Dieser Teil der Artikelserie befasst sich mit der RMS-Freigabeanwendung, welche Dateien jeglichen Dateityps verschlüsseln kann. Die RMS-Freigabeanwendung kann über die in Office und RMS-fähigen PDF-Readern integrierbaren Funktionen oder über den Dateiexplorer verwendet werden, so dass sich sämtliche Dateien mit wenigen Klicks verschlüsseln und auch verschlüsselt per E-Mail versenden lassen. Mit der RMS-Freigabeanwendung lassen sich außerdem verschlüsselte Dateien entschlüsseln bzw. wiedergeben. Dabei ist die RMS-Freigabeanwendung nicht nur für Windows, sondern auch für weitere Betriebssysteme einschließlich mobilen Geräten verfügbar.
Die Anwendung von RMS in der Unternehmenspraxis
Microsoft RMS-Freigabeanwendung
Die RMS-Freigabeanwendung ermöglicht es, beliebige Dateien jeden Typs mit einem einfachen Klick im Dateiexplorer zu verschlüsseln und die genauen Zugriffsrechte für bestimmte Personen zu definieren. Auch ermöglicht sie das geschützte Versenden von Dateien über Outlook aus dem Dateiexplorer heraus. Beliebige Dateien, die zuvor nicht schon mit Microsoft Office oder einem PDF-Reader verschlüsselt wurden, können also mit wenigen Klicks geschützt werden, wobei sich genau festlegen lässt, wer (Vertragspartner, Teammitglieder etc.) welche Zugriffsrechte bekommt (lesen, ändern, kopieren, drucken etc.). Außerdem ermöglicht die RMS-Freigabeanwendung das Anzeigen von zuvor geschützten Dateien, für die man Zugriffsrechte bekommen hat, nach erfolgreicher Authentifizierung.
Bei der RMS-basierten Verschlüsselung unterscheidet man zwei Verschlüsselungslevel: den nativen und den generischen (siehe auch hier). Der native Level wird wie oben erwähnt auf Office- und PDF-Dokumente angewendet, so dass die festgelegten Zugriffsrechte immer beim Öffnen der Datei durch Authentifizierung erzwungen werden und auch nach dem Kopieren, Speichern oder Weiterleiten der Datei bestehen bleiben. Außerdem verschlüsselt die RMS-Freigabeanwendung die meisten Text- und Bilddateien auf dem nativen Level. Der generische Level hingegen beinhaltet eine Kapselung in einem speziellen Dateityp, welche die Zugriffsautorisierung und das zeitliche Erlöschen des Zugriffs kontrolliert, allerdings nicht die granularen Zugriffsbeschränkungen (wie z. B. separate Lese- oder Änderungsberechtigungen) ermöglicht wie auf dem nativen Level. Dieser Schutz wird auf alle anderen Dateitypen von der RMS-Freigabeanwendung angewendet. Wenn eine autorisierte Person die generisch geschützte Datei nach erfolgreicher Authentifizierung öffnet, hat sie automatisch Vollzugriff und kann die Datei auch ohne Kapselung kopieren, woanders abspeichern oder weiterleiten. Dabei wird der Schutz allerdings aufgehoben.
Dateien verschlüsseln
Wenn die RMS-Freigabeanwendung installiert ist, erscheinen beim Rechtsklick auf Dateien oder Ordner im Dateiexplorer zwei neue Optionen: „Direkt schützen” und „Geschütztes Freigeben” (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: Dateischutz-Optionen im Dateiexplorer mit der RMS-Freigabeanwendung
Durch Klick auf „Direkt schützen” hat man die Wahl zwischen unternehmensdefiniertem Schutz mit den Rechtevorlagen, die auch in Office verfügbar sind, und eigenen, benutzerdefinierten Berechtigungen. Beim Auswählen jeder dieser Optionen wird man zur Authentifizierung mit Kontoname und Passwort (des Unternehmenskontos mit RMS-Abonnement) aufgefordert. Danach öffnet sich die RMS-Freigabeanwendung, in der man die Möglichkeit der granularen Festlegung der Zugriffsrechte hat. Die benutzerdefinierten Berechtigungen lassen sich zunächst einteilen in einen generischen („Nutzung auf allen Geräten zulassen”) und nativen Level („Nutzungsbeschränkungen erzwingen”; siehe Abbildung 2). Letzteres ermöglicht die granulare Vergabe von Anzeige-, Änderungs-, Kopier- und Druck- sowie Vollzugriffsberechtigungen. Die Berechtigungen werden bestimmten Benutzern zugewiesen, die oben im Fenster über E-Mail-Adressen spezifiziert werden. Zudem lassen sich ein Datum festlegen, an dem der Zugriff auf das Dokument enden soll, und eine E-Mail-Benachrichtigung bei unautorisierten Zugriffsversuchen anfordern.
