Close Up on Hands of a Female Specialist Working on Laptop Computer at Cozy Home Living Room while Sitting at a Table. Freelancer Woman Chatting Over the Internet on Social Networks.

Microsoft Lizenzen effizient verwalten

Mit dem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI die Microsoft Lizenzen im Unternehmen überblicken

Ihre Microsoft Lizenzen im Blick behalten

Ein reibungsloser Betrieb in Unternehmen erfordert eine bedarfsgerechte Nutzung von Microsoft Lizenzen. Doch das entsprechende Lizenzmanagement kann zur Herausforderung werden und verhindern, dass deren Potential voll ausgeschöpft wird. Mit unserem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI behalten Sie alle genutzten Microsoft Lizenzen stets im Blick und können diese effizient verwalten.   

Die passenden Microsoft Lizenzen zu nutzen, bildet das Fundament für maximale Produktivität und Effizienz im Unternehmen sowie eine reibungslose Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden.  

Doch dies ist gar nicht mehr so einfach: Während die eigenen Lizenzbestände früher tagesaktuell und​ individuell angepasst werden konnten (wenn z.B. Mitarbeitende in den Urlaub gingen, konnten ihnen für diese Zeit die Lizenzen entzogen und die Kosten dafür eingespart werden), werden Microsoft Lizenzen heute im Enterprise Agreement jährlich bestellt (z.B. M365 E3, E5). 

Kostenoptimierungen hängen so vor allem von der jährlichen Betrachtung der Lizenzen ab und erfordern eine möglichst optimale Nutzung und Verteilung des internen Bestands.  

Herausforderungen im Lizenzmanagement

Ein unübersichtliches Lizenzmanagement bleibt nicht ohne Folgen und stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen:

  • Die Übersicht über die vorhandenen Lizenzen im Unternehmen fehlt

  • Lizenzen werden blind gekauft, ohne vorher den Bedarf geprüft zu haben

  • Lizenzkosten können nicht den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden

  • Es gibt mehr Lizenzen als User, sodass unnötige Kosten entstehen

  • Alle erhalten die gleiche (teure) Lizenzart, unabhängig von ihrem Bedarf

  • Es gibt keinen klaren Prozess für die Optimierung der Lizenzbestände

Alle Lizenzen im Blick behalten

Unser Microsoft Lizenz Dashboard

Für Unternehmen ist es daher aus verschiedenen Gründen von Vorteil, ihr Lizenzmanagement übersichtlich und transparent zu gestalten. 

Ein Umsetzungsbeispiel ist unser Microsoft Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI:
Mit diesem erhalten Sie eine klare, ganzheitliche Übersicht aller Microsoft Lizenzen im Unternehmen und können diese so effizient verwalten.

Bitte passen Sie ihre Cookie Einstellungen an, um das Video abspielen zu können.

Unser Dashboard bietet Ihnen dabei folgende Möglichkeiten:

Microsofts Lizenzsystem bestmöglich nutzen

Transparenten Überblick über Lizenzen erhalten und Kosten reduzieren

Anzahl der gekauften Lizenzen mit tatsächlich benötigten Lizenzen abgleichen

Die verfügbaren Lizenzkategorien passgenau mit Userbedürfnissen mappen

Damit bildet die Lizenzübersicht die Grundlage für weitere Bausteine wie Lizenzchecks, Monitoring und regelmäßige Bestandsoptimierung.

Welche Funktionen bietet das Lizenz Dashboard?

Konkret bietet unser Lizenz Dashboard folgende Funktionen für die Lizenzübersicht, Lizenzzuweisung sowie Kostenzuweisung:

Licence Overview
Microsoft Lizenz Dahsboard: Licence Overview
  • Übersicht über alle Lizenzen:​ Ganzheitliche, klare und schnell erfassbare Übersicht über alle Microsoft Lizenzen im Unternehmen​
  • Drill-Down:​ Über die unterschiedlichen Filter und Buttons können User die Datengranularität anpassen​
  • Ansichten:​ Lizenzen, Anzahl, Kosten, Kostenstelle, Manager, Land, Gesamtes Unternehmen, Interne/Externe User/Frontline Worker etc.

