Die Müller-BBM Industry Solutions GmbH ist eine international tätige Ingenieurgesellschaft mit zwölf Standorten in Deutschland und einer Tochtergesellschaft in Österreich. Seit über 60 Jahren bietet das Unternehmen unabhängige Beratungsleistungen, Messungen und Gutachten in Bereichen wie Bauphysik, Umwelttechnik, Akustik, audiovisuelle Systemplanung und Brandschutz an. Dabei entstehen täglich große Datenmengen – aus Dokumenten wie umfangreichen Messberichten, Gutachten und technischen Analysen, die vorwiegend im Word- und PDF-Format existieren. 

Das Problem: Diese Dokumente mit einer Größe von insgesamt rund 1,3 Petabyte sind teilweise als Skizzen, Freitexte oder tabellarische Darstellungen abgelegt – und zwar dezentral, verteilt über zahlreiche Standorte und Systeme. 

Eine besondere Herausforderung bestand in der historisch gewachsenen IT-Struktur: Jede Tochtergesellschaft verfügte über eine eigene Microsoft 365- und Azure-Umgebung, inklusive separater Identity- und Access-Management-Systeme. Diese Fragmentierung führte zu komplexen Berechtigungsstrukturen, erschwerte die Zugänglichkeit von Wissen erheblich – und erhöhte den internen Aufwand für Informationsrecherche massiv. 

Der Wunsch war klar: eine übergreifende Lösung, die Inhalte systematisch erschließt, Zugriffsrechte respektiert – und relevante Informationen schnell, sicher und kontextbezogen liefert. 

Der Projektstart erfolgte bewusst in Etappen. Zunächst wurden drei Pilotgesellschaften eingebunden. Gemeinsam mit der TIMETOACT GROUP wurden relevante Anwendungsfälle identifiziert – etwa zur Dokumentation akustischer Messdaten oder zur Auswertung emissionsbezogener Gutachten. 

Im ersten Schritt analysierte das Projektteam bestehende Datenquellen, identifizierte und indexierte relevante Dokumente. Danach folgte die Integration einer semantischen Suche, die bestehende Identity- und Access-Management-Systeme berücksichtigte – und damit sicherstellt, dass Mitarbeitende nur auf für sie freigegebene Inhalte zugreifen können. 

Die entwickelte Enterprise-Search-Lösung kombiniert klassische Schlagwortsuche mit semantischer Analyse. Sie durchsucht strukturierte wie unstrukturierte Daten, erkennt kontextuelle Zusammenhänge und liefert präzise, fachlich relevante Ergebnisse – selbst bei komplex formulierten Anfragen. 

Besonders innovativ: Die Plattform generiert auf Wunsch direkte Textantworten aus langen Dokumenten – auch wenn diese hunderte Seiten umfassen. Damit entfallen zeitintensive Lektüren und die wertvolle Zeit der Expert:innen wird effektiver genutzt. 

Die neue Plattform bringt konkrete Verbesserungen in den Arbeitsalltag: 

• Reduzierte Suchzeiten: Informationen, die früher aufwendig recherchiert werden mussten, sind nun in Sekunden verfügbar. 

• Wiederverwendbares Wissen: Bestehende Gutachten und Messberichte können gezielt wiederverwendet und als fundierte Grundlage für neue Projekte genutzt werden – was zudem die Qualität neuer Gutachten erhöht. 

• Zentraler Wissenstransfer: Die Plattform unterstützt die standortübergreifende Zusammenarbeit und schafft eine gemeinsame, bereichsübergreifende Wissensbasis. 

• Skalierbare Perspektive: Die Lösung ist bewusst so konzipiert, dass sie auf weitere Legal Entities ausgerollt werden kann – bei gleichbleibend hohem Sicherheitsstandard. 

• Grundlage für Zukunftstechnologien: Die semantische Suche bildet die Grundlage für automatisierte Prozesse, digitale Assistenzsysteme und weitere AI-basierte Auswertungen. 

Die neue Suchlösung ist mehr als ein Tool: Sie ist ein Katalysator für effizientes Arbeiten, bessere Entscheidungen und zukunftsfähige Prozesse. Müller-BBM nutzt die Kraft der eigenen Daten – nicht nur zur Dokumentation, sondern zur aktiven Wertschöpfung. 

Mit der AI-gestützten Enterprise Search hat das Unternehmen einen Meilenstein in Richtung „Authentic AI“ gesetzt und die Grundlage für ein intelligentes, vernetztes Wissensmanagement geschaffen – ein echter Innovationssprung für die traditionsreiche Ingenieurgesellschaft.