Kissling + Zbinden: Zentralisierte Projektarbeit in «Projektraum 365»

MS Teams als ganzheitliche Arbeitsplattform für Kollaboration & Kommunikation
Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle

Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung deutlich vereinfacht – auch dank Anbindung an das ERP-System. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.

Herausforderung
  • Die Projektbearbeitung und -fakturierung erfolgte bisher klassisch über Fileserver und Mails; eine fehlende Standardisierung führte zu einem Wildwuchs an Dokumenten
  • Die genutzten Tools verfügten über keine Verbindung zum ERP-System (Projektmanagement)
  • Strukturierende Projektmetadaten müssen global und individuell gesetzt werden können
  • Umfassender Technologiewechsel benötigt eine nachhaltige Begleitung der Mitarbeitenden
  • Kein standardisiertes Endpoint Management durch Nutzung verschiedener Lösungen
Lösung
  • Einführung von «Projektraum 365» auf Basis von Microsoft Teams mit vorgefertigten Templates (novaworxx), das über eine Schnittstelle mit dem bestehenden ERP-System verbunden ist
  • Entwicklung einer Canvas App zur Verwaltung von Projektmetadaten
  • Automatisierung der Rechnungsablage mit Power Automate
  • Einführung von Microsoft Intune & Defender für ein ganzheitliches Endpoint Management
Mehrwert
  • Vereinfachte Zusammenarbeit (sowohl intern als auch mit externen Partnern) und transparente Kommunikation durch einen zentralen Ort für alle Projekte (mehrheitlich Bauprojekte)
  • Entlastung der Mitarbeitenden durch Automatisierung von Prozessen
  • Kostenersparnis und erhöhte Sicherheit durch die Einführung von Microsoft Intune & Defender
Portraitbild Pascal Bühler

«Die Betreuung durch die novaCapta ist hervorragend: Unsere Ansprechpartner sind immer erreichbar und kümmern sich zeitnah um unsere Anliegen. Wir sind rundum zufrieden und bauen unsere Partnerschaft gerne weiter aus! »

Pascal BühlerLeitung ICTKissling + Zbinden AG
Portraitbild Christian Wüthrich

«Mit Projektraum 365 erleben wir eine neue Art der Kollaboration, denn es vereinfacht und beschleunigt die Zusammenarbeit extrem. Wir freuen uns schon darauf, den Projektraum stetig zu optimieren und weitere Prozesse zu automatisieren.»

Christian WüthrichProjektleiter «Projektraum 365», Abteilungsleitung Umwelt SpiezKissling + Zbinden AG

Langjährige Baustellenprojekte produzieren eine Menge Dokumente, die jederzeit aktuell gehalten werden und überblickt werden müssen. Bei Kissling + Zbinden wurde bisher für jedes Baustellenprojekt ein eigener Ordner auf dem Filserver manuell angelegt und gepflegt, Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgten klassisch per Mail. Da dies nicht mehr zeitgemäss war und viel Aufwand erforderte, machte sich Kissling + Zbinden auf die Suche nach einer schnelleren und automatisierten Methode. Nach der Entscheidung für Microsoft 365 wurde novaCapta als erfahrener Microsoft-Partner ins Boot geholt.

Gemeinsam haben Kissling + Zbinden und novaCapta den umfassenden «Projektraum 365» auf Basis von Microsoft Teams konzipiert. In intensiven Workshops wurden dafür zuvor die Informationsarchitektur und notwendige Teams Templates definiert sowie ein Icon Konzept und Metadaten- und Suchkonzept ausgearbeitet. Die Lösung stellt sich wie folgt dar: Jede Baustelle (= Projekt) erhält ein eigenes Teams Workspace, das mit dem hauseigenen novaCapta Tool novaworxx – inkl. Lifecycle & Governance –provisioniert wird. In den einzelnen Teams erfolgen die gesamte Kommunikation und Ablage bzw. gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Um bei der grossen Anzahl an Dokumenten den Überblick zu behalten, existiert ein zentrales Dokumentensuchcenter auf Basis von Github PnP Search und SharePoint, welches bei jedem Teams Workspace vorgefiltert und als Teams Tab zusätzlich hinzugefügt wird.

Bevor Teams als zentrales Kollaborationstool für alle aktiven Baustellenprojekte genutzt werden konnte, musste die bestehenden Dokumente von dem Fileserver zu Teams migriert werden. novaCapta unterstützte mit einer Analyse, Konzept, Roadmap und Begleitung der Migration. Die Migration selbst erfolgte durch Kissling + Zbinden mit ShareGate. Der Umzug in die Cloud erleichtert nun auch das Teilen von Dokumenten mit externen Partnern sowie den mobilen Zugriff direkt auf der Baustelle: Zuvor musste hier RDS, eine unterbruchsempfindliche Remotelösung, genutzt werden bzw. notwendige Dokumente ausgedruckt und in Ordnern mitgenommen - oder die Dokumente mussten lokal abgespeichert werden.
 