Abbildung 2: Dateien schützen mit individuellen Zugriffsberechtigungen in der RMS-Freigabeanwendung
Auf diese Weise lassen sich Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-, Bild- und Textdateien verschlüsseln. Für andere Dateitypen ist nur die generische Schutzoption mit Vollzugriff gegeben („Nutzung auf allen Geräten zulassen”) (siehe Abbildung 3).
Abbildung 3: Dateien generisch schützen in der RMS-Freigabeanwendung
Eine Besonderheit beim Schützen von PDF-, Bild- und Textdateien mit der RMS-Freigabeanwendung ist, dass die Datei eine neue Endung erhält mit einem vorgesetzten „p” (z. B. .ppdf, .ppng etc.; siehe Abbildung 4). Damit sind diese Dateien nur mit der RMS-Freigabeanwendung zu öffnen, welche beim Öffnen die Benutzer-Authentifizierung erfordert und die Zugriffsrechte der jeweiligen Datei beim Benutzer erzwingt.
Abbildung 4: Änderung der Endung von PDF-, Bild- und Textdateien nach der Verschlüsselung mit der RMS-Freigabeanwendung
Dateitypen, die nur den generischen Schutz unterstützen, erhalten durch die Kapselung eine völlig neue Endung: .pfile (siehe Abbildung 5). Dadurch ist auch hier die RMS-Freigabeanwendung zum Öffnen der Dateien notwendig. Allerdings wird die Datei nach der erfolgreichen Authentifizierung des Benutzers in der jeweils zugehörigen Anwendung auf dem PC wie gewohnt angezeigt. Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Datei.
Abbildung 5: Änderung der Endung von anderen Dateitypen nach dem Schützen mittels RMS-Freigabenanwendung
Für eine Übersicht der Dateitypen und ihrer Endungsänderung nach dem Schützen mit der RMS-Freigabeanwendung siehe hier. Der Schutz einer Datei lässt sich wieder aufheben mit einem Rechtsklick auf die Datei unter Direkt schützen > Schutz entfernen.
Dateien geschützt versenden
Mit einem Rechtsklick auf eine Datei eines beliebigen Typs im Dateiexplorer kann man die Option Geschütztes Freigeben auswählen, woraufhin nach erfolgreicher Authentifizierung ein Fenster zur individuellen Festlegung der Empfänger und ihrer Zugriffsrechte geöffnet wird, ähnlich wie vorher bereits beschrieben (siehe Abbildung 6).
Abbildung 6: Individuelle Zugriffsberechtigungen für das geschützte Versenden einer Datei in der RMS-Freigabeanwendung
Mit Klick auf “Senden” wird automatisch im E-Mail-Programm eine neue E-Mail mit den geschützten Dateien generiert. Von jeder geschützten Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei wird außerdem eine .ppdf-Version erstellt, die mit der RMS-Freigabeanwendung geöffnet werden kann (siehe Abbildung 7). So können Nutzer auch ohne Microsoft Office oder einem RMS-fähigen PDF-Reader bzw. auf einem mobilen Gerät die Datei mit der RMS-Freigabeanwendung ansehen.
Abbildung 7: Versenden einer mit der RMS-Freigabeanwendung geschützten Datei mit Outlook
Durch einen Klick auf „Geschütztes Freigeben” in Word, Excel, PowerPoint (siehe Abbildung 4 in Teil 2) oder Outlook (siehe Abbildung 7 in Teil 2) lässt sich das entsprechende Dokument ebenfalls als geschützter Anhang einer E-Mail beifügen.
Geschützte Dateien öffnen
RMS-geschützte Dateien, für die man Zugriffsrechte bekommen hat, können mit der RMS-Freigabeanwendung geöffnet werden (auch, ohne dass Microsoft RMS auf Organisationsebene abonniert sind; es genügt eine Registrierung für die kostenlose RMS-Freigabeanwendung mit einer Unternehmens-E-Mail-Adresse). Geschützte PDF-, Text- oder Image-Dateien werden mit dem integrierten Viewer geöffnet, nachdem man seine Identität verifiziert hat (siehe Abbildung 8). Die Zugriffsberechtigungen werden dabei angezeigt.
Abbildung 8: RMS-geschützte Bilddatei geöffnet mit der RMS-Freigabeanwendung
Weitere Dateitypen, die generisch geschützt sind, werden mit dem jeweiligen Standardprogramm geöffnet, nachdem man in der RMS-Freigabeanwendung seine Identität verifiziert hat. Zuvor werden die Zugriffsrechte zur Kenntnisnahme angezeigt (siehe Abbildung 9).