Die Daten für das Dashboard werden mit einem täglichen Power Platform Dataflow über Graph API von Entra in Dataverse Tabellen übertragen.

Mismatch Report
Microsoft Lizenz Dashboard: Mismatch Report
  • Einordnung jeder Lizenz bzw. jedes Users:​ Für alle vorhandenen Lizenzen wird eine Einordnung vorgenommen: Welcher User benötigt eine höhere Lizenz (Upgrade), welcher User eine niedrigere Lizenz (Downgrade) und wo passt es bereits?​
  • Vorteil/Zweck:​ Die Lizenzen können optimal verteilt und bestens auf die Userbedürfnisse angepasst werden. Das spart unnötig teure Lizenzkosten, insbesondere, wenn User die Funktionalitäten der hohen Lizenzkategorien gar nicht nutzen.​
  • Logik für Berechnung: Hinter der Einordnung stecken individuelle Berechnungslogiken, die angepasst werden können.
Charge-Out Report
Microsoft Lizenz Dashboard: Charge-Out Report
  • Übersicht pro Kostenstelle:​ Alle Lizenzen einer Kostenstelle werden gelistet.​
  • Vorteil/Zweck:​ Alle Kosten werden transparent dargestellt und können der jeweiligen Kostenstelle zugewiesen werden (z.B. für interne Rechnungsstellung).​
  • Drill-Down:​ Filtermöglichkeiten ermöglichen eine hochgranulare Auflistung. ​
  • Export/Teilen:​ Die Auflistung kann für die weitere Bearbeitung/Versand in z.B. Excel exportiert werden; alternativ sind begrenzte Zugriffsrechte für die Verantwortlichen der Kostenstelle möglich.
Licence Overview

So kommt das Lizenz Dashboard zu Ihnen

Gerne implementieren wir unser Lizenz Dashboard in Ihrem Unternehmen und unterstützen Sie so bei einem effizienten Lizenzmanagement. Wichtig: Da unser Dashboard auf Power BI basiert, sind für die Nutzung Power BI und Power App Lizenzen notwendig. Unsere Leistungen fächern sich wie folgt auf:
Jetzt unverbindlich anfragen

Umsetzung

Initial: Sie erhalten einmalig Ihre Umsetzung des Dashboards für die Übersicht aller Lizenzen in Ihrem Unternehmen.

Einrichtung

Bei Bedarf: Wir richten Ihr Dashboard ein, passen es an Ihr CI/CD an und binden die Quelldaten an.

Zeitraum

Die Umsetzung erfolgt innerhalb kürzester Zeit und ist dann direkt einsatzbereit. Individuelle Anpassungen können darüber hinaus zügig vorgenommen werden.

Optionale Reports

Erweiterung: Nutzen Sie auch den Charge-Out Report für die Weitergabe der Lizenzkosten an einzelne Kostenstellen sowie den Mismatch Report, um Differenzen in der Lizenznutzung aufzudecken.
Mehr dazu

Weitere Möglichkeiten im Lizenzmanagement

Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Neben unserem Lizenz Dashboard bieten wir Ihnen auch eine kontinuierliche Lizenzbilanz. Dabei ergeben sich folgende zwei Möglichkeiten:

Monatlicher Lizenzstatusreport

  • Monatliche Erstellung
  • Darstellung der Differenz zwischen kaufmännischem und technischem Inventar​
  • Abweichungen zum vorherigen Monat​
  • Grundlage für die Erkennung und Ableitung möglicher zukünftiger Herausforderungen

Warum?​

  • Ganzjährige optimale Nutzung des internen Lizenzbestands​
  • Mit dem Wissen über derzeitige User und Lizenzen können die vorhandenen Bestände optimal genutzt und unnötige Ausgaben für neue Lizenzen vermieden werden

Jährliche Lizenzbilanz

  • Separate Auswertung der Nutzung und des kaufmännischen Inventars​
  • Auswertung, Vergleich und Konsolidierung von kaufmännischem und technischen Inventar​
  • Berücksichtigung der Lizenzregeln von Microsoft

Warum?​

  • Jährliche Optimierung der vorhandenen Lizenzen​
  • Vor Ablauf der jährlichen Microsoft Subscriptions zeigt die Lizenzbilanz, ob Lizenzen im Folgejahr hinzugebucht oder reduziert werden können

