenden Tool, um sein Urlaubsmanagementsystem abzulösen. Die bisherige Lösung war mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden, den die Einrichtung nicht mehr selbst stemmen wollte. Mit dem TIMETOACT Vacation Manager für Microsoft 365 fand Semper eine Lösung, die als Software as a Service (SaaS) maximalen Komfort bietet und seinen Ansprüchen an Benutzerfreundlichkeit gerecht wird.

Ausgangssituation:
  • Semper hatte als Urlaubsmanagementsystem eigenentwickelte Lösung im Einsatz
  • Hoher Pflegeaufwand rund um den Betrieb des Tools
  • Wunsch nach moderner Lösung, die sich mit Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lässt
Lösung:
  • TIMETOACT Vacation Manager als Software as a Service (SaaS)
Mehrwert:
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Nahtlose Integration in M365-Landschaft
  • Semper gibt Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support an TIMETOACT ab

Neuer Urlaubsplaner für Semper: Auch Lehrkräfte müssen Urlaub beantragen

Rund zwölf Wochen Ferien im Jahr stehen Schüler: innen in Deutschland zur Verfügung, um sich vom anspruchsvollen Schulalltag zu erholen. Entgegen einem häufigen Vorurteil lehnen sich Lehrkräfte in dieser Zeit nicht nur zurück – so haben sie einen Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen und nutzen den Rest der unterrichtsfreien Zeit z. B. für Weiterbildung und Unterrichtsplanung. Ihren Urlaub müssen Lehrkräfte, Sekretär:innen und sonstige Beschäftigte an Schulen genauso beantragen wie andere Arbeitnehmer:innen auch. Als Urlaubsmanagementsystem kam bei der Semper Gruppe lange Zeit eine eigenentwickelte Lösung zum Einsatz.

Diese war mit einem hohen Pflegeaufwand verknüpft: Semper übernahm alle Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Tools anfielen, bislang selbst – Aufgaben, für welche der Bildungsträger eigentlich nicht genügend IT-Ressourcen mitbringt.

Kernanforderung:

Von Seiten der Schulleitung bestand der Wunsch, ein modernes, Cloud-basiertes Urlaubsmanagementsystem einzuführen und die Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support komplett abzugeben. Das Tool sollte den 700 Beschäftigten von Semper deutschlandweit an allen Standorten zur Verfügung stehen und sich mit der Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lassen.

Vacation Manager als SaaS besticht durch Komfort und klare Funktionalität

Im Vacation Manager für Microsoft 365 der TIMETOACT sah Semper die für sich passende Lösung: Ein schlankes, anwenderfreundliches Urlaubsmanagementsystem, welches sich auf die für Semper relevanten Funktionen fokussiert.

Startbildschirm des Vacation Managers mit Urlaubsübersicht

  • Das Tool bietet alle wesentlichen Funktionen wie Urlaubsantrag, Stellvertreterauswahl sowie Urlaubsgenehmigung und verzichtet dabei auf unnötigen Schnickschnack.
  • Nutzer:innen authentifizieren sich einfach über ihre Microsoft 365-Benutzerdaten.
  • Der genehmigte Urlaub erscheint automatisch im Outlook-Kalender des Antragsstellenden.
  • Urlaubskonto, Urlaubskalender und weitere Dashboards (z. B. zu Urlaubsanträgen, Vertretungen und Aufgaben) helfen Beschäftigten, stets den Überblick zu behalten.
  • Urlaubstage werden automatisch berechnet – dabei berücksichtigt das Tool Wochenenden und Feiertage.

Um seinen Aufwand rund um den Vacation Manager so gering wie möglich zu halten, entschied sich Semper für die Nutzung als Software as a Service (SaaS). TIMETOACT übernimmt in dem Rahmen Hosting, Wartung, Betrieb und Support und den Verantwortlichen bei Semper bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Am Vacation Manager gefällt uns – neben der nahtlosen Integration in unsere M365-Landschaft – vor allem die einfache Anwendung. Die Antragsstellung ist sehr intuitiv und zeitintensive Mitarbeiterschulungen sind somit überflüssig.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen GymnasiumsSemper Schulen Media gGmbH

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung

Urlaubsübersicht von Beschäftigten für Führungskräfte

Als festen Termin für den Livegang des neuen Vacation Managers bestimmte Semper den 1. Januar 2023 – entsprechend startete TIMETOACT im November 2023 damit, die Umgebung aufzusetzen. Aus dem Vorgänger-Tool sollten lediglich Nutzernamen und Teams übernommen und migriert werden, wofür Semper die erforderlichen Daten als CSV-Export zur Verfügung stellte. Nach der Migration und der Einrichtung der Zugänge verknüpften unsere Expert:innen den Vacation Manager mit Outlook: Zum einen, um Nutzer:innen automatisch per E-Mail über Aktivitäten im Vacation Manager (z. B. Urlaubsgenehmigung) zu benachrichtigen, zum anderen, um die Urlaubseinträge automatisch im Outlook-Kalender zu übernehmen. Nachdem unsere Expert:innen die Einrichtung abgeschlossen hatten, übergaben sie den Vacation Manager für das Testing und letzte Optimierungen an Semper.