Abbildung 9: Anzeige der Zugriffsrechte für eine generisch geschützte Datei in der RMS-Freigabeanwendung
RMS auf mobilen Geräten verwenden
Die Microsoft RMS unterstützen die Mobilität und Flexibilität von RMS-Nutzern, indem sich RMS auch auf anderen Betriebssystemen als Windows sowie auf mobilen Geräten anwenden lässt. RMS-geschützte Dateien lassen sich damit auch überall von unterwegs anzeigen. Auf mobilen Geräten ist die Microsoft RMS-Funktionalität jedoch im Vergleich zum Windows-Computer etwas eingeschränkt. PDF-Dateien und Fotos lassen sich mit dafür geeigneten Mobilapplikationen verschlüsseln bzw. ansehen, sofern sie verschlüsselt wurden. Geschützte Office-Dateien lassen sich allerdings nicht direkt auf mobilen Geräten öffnen (außer in Office Online) und auch nicht verschlüsseln. Für das Verschlüsseln und entschlüsselte Anzeigen von PDF-Dateien eignet sich der Foxit MobilePDF Reader mit RMS, der z. B. für Android, Windows Phone, Windows RT und iOS verfügbar ist. Fotos kann man mit der RMS-Freigabeanwendung für mobile Geräte (d. h. Windows Phone, iOS und Android) verschlüsseln. RMS-verschlüsselte PDF-, Bild- und Text-Dateien lassen sich damit anzeigen, während sich allerdings andere Dateitypen damit weder anzeigen noch verschlüsseln lassen.
RMS mit dem Foxit MobilePDF Reader
Die Option der RMS-Verschlüsselung ist im Foxit MobilePDF Reader im Dokument bzw. Dokumentenbrowser unter dem Punkt „RMS Encryption” zu erreichen. Nach Auswahl der Option „RMS Encryption” erfolgen eine Authentifizierung des Benutzers mit dem RMS-fähigen Unternehmenskonto und die Auswahl einer Rechtevorlage (z.B. „Confidential” und „Confidential View Only” für eine Schreib-und Änderungsberechtigung bzw. eine Leseberechtigung; benutzerdefinierte Berechtigungen kann man hier nicht setzen; siehe Abbildung 10). Der Foxit MobilePDF Reader kann natürlich auch geschützte PDF-Dokumente öffnen, wobei in der kostenlosen Version (ohne RMS-Verschlüsselung) ein Wasserzeichen im Dokument erscheint, ähnlich wie bei der kostenlosen Version vom Foxit Reader für Windows (siehe Abbildung 11 in Teil 2).
Abbildung 10: Rechtevergabe im Foxit MobilePDF Reader
Die RMS-Freigabeanwendung auf mobilen Geräten
Mit der RMS-Freigabeanwendung für Android, iOS oder Windows Phone hat man nur die Möglichkeit, ein Foto zu verschlüsseln oder RMS-verschlüsselte PDF-, Text- oder Bilddateien zu öffnen und nach erfolgreicher Benutzerauthentifizierung anzeigen zu lassen. Die RMS-Freigabeanwendung bietet dennoch eine (indirekte) Möglichkeit für das Anzeigen von zuvor auf einem PC geschützten Office-Dateien auf dem mobilen Gerät. Wie zuvor im Abschnitt Dateien geschützt versenden beschrieben, wird beim geschützten Versenden von Office-Dateien automatisch eine .ppdf-Datei erstellt und als zusätzlicher Anhang der E-Mail beigefügt (siehe Abbildung 7). Diese .ppdf-Datei lässt sich dann anstelle von der geschützten Office-Datei zumindest ansehen mit Hilfe der RMS-Freigabeanwendung auf mobilen Geräten.
Die Verschlüsselungs-Funktionalität der RMS-Freigabeanwendung ist bisher auf Foto-Dateien beschränkt. Im Hauptmenü der Anwendung lässt sich ein Foto zum Verschlüsseln durch Aufnahme oder Auswahl aus den auf dem Mobilgerät vorhandenen Fotos wählen (siehe Abbildung 11). Nachdem man ein Foto zum Verschlüsseln ausgewählt hat, wählt man eine der unternehmensdefinierten Vorlagen für die Zugriffsrechte (z.B. „Confidential” oder „Confidential View Only”) (siehe Abbildung 12). Auch hier kann man keine benutzerdefinierten Zugriffsberechtigungen festlegen.
Abbildung 11: RMS-Freigabeanwendung auf mobilen Geräten
Abbildung 12: Zugriffsberechtigungen in der RMS-Freigabeanwendung für mobile Geräte
Vorschau auf Teil 4
Der folgende und letzte Teil der Artikelserie befasst sich mit dem Schutz von Dokumenten innerhalb von SharePoint. Mit Hilfe der Integration der RMS in SharePoint lassen sich Dokumentbibliotheken mit wenigen Klicks RMS-verschlüsseln. Dies bietet einen zusätzlichen Schutz zu den SharePoint-eigenen Zugriffsberechtigungen, da die in RMS-geschützten Dokumentbibliotheken hochgeladenen Dokumente auch außerhalb von SharePoint verschlüsselt bleiben.