Verbindung von Projektbearbeitung und -management dank Schnittstelle zum ERP-System

Zwei besondere Features stechen bei «Projektraum 365» von Kissling + Zbinden heraus:

  • novaworxx ist über eine Schnittstelle mit dem ERP von Kissling + Zbinden verbunden. Dadurch können die Erstellung und Verwaltung von (neuen und bestehenden) Teams inkl. Lifecycle und Governance über das Sekretariat vorgenommen werden – und zwar komplett automatisiert und ohne viel manuellen Aufwand. Auch die Archivierung der Teams erfolgt direkt vom ERP aus durch das Sekretariat.
  • Projektmetadaten stehen global für alle Baustellenprojekte zur Verfügung, um Einheitlichkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden jedoch unterschiedliche, jeweils spezifische Metadaten pro Projekt benötigt, die der entsprechende Bauleiter verwaltet. Dafür wurde eine Canvas App auf Basis der Power Platform implementiert, die bei jedem Teams Workspace als Teams Tab vorgefiltert auf das jeweilige Teams Workspace hinzugefügt wird.
     

Automatisierung der Rechnungsablage

Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass die weiterhin manuell erfolgende Rechnungskontrolle und -ablage nicht mehr Schritt halten kann mit «Projektraum 365». Daher hat novaCapta diesen Prozess auf Basis von SharePoint und Power Automate automatisiert: Alle Rechnungen werden in SharePoint abgelegt und mit einer Statusinformation versehen. Täglich erhalten die Projektleiter dann aggregiert alle sie betreffenden Rechnungen zur Freigabe. Dank eines Workflows werden die Rechnungsdokumente nach erfolgreicher Genehmigung automatisch im jeweiligen Teams Workspace abgelegt.
 

Erhöhte Sicherheit mit Microsoft Intune & Defender

Neben «Projektraum 365» wurde bei Kissling + Zbinden auch Microsoft Intune für ein ganzheitliches Endpoint Management eingeführt. Nach einer ersten Phase, in der sowohl unternehmenseigene als auch private mobile Endgeräte konfiguriert wurden, stand nun das Onboarding von ca. 200 Windows Geräten an. Die Herausforderung dabei: Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Systemen und deren gegenseitigen Abhängigkeiten wurden die Geräte in einem hybriden Ansatz integriert, um eine möglichst reibungslose Nutzung zu gewährleisten. Die bisher rein manuelle Konfiguration, die v.a. durch Spezialsoftware oftmals sehr aufwändig war, verläuft dank Autopilot nun deutlich automatisierter.

Hand in Hand mit Intune agiert der Microsoft Defender. Aufgrund dieser effizienten Verknüpfung und Kostenersparnissen durch die bereits vorhandenen Lizenzen hat novaCapta die bisher genutzte Drittanbieter-Lösung Managed Antivirus durch Defender ersetzt. Dadurch können Sicherheitsrichtlinien per Intune deployed werden und umgekehrt kommen Gefahrenwarnungen auch dort an – eine Win-Win-Situation mit deutlich erhöhter Sicherheit. Ein weiterer Schritt in Richtung Toolkonsolidierung: Die automatischen Windows-Updates werden nun auch über Intune gemanagt.
 

Massnahmen für einen nachhaltigen Change

Die Umstellung der eigenen Arbeitsweise sollte immer von einem umfassenden Change Management flankiert werden, um bei allen Mitarbeitenden eine nachhaltige Veränderung zu bewirken. Daher hat novaCapta die Einführung von «Projektraum 365» mit diverse Change Massnahmen begleitet: von der Erarbeitung eines Key User Konzepts über eine Enduser Schulung bis hin zur intensiven kommunikativen Begleitung (Kommunikationsmassnahmen und -Matrix sowie die Bereitstellung von Anleitungen).

«Projektraum 365» ist nun erfolgreich umgesetzt, doch die Zusammenarbeit mit novaCapta hört nicht auf: Für 2024 hat Kissling + Zbinden Managed Services in Auftrag gegeben, um die eigene IT-Abteilung noch weiter zu entlasten.
 