Darüber hinaus erhalten Sie bei uns eine ganzheitliche Lizenzberatung, denn als Microsoft Partner kennen wir die verfügbaren Lizenzen, Funktionsumfänge und können Ihren individuellen Bedarf optimal einschätzen. Wir finden nicht nur die passende Lizenz für Sie, sondern optimieren durch unsere Expertise zu Microsoft Produkten im Bereich Beratung, Implementierung und Betriebsunterstützung auch deren Nutzung. Wir sind gerne langfristig an Ihrer Seite und bauen Ihre Microsoft Umgebung gemeinsam sowie ganzheitlich mit Ihnen auf.

Gerne stellen wir Ihnen unser Microsoft Lizenz Dashboard genauer vor.

Mein Team und ich freuen uns auf Ihre (unverbindliche) Anfrage und beraten Sie gerne.

Portraitbild von Mario Westrup, novaCapta

Mario Westrup

Head of Business Productivity

Microsoft Lizenzen optimal nutzen

Weitere Leistungen & Lösungen der novaCapta

Diverse group of business team in boardroom meeting
Workshop

Microsoft Lizenzmanagement Workshop

In unserem kostenlosen Lizenzmanagement Workshop prüfen wir Ihre bestehenden M365 Lizenzierungen und leiten Optimierungspotenziale zur Kostensenkung und Erhöhung der Sicherheit ab.
Mehr erfahren
Smiling entrepreneurs using wireless technology together
Unternehmen

Cloud Solution Provider

Mit uns als einem der ausgewählten leistungsfähigen Microsoft Partner mit Cloud-orientierten Serviceangeboten kommen Sie sicher und bequem in die Cloud.
Mehr erfahren
Business Applications auf Tablet
Leistung

Microsoft Power Platform Beratung

Die Power Platform eignet sich für vielfältigste Anwendungsfälle. Wir analysieren, konzipieren und realisieren Ihre Wunschapplikation - auf Basis von Microsoft 365 und einer agilen Umsetzungsmethode.
Mehr erfahren
Leistung

Microsoft 365 Lizenzberatung

M365 entwickelt sich immer weiter: neue Funktionen, Lizenzpläne und Preisanpassungen. Wir unterstützen Sie, den Überblick zu behalten und den besten Nutzen aus Ihren M365 Lizenzen zu ziehen.
Mehr erfahren
Referenz

Lizenzmanagement mit Weitblick bei der Mobiliar

Die Mobiliar professionalisiert ihr Software Asset Management mit Snow Atlas, klaren Prozessen und einem BI-Dashboard – für auditfähiges, transparentes und zukunftssicheres Lizenzmanagement.
NUMBERO, Cockpit, Power BI Lösung für Autohändler
Referenz

NUMBERO: Vom manuellen zum automatisierten Reporting

Mit der Power BI-Lösung von NUMBERO & novaCapta behalten Autohäuser Daten, Ziele und Potenziale im Blick – schnell einsehen, einfach verstehen und gezielt optimieren.
Leistung

Reporting & Dashboards

Das Reporting bietet deinen Mitarbeitern wertvolle Informationen, anhand derer sie wichtige Entscheidungen für den Erfolg deiner Geschäftstätigkeit treffen. Ein gutes Reporting kann den Gewinn deines Unternehmens beträchtlich erhöhen.
Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up
Blog 20.07.15

Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 3

Dieser Teil der Artikelserie befasst sich mit der RMS-Freigabeanwendung, welche Dateien jeglichen Dateityps verschlüsseln kann.

Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up
Blog 30.07.15

Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 4

Dieser letzte Teil der Artikelserie befasst sich mit dem Schutz von Dokumenten innerhalb von SharePoint.

Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up
Blog 08.07.15

Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 2

Dieser Teil der Artikelserie befasst sich mit der Anwendung von den Microsoft RMS in der Praxis.