Die Zusammenarbeit mit TIMETOACT hat reibungslos funktioniert. Besonders angenehm war es, eine Ansprechpartnerin zu haben, die uns eindeutig zugewiesen und immer über das Projekt im Bilde ist.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen GymnasiumsSemper Schulen Media gGmbH

Fazit: Einfache Handhabung und mehr Zeit fürs Wesentliche

Der Vacation Manager ging wie geplant zum Neujahr 2023 live. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase nutzt das Schulpersonal von Semper das Tool heute bereits routiniert und ist zufrieden mit Bedienung und Funktionalität. Dank der Bereitstellung des Tools als Software as a Service entfällt der Aufwand, den Semper vormals mit der eigenentwickelten Lösung hatte. Auch zukünftig steht TIMETOACT dem Bildungsträger bei Fragen und Problemen zum Vacation Manager im Rahmen des Support- Vertrags zur Verfügung.

Die Semper Gruppe - der Bildungsträger für alle Altersgruppen - mit Hauptsitz in Dresden umfasst verschiedene Schulformen von der Grundschule über Gymnasien und Fachoberschulen bis hin zur Berufsausbildung und Erwachsenenbildung. Mit Standorten in sechs Bundesländern sind wir deutschlandweit aufgestellt und wachsen stetig weiter.

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Kerstin Dosin
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Modernes Mobile Device Management stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Gustav Hensel ist auf Microsoft Intune umgestiegen und profitiert nun von einer Entlastung der IT, Kostenersparnis und verbessertem Datenschutz.

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Für die Bauherrin Stadt Köln ist das Multiprojektmanagement-Tool Sharxx ein wichtiger Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie. novaCapta führte das Projekt zum Erfolg!

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Wissen, was kommt: TIMETOACT vereinfacht und zentralisiert das Netzwerk-Kapazitätsmanagement von Sunrise.

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Digitalisierungspartner vor Ort für Versicherungen

Als TIMETOACT GROUP gehören wir zu den führenden Digitalisierungspartnern für IT-Lösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz. Als Ihr Partner sind wir an 17 Standorten für Sie da und finden die passende Lösung auf dem Weg der Digitalisierung – gerne gemeinsam im persönlichen Austausch vor Ort.

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Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

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Dresscode und eBagTag - Schutzkleidung maßgeschneidert

Die Bayer AG kommuniziert mit ihren Kunden im Bereich Crop Science über von der TIMETOACT GROUP entwickelte Online-Portale.

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TIMETOACT realisiert integrierte Versicherungs-Software

Weniger als ein Jahr von Projektstart bis Systemeinführung: TIMETOACT entwickelte für die VOV D&O-Versicherungsgemeinschaft die integrierte, browserbasierte Versicherungssoftware „HERMES“. Die abteilungsübergreifende Individualsoftware deckt alle Kernprozesse der Versicherung vollständig ab. Die Anwender schätzen insbesondere die intuitive Nutzeroberfläche und die hohe Performance von HERMES.

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Breitbandkabel-Monitoring bei Kabel Deutschland

Agil zum Ziel: TIMETOACT bringt für Vodafone Kabel Deutschland ein Monitoring-Tool an den Start: für mehr Wirtschaftlichkeit. Für mehr Klarheit. Für zufriedene Kunden.

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AWS Cloud: So optimieren Sie Ihre Kosten mit IBM Turbonomic!

Wir geben Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Methoden des AWS-Cloud-Kostenmanagements.

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Heras: Microsoft Kosteneinsparung trotz Preiserhöhung

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Mendix Testautomation

Qualität beginnt bereits in der Anforderungsaufnahme und geht weiter beim Testen während der Entwicklungsphase. Fehler, die man erst in der Testphase findet, sind deutlich teurer und aufwändiger (langsamer) zu beheben. Unsere Testautomationen lassen es gar nicht erst soweit kommen.

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Kontinuierliche Lizenzbegleitung zahlt sich aus

Über Software und Lizenzen den Überblick zu behalten ist nicht leicht und stellt Unternehmen insbesondere dann vor Herausforderungen, wenn eine Lizenzprüfung ansteht. Wird auf IBM Software gesetzt, spielt der compliancekonforme Einsatz des IBM License Metric Tools (ILMT) eine entscheidende Rolle. TIMETOACT sorgt für die Stadt Herne für die Einhaltung der IBM Compliance Regulatorien und überwacht kontinuierlich die korrekte Lizenzierung.

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Beratung rund um Mendix

Entwickeln Sie Ihre Lösungen schnell und selbstständig mit dem führenden Technologiehersteller in Low-Code. Nutzen Sie das Toolkit von Mendix und modellieren Sie Ihre Applikationen mit visuellen Elementen.

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vdek führt neue Data-Warehouse-Lösung ein

Die TIMETOACT GROUP unterstützt den Verband der Ersatzkassen e. V. bei der Umstellung einer Systemumgebung auf neueste IBM-Technologie.