Download Case Study Kissling + Zbinden AG als PDF (DE)

Download Case Study Kissling + Zbinden AG als PDF (EN)

Eingesetzte Technologien

Microsoft Teams Icon
Logo novaworxx
Logo Microsoft Power Apps
Logo Microsoft Power Automate
Logo Microsoft Intune

Kundenprofil

Logo Kissling & Zbinden AG

Seit 1931 zeichnet sich die Schweizer Kissling + Zbinden AG durch eine innovative Projektierung und Realisierung von Ingenieurbauten in und um den Kanton Bern aus. Die rund 130 Mitarbeitende realisieren Projekte im Strassenbau, Bahnbau, Tragkonstruktionen im Hoch- und Tiefbau, Grundbau, Untertagbau, Wasserbau, Kraftwerkbau, Werkleitungen, Instandsetzungen, Umwelt/Ökologie, Vermessung und Baulogistik.

https://www.kzag.ch/

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HOCHDORF: Mit Power in die Automatisierung von Produktdaten

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Optimiertes Qualitätsmanagement für R+V Versicher

Die neue QM-Lösung erlaubt die automatisierte Datenbeschaffung aus Drittsystemen. Integrierte Berechtigungsstrukturen sorgen für einen transparenten Ablauf der gesamten Auditierung und einen transparenten Bearbeitungsstand, der Arbeitsteilung ermöglicht.

TIMETOACT GROUP
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Nach dem Motto „Innovation first“ wurde bei der Liechtenstein Life AG (LLA) die Leistungsprüfung komplett digitalisiert. Hierfür werden sämtliche Workflows in die geschützte Cloud via PowerApps gebracht.

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STIHL: von SharePoint 2013 in die Cloud

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Ein Gang mit deckenhohen Regalen zu beiden Seiten, in denen ungeordnet Bücher gestapelt sind.
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Oerlikon Metco: Microsoft 365 pusht Knowledge-Portal

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TIMETOACT GROUP
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Branche

Digitaler Wandel in der Öffentliche Verwaltung

Die digitale Transformation wird die Arbeitswelt gerade in der öffentlichen Verwaltung massiv verändern. Wir unterstützen die Behörden von Bund, Ländern und Kommunen bei der strategischen und technischen Umsetzung ihrer Projekte in der Verwaltungsmodernisierung.

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Union Investment: Integrierte Governance in M365

Union Investment entscheidet sich für M365, Microsoft Teams und SharePoint Online auf Azure – der fortschrittlichsten Cloud-Bereitstellungsplattform für den geschäftlichen Einsatz. Für eine klare Governance und nutzerorientierte Self-Service-Funktionen sorgt novaWorxx.

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Gymnastics Hall. Gymnastic equipment. Parallel bars
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Ein Mitarbeiter stellt aus einzelnen Papierbausteinen flexibel einen eigenen Entwurf zusammen.
Technologie

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TDK Electronics AG: Change Management als Erfolgsfaktor

Um die Umstellung von Lotus Notes (HCL) auf Microsoft 365 zu meistern, beauftragte die TDK Electronics AG daher novaCapta mit einem begleitenden Change Management.

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Headerbild zu Microsoft FinOps
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FinOps Microsoft – Microsoft Cloud Kostenoptimierung

TIMETOACT bietet sowohl Lizenzmanagement- und Complianceberatung im Bereich Microsoft, als auch technische Beratung (z. B. zur Nutzung von Azure Services) an.

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Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

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Business professionals using a tablet pc in an office
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Automatisierter Testing Prozess mit Power Apps

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Zusammenarbeit am Laptop Berichte erstellen Excel
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Jira Service Management von Atlassian

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Einführung Center of Excellence

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Gesundheitswesen

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Digitalisierungspartner vor Ort für Versicherungen

Als TIMETOACT GROUP gehören wir zu den führenden Digitalisierungspartnern für IT-Lösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz. Als Ihr Partner sind wir an 17 Standorten für Sie da und finden die passende Lösung auf dem Weg der Digitalisierung – gerne gemeinsam im persönlichen Austausch vor Ort.

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Intelligent Document Processing (IDP)

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NUMBERO: Vom manuellen zum automatisierten Reporting

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pronova BKK meistert die digitale Transformation

Pronova BKK hatte zum Ziel, eine neue Arbeitsumgebung im Unternehmen einzuführen, um künftig eine schnelle, transparente und effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Hierzu holte sich pronova die Experten der novaCapta ins Haus, um einen erfahrenen, professionellen Partner an der Seite zu haben.