Hands of man using online virtual app on mobile phone. Millennial guy chatting on smartphone, using banking services, reading text message, typing, shopping, making call, browsing internet. Close up
Blog 30.06.15

Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 1

Diese Artikelserie befasst sich mit der Einrichtung und Verwendung der Rights Management Services (RMS) von Microsoft, die eine sichere Verschlüsselung von Dateien bieten.
Service 12.09.22

Lizenzen & Apps

Konkurrenzlos schneller Lizenzierungs-Service inkl. Optimierung zu allen Atlassian- und Marketplace-Produkten
Referenz

Lizenz- und Softwareberatung aus einer Hand

Nicht nur für die Betreuung des ILMTs, sondern auch für die Beratung rund um IBM Cognos, steht die TIMETOACT dem Sporthändler seit über zwei Jahren zur Seite.

Titelbild zum Expertenbericht IAM Schliesssysteme
Blog 15.12.21

Zutrittsberechtigungen zu Gebäuden mit IAM verwalten

Was haben Zutrittsberechtigungen zu Gebäuden und Räumen mit Identity & Access Management (IAM) zu tun? Prozesse für das Management von physischen Zutritten gehören zu einem ganzheitlichen IAM.
Close up of female hands while typing on laptop
Blog 31.12.14

Qualitätsmanagement - Dokumentation verwalten mit SharePoint

Qualitätsmanagement-Dokumente zu verwalten wird schnell unübersichtlich und kompliziert. Wir haben eine Lösung entwickelt, die das Dokumentenmanagement deutlich vereinfacht.
Referenz

Kostenreduzierung durch zentrale Verwaltung von Lizenzen

Mit Unterstützung der catworkx implementierte adesso daher das „Atlassian-as-a-Service“ (SaaS)-Modell, mit dem alle Lizenzen unter einem Lizenzschlüssel zusammengefasst und über die Zentral-IT verwaltet werden.
Atlassian Lizenzen im “Advantaged Pricing Plan” neu angepasst
News 19.01.22

Atlassian passt Preise für Lizenzen an

Eine wichtige Information für Atlassian-Bestandskunden von Server- und Data Center-Lizenzen: Atlassian wird zum 15. Februar 2022 die Lizenzpreise für Produkte im "Advantaged Pricing Plan" anheben. Welche Produkte davon betroffen sind, welche Änderungen vorgenommen werden und welche Optionen sich für Atlassian-Kunden jetzt ergeben, haben wir für Sie zusammengefasst. 
Blog 20.06.24

Effiziente Lizenznutzung bei Heras

Durch eine gezielte Lizenzoptimierung reduzierte der Netzwerksicherheitsexperte Heras seine Lizenzkosten um rund 11 Prozent, indem er ineffiziente und ungenutzte Lizenzen eliminierte oder anpasste.
Referenz

Cardmarket: Effiziente Datenintegration mit Freshdesk

CLOUDPILOTS erreichte mithilfe einer maßgeschneiderten App für Cardmarket eine effiziente Datenintegration in Freshdesk.
Referenz

TFG - Effiziente Modernisierung im Seehafenhinterlandverkehr

TFG Referenzstory: Wie TFG mit PKS die Zukunft sichert - langfristige Modernisierung trotz begrenzter Ressourcen
MAN Logo
Referenz

Effiziente Produktionsplanung für MAN – Smarter & schneller

X-INTEGRATE optimiert die Produktionsplanung von MAN mit Echtzeit-Datenanalyse. Mehr Effizienz, Flexibilität & präzisere Terminierung – jetzt entdecken!
Eine Gruppe von Entwicklern und Entscheidern sitzt zusammen in einem modernen Meetingraum, um eine strategische Auditmanagement-Lösung zu finden.
Success Story

Swisscom wird mit novaAudit effizienter und transparenter

Das Schweizer Telekommunikations- und IT-Unternehmen setzt in der internen Revision auf die strategische Auditmanagement-Lösung von novaCapta.
Logo Microsoft
Technologie 29.06.20

Microsoft

Wir sind Microsoft Solutions Partner in den Bereichen Business Applications, Data & AI, Digital & App Innovation, Infrastructure Azure, Modern Work sowie Security
Technologie Übersicht

Microsoft

Wir entwickeln Lösungen für Unternehmen auf Basis der modernsten Microsoft Technologien und Tools wie Künstliche Intelligenz, Containerisierung und mehr.

Bleiben Sie mit dem TIMETOACT GROUP Newsletter auf dem Laufenden!