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Unser Service Angebot zu Mendix

Der niederländische Softwarehersteller gibt uns die Möglichkeiten, mit seinen Produkten für Sie plattformunabhängig Low/No-Code-Lösungen zu kreieren. Zusätzlich bieten wir Ihnen verschiedenste Servicedienstleistungen rundum Mendix und stehen Ihnen von der Konzeptionierung bis hin zum Hosting und Betrieb Ihrer neuen Lösung zur Verfügung.

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Modularisierung und Migration des Point of Service

TIMETOACT GROUP unterstützte die delvin GmbH (Tochter von die Bayerische) bei der Modularisierung und Migration der bestehenden Point of Service Applikation.

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Managed Service Support für optimales Lizenzmanagement

Zur Sicherstellung der Software Compliance unterstützt TIMETOACT die FUNKE Mediengruppe im Rahmen eines SAM Managed Services für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM.

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Rundumbetreuung zu IBM Softwarelizenzen und ILMT für GLS

TIMETOACT übernimmt für die GLS IT Service GmbH nicht nur die Betreuung des ILMTs und unterstützt bei der Einhaltung von Lizenzvorgaben, sondern berät auch künftig zu Fragen rund um das Thema Lizenzierung und Lizenzerwerb.

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Weniger Risiken und Kosten für HDI mit ISO/IEC 19770-1

Als weltweit erste Endanwenderorganisation wurde die HDI AG im Februar 2023 nach ISO/IEC 19770-1 zertifiziert. Die TIMETOACT GROUP begleitete HDI mit ITAM-Reifegradanalysen, Identifizierung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen sowie bei der Erlangung der Zertifizierung.

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Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem einzigen Ort. Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams und Organisationen, in dem Sie Ihre Dokumentation hinterlegen sowie Wissen gemeinsam entwickeln und mit anderen teilen können. Dynamische Seiten bieten Ihrem Team einen Ort zum Erstellen, Erfassen und Zusammenarbeiten rund um Projekte oder zur Ideenentwicklung.

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Jira Service Management von Atlassian

Ermöglichen Sie Developern, Operatorn sowie weiteren Teams verschiedener Abteilungen die Zusammenarbeit und verbessern Sie deren Reaktionsgeschwindigkeit im Service Management. Reagieren Sie so schnell auf Vorfälle, Anfragen sowie Änderungen und bieten Sie Ihren Kunden ein optimiertes Serviceerlebnis.

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Anwendungsmöglichkeiten

Lernen Sie Möglichkeiten kennen, die Atlassian Produkte in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren und Ihre Prozesse so effizienter zu gestalten.

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FinOps Consulting

Wir beraten Sie sowohl kommerziell als auch technisch, wie Sie Transparenz über Ihre Cloud Kosten erhalten und wie Sie diese nachhaltig senken.

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CLOUDPILOTS bereinigte bei Zentiva Pharma fehlerhafte Freshdesk-Automatisierungen und reduzierte drastisch die Bearbeitungszeiten.

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Freshservice-Optimierung bei ATU

Erfahrt, wie CLOUDPILOTS ATU half, Freshservice von einem IT Tool zur vitalen Unternehmenslösung zu transformieren, indem Nutzungsbarrieren überwunden wurden

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Automatisierte Öffnungszeiten: ATUs Erfolg mit CLOUDPILOTS

Erfahrt, wie ATU dank CLOUDPILOTS' Workflow die Öffnungszeiten automatisierte und Kunden sowie Lieferanten vor Fehlern bewahrte.

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Cardmarket: Erfolgreiche Freshdesk-Migration mit CLOUDPILOTS

Erfahrt, wie CLOUDPILOTS Cardmarket in nur einer Woche reibungslos von ihrem Bestandssystem zu Freshdesk migrierte und die Beta-Phase beschleunigte.

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blonde frau mit sparschwein
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Moonfare und CLOUDPILOTS: Google Workspace Erfolgsduo

Moonfare vertraut auf CLOUDPILOTS als Google Workspace Partner für erstklassige Unterstützung und wettbewerbsfähige Tarife.

TIMETOACT
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Lizenz- und Softwareberatung aus einer Hand

Nicht nur für die Betreuung des ILMTs, sondern auch für die Beratung rund um IBM Cognos – das u. a. Bestandteil des IBM Audits war – steht die TIMETOACT dem Sporthändler seit über zwei Jahren zur Seite.

TIMETOACT
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TIMETOACT unterstützt KC Risk bei Benchmarking & Reporting

TIMETOACT unterstützte die KC Risk AG bei der Integration, Aufbereitung und Visualisierung ihrer Kundendaten. Alle Informationen stehen nun zentral zur Verfügung, sind per Knopfdruck abrufbar und Berechnungen erfolgen automatisiert.

novaCapta
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Landqart AG, Headbild, Grüne Noten
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Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace

Mit einem strategischen Einsatz von Microsoft-Lösungen zum Modern Workplace: Von der M365-Migration über den gezielten Einsatz von Change & Adoption Massnahmen bis hin zu Teams-Governance und Power Platform-Automatisierung.

TIMETOACT
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Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel

Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem IBM Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.