Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt

Caritasverband Köln verwaltet Dokumente mit SharePoint 2013

Der Caritasverband der Stadt Köln e.V. verwaltet Qualitätsmanagement-Dokumente mit SharePoint 2013. Dem hohen Anspruch an das Qualitätsmanagement wurde nun mit einer neuen SharePoint 2013-basierten Lösung der novaCapta Rechnung getragen.

Herausforderung

Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. (Caritas Köln) verwaltet im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) umfangreiche Prozessbeschreibungen. Die ­bisher verwendete QM-Lösung war kompliziert zu bedienen, das Auffinden von ­Dokumenten umständlich und zeitraubend. Mussten Dokumente geändert werden, war systemseitig kein geregelter Workflow vorgegeben.

Lösung

Microsoft SharePoint bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Dokumenten­management und deckt fast alle Anforderungen der Caritas Köln an ein QM-­System standardmäßig ab. Ergänzt um Nintex zum Workflow- und Prozess­management bildet die Dokumenten­bibliothek einen einheitlichen und kontrollierten Ablageort für alle QM-Dokumente. Die Bibliotheks­struktur und komfortable Suchfunktionen stellen das schnelle ­Auffinden von Dokumenten sicher. Verbindliche Prozessbeschreibungen stehen damit allen Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung

Mehrwert

Für die QM-Lösung wurden überwiegend Standard-Funktionalitäten ­verwendet. Dadurch kann sie neuen Anforderungen jederzeit unkompliziert angepasst ­werden. Die gesamte Dokumenten­verwaltung ist zudem prozesssicher und ­einfach administrierbar. Die Mitarbeiter der Caritas Köln profitieren von der bereits bekannten SharePoint-Oberfläche sowie der übersichtlichen SharePoint-Suche.

Verbesserungen

  • Prozesssichere Dokumentenablage
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten
  • Einfacher Zugang für alle Mitarbeiter
  • Klares Workflowmanagement

Nutzerfreundliche und übergreifend zugängliche Qualitätsmanagement-Lösung

Qualitätsmanagement-Dokumente beinhalten verbindliche Prozessbeschreibungen und müssen daher von allen Mitarbeitern jederzeit unkompliziert eingesehen ­werden können.

Die Caritas Köln wollte das bisherige, komplexe Qualitätsmanagement-­System durch ein einfach administrierbares und ­über­greifend ­zugängliches System ersetzen. Die Wahl fiel auf das ­bereits als Intranet-Lösung eingesetzte Microsoft ­SharePoint, das bereits standardmäßig mit umfangreichen Dokumenten­management-Funktionen ausgestattet ist. ­Ergänzt um die Software Nintex bietet diese Lösung außerdem ein ­kom­plexes Workflow- und Prozessmanagement.

Effizientes Dokumentenmanagement und Automatisierung von Prozessen

Durch die neue QM-Lösung mit SharePoint profi­tieren die Caritas Mitarbeiter von einem System, das ihnen ­bereits ­vertraut ist. Mit seinem integrierten Dokumenten­management und Nintex verfügt SharePoint über alle Funktionen, die zur Verwaltung und Nutzung von umfang­reichen Organisations-Handbüchern notwendig sind: 

  • Automatische Versionierung der Dokumente
  • Gezielte Verschlagwortung der Dokumente
  • Microsoft Office-Konformität: Bearbeiten der Dokumente per Mausklick 
  • Check-in / Check-out: Automatisches Kennzeichnen von Dokumenten in Bearbeitung, Schreibschutz vor Änderungen durch andere Nutzer 
  • Einfache Kapitelverwaltung über eine einheitliche ­Baumstruktur (Basis: SharePoint-Termstore) 
  • Automatische Erstellung von Sammel­doku­­menten aus mehreren „Teilhandbüchern“ 
  • Flexible Vergabe von Nutzerrechten
  • Klar definierter, automatisierter Freigabe- und Genehmigungsprozess
  • Benutzerhinweise und Leseaufforderung bei ­aktualisierten/neuen Dokumenten
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten im Team, ­sogar in Echtzeit

Komfortable Suchfunktion, individuelle User-Dashboards und flexible Systemanpassungen

Die facettierte Suchfunktion unterstützt die Nutzer ­dabei, Dokumente schnell und komfortabel zu finden. Eine ­grafische Navigation sowie individuelle User-Dashboards verbessern die User Experience zusätzlich. 

Da für das Dokumentenmanagement überwiegend Standard­funktionen zum Einsatz kommen, ist das System besonders stabil und passt sich neuen Anforderungen ­flexibel an. Das gesamte QM-System ist nah am Anwender konzipiert und kann von der Caritas Köln selbst konfiguriert und angepasst werden. 

Eingesetzte Technologien

Logo Mircosoft
Logo Mircosoft Sharepoint

Kundenprofil

Logo des Diözesan-Caritasverband für das Erzbistum Köln e.V.

Caritas

Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. ist einer der größten Caritasverbände in Deutschland. In rund 80 Diensten und Einrichtungen arbeiten rund 1.600 hauptamtliche Mitarbeitende und 1.220 ehrenamtlich Engagierte.

https://www.caritas.de/

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