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Pokal mit goldenem Konfetti in Sternenform
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novaCapta erhält Modernize Endpoints Specialization

Die novaCapta erhält ihre 13. Microsoft Specialization: Modernize Endpoints Specialization. Diese Specialization ist nach den Auszeichnungen für „Adoption and Change Management“, „Calling for Microsoft Teams“, „Meetings and Meeting Rooms for Microsoft Teams” und “Teamwork Deployment” die fünfte in der Solution Area „Modern Work“.

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Ein Arzt und eine Krankenpflgerin mit einem medizinischen Gerät
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Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365

novaCapta unterstützt Dräger bei der Einführung von Microsoft 365 in Kombination mit Valo Add-ons für eine moderne, flexible Kommunikations- und Kollaborations-Plattform.

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Drei Personen stehen vor einem Bildschirm und unterhalten sich über Diagramme, die dort abgebildet sind. Die Diagramme sind dabei in dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 sichtbar.
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Erfolgreiches CRM mit Microsoft Dynamics 365

Im Bereich Customer Relationship Management gehen Unternehmen oft Synergieeffekte verloren. Mit Microsoft Dynamics 365 verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Customer Service und steigern damit Effizienz und Produktivität.

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Man holding smart phone with data security on display at office
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NIS2-Richtlinie: Das müssen Sie wissen

Mit der Richtlinie NIS2 legt die EU neue Mindeststandards für Cybersicherheit fest. NIS2 betrifft dabei deutlich mehr Unternehmen, stellt höhere Anforderungen und steigert den Durchsetzungsdruck. Wir stehen Ihnen als Partner bei der Einführung von NIS2 zur Seite.

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novaCapta Logo
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GIS AG & novaCapta werden eins

Die GIS Gesellschaft für InformationsSysteme AG und die novaCapta Software & Consulting GmbH schließen sich zusammen. Unter dem Namen novaCapta GmbH bündeln die beiden Unternehmen der TIMETOACT GROUP zukünftig ihre Ressourcen und Kompetenzen im Bereich der Microsoft Technologien. Erklärtes Ziel: mittelständische und große Unternehmen mit einem Digital Workstyle auf Basis von Microsoft Technologien Tag für Tag erfolgreicher zu machen.

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Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität im Arbeitsalltag. Doch hält Copilot, was es verspricht? Welche Dos & Don’ts sollte man beachten? Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices!

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Technologie
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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Digital Work in Krisenzeiten

Sicher durch die Corona-Krise im Homeoffice – Wie Office 365, Migration & Change Management helfen

TIMETOACT GROUP
Branche
Schild als Symbol für innere und äußere Sicherheit
Branche

Innere und äußere Sicherheit

Verteidigungskräfte und Polizei müssen Bürger*innen und den Staat vor immer neuen Bedrohungen schützen. Moderne IT- & Softwarelösungen unterstützen dabei.

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Service
Headerbild zur FinOps Consulting
Service

FinOps Consulting

Wir beraten Sie sowohl kommerziell als auch technisch, wie Sie Transparenz über Ihre Cloud Kosten erhalten und wie Sie diese nachhaltig senken.

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Produkt
Ingenieur mit einem Tablet in der Hand telefoniert auf einer Baustelle
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novaCapta Building Project Site

novaCapta BPS organisiert Bauprojekte auf Basis der Microsoft 365 Cloud-Plattform, vernetzt Teams, verwaltet Dokumente, steuert Prozesse und integriert leistungsfähige Lösungs-Bausteine

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A group of climbers ascending a mountain in winter
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Prozessautomatisierung mit Power Automate

Microsoft 365 bietet durch die vollintegrierte Prozessautomatisierung mit Power Automate eine perfekte Grundlage, um Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren und zu automatisieren.

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Zwei Personen beugen sich über eine Maschine
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Windmöller & Hölscher: Virtuelle Expo mit Microsoft 365

novaCapta unterstützt Windmöller & Hölscher bei dem Aufbau einer Online-Messe auf Basis von Microsoft 365.

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Workshop
Ein Team arbeitet in einem Büro zusammen an neuen Lösungen.
Workshop

Microsoft 365 Readiness- & Strategie-Workshop

In unserem Workshop planen wir mit Ihnen die einzelnen Schritte für ein passgenaues Bereitstellungskonzept von Microsoft 365 und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine ganzheitliche Cloud-Strategie individuell für Ihr Unternehmen.

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Technologie
Teams-Telefonie
Technologie

Teams Telefonie für Ihr Unternehmen

Telefonsysteme in M365 bieten Ihnen alle Möglichkeiten einer klassischen Telefonanlage im Unternehmen, aber eben in der Cloud. Und all das ohne komplizierte oder teure Ausrüstung. Wir zeigen Ihnen die unzähligen Möglichkeiten der großen, weiten M365-Welt.

