Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365

User können ein Matter mithilfe eines Assistenten anlegen, der in SharePoint und Teams abrufbar ist. Schritte und Inhalte des Assistenten sind dabei konfigurierbar und decken u.a. folgende Aspekte ab:

• Template wählen
• Basisinformationen eingeben
• Rollen wählen (Berechtigungen)
• Metadaten auswählen (fachlich/inhaltlich)
• Genehmigungsprozess auslösen

Matter können auch vollständig automatisch ohne Assistenten angelegt werden, wenn die entsprechenden Parameter vorliegen.

Als Kern-Komponente für das Erzeugen eines Matters kommt unsere bewährte Governance-und Lifecycle-Lösung novaWorxx zum Einsatz.

Fachliche Navigation: Mit Metadaten als Grundlage ist eine einfache fachlich getriebene Navigation möglich. Die Metadaten sorgen dabei für die „virtuellen“ Strukturen, die als Navigation sichtbar und klickbar ist. Je nach Ihren Bedürfnissen können klassische Navigationsbäume konfiguriert und die jeweiligen Einstiege je nach Zweck angepasst werden. Insgesamt stehen umfangreiche Such- und Filteroptionen zur Verfügung.

Outlook Add-In zur Mailablage: Mit unserem speziellen Outlook Add-In können User Mails und Anhänge schnell und einfach in die entsprechenden fachlichen Matter Strukturen ablegen. Das Add-In bietet dabei folgende Features:

• Ablage von Mails und deren Anhängen: Mail inklusiv Anhänge; Mail und zusätzlich die Anhänge als Datei(en); nur die Anhänge als Datei(en) ablegen
• Extraktion ursprünglicher Metadaten der Mail: Mail von/an; Titel der Mail; Datum der Mail zusätzlich zum Ablagedatum
• Anpassbarkeit der Dialogfolge an die fachlichen Strukturen analog der SharePoint Navigation

Die typischen Collaboration-Funktionen von Microsoft 365 stehen im Standard zur Verfügung:

• Gleichzeitig zusammen an Dokumenten arbeiten und miteinander kommunizieren über „@mention“
• „Teilen“, „Kommentieren“, „Folgen“ und „Verlinken“ von Informationen
• Für aufgabenbasierende Zusammenarbeit: Matterbezogene Planner oder Outlook-Aufgaben (auch in ToDo)
• Zusätzlich können Workflows genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu stärken und zu automatisieren, für z.B. Prozesse wie Genehmigungen oder Freigaben

Darüber hinaus stellt Microsoft Planner umfangreiche Dashboards und Funktionen zur Verfügung, um Aufgaben transparent zu verwalten. Sogenannte Pläne können pro Fall oder auch Kunde aufgesetzt und damit verbunden werden – dadurch bieten sie u.a. Sichten nach Verantwortlichkeit, Status, Fälligkeit und Priorität.