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Happy lifestyle digital nomad young cheerful woman work outdoor with laptop computer - people and modern technology job and communication related - alternative office at the beach
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Microsoft Teams as a Platform

Mit Teams-Apps bringen Sie Anwendungen und Prozesse dort zusammen, wo Kollaboration und Lernen stattfinden und passen das Tool so ganz individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

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Ein Mitarbeiter stellt aus einzelnen Papierbausteinen flexibel einen eigenen Entwurf zusammen.
Workshop

Workshop: App in a Day

Bei "App in a Day" nehmen wir Sie mit zur Microsoft Power Platform. Tauchen Sie ein in die Welt von Microsoft Power Apps und Power Automate, ganz ohne Programmierkenntnisse – Sie loggen sich ein, wir liefern den Rest.

Kompetenz
Kompetenz

IBM Turbonomic

Wir ermöglichen Ihnen sämtliche Ressourcen für Cloud-Anwendungen mithilfe von IBM Turbonomic kontinuierlich zu automatisieren und genau sehen zu können, wie es die Endbenutzererfahrung verbessert – überbrücken Sie die Lücke zwischen Apps und Cloud-Teams.

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Person im orangefarbenen Langarmshirt sitzt gegenüber Person in Blau
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Whitepaper: Power Platform Governance

Wie Sie Potenziale der Microsoft Power Platform nutzen und gleichzeitig Governance, Security und Compliance sicherstellen, lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.

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Mann mit Smartphone in der Hand
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Whitepaper: Power Platform Governance

Wie Sie Potenziale der Microsoft Power Platform nutzen und gleichzeitig Governance, Security und Compliance sicherstellen, lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.

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Eine Frau nimmt über Microsoft Teams per Mobiltelefon an einer Onlinebesprechung teil.
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Migration von HCL Connections zu MS Teams und SharePoint

Ihr Weg von HCL Connections zu M365: Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir die für Sie passenden Zielsysteme in Microsoft 365, wie z.B. Teams oder SharePoint, sorgen für einen reibungslosen Übergang und haben Ihre Nutzer*innen stets im Blick.

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Shot of a Laptop Computer Showing Online Lecture with Portrait of a Cute Male Teacher Explaining Math Formulas. It is Standing on the Wooden Desk in Stylish Modern Home Office Studio During Day.
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Unternehmenseigene Videoportale in Microsoft 365

Videos sind für Unternehmen unverzichtbarer Bestandteil einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie – extern wie intern. Unternehmenseigene Videoportale helfen Ihnen, Ihre visuellen Kommunikationsmittel zu verwalten und allen Mitarbeitenden zur barrierefrei Verfügung zu stellen.

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Eine Angestellte lädt auf ihrem Handy die Microsoft Teams App für digitale Zusammenarbeit herunter.
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Microsoft Teams für digitale Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist die am schnellsten wachsende Anwendung in der Geschichte von Microsoft und hat begonnen, die Art und Weise wie wir arbeiten zu verändern. Finden Sie heraus, wie Sie Teams in Ihrem Unternehmen für bessere Produktivität, Kollaboration und als Digital Workplace nutzen können.

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Office Supplies With Computer Keyboard On Gray Desk
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Standardisiertes Endpoint Management mit Microsoft Intune

Microsoft Intune ist die Cloud-basierte Endpoint Management, mit der sich mobile Endgeräte und Anwendungen managen lassen. Schützen Sie Ihre Daten und arbeiten sie Compliance-konform. Wir beraten Sie.

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Anwendungsbeispiel Power Platform Power App Workplace Booking
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Power App für das hybride Büro

novaCapta berät nicht nur ihre Kunden zur Power Plattform, sondern nutzt die low-code/no-code Plattform auch für eigene Zwecke. Zum Beispiel um den Arbeitsalltag der Kolleg*innen zu vereinfachen und eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen.

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Closeup of woman finger touching on mobile phone screen. Asian woman using smartphone while sitting at table with laptop computer at home office, online shopping, mobile banking, internet payment
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Aufbau einer Endpoint Management Strategie

Endpunkte sind Kern des Modern Workplace und stellen den Ausgangspunkt für Zusammenarbeit und Integration in die IT-Infrastruktur dar. Um das Beste herauszuholen, ist ein ganzheitliches Endpoint Management essenziell.

TIMETOACT
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Heras: Microsoft Kosteneinsparung trotz Preiserhöhung

Um Kosten für Microsoft Azure und Microsoft 365 zu sparen, entschied sich Heras für den TIMETOACT Kostenoptimierungsansatz für Microsoft.

TIMETOACT
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Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.