frischli: Integrierter Modern Workplace mit dem novaCapta Content Hub

Mit dem novaCapta Content Hub hat frischli den Wandel zur modernen Microsoft-365-Umgebung erfolgreich gemeistert – und dabei nicht nur sein Dokumentenmanagement modernisiert, sondern auch seine Mitarbeitenden aktiv mitgenommen.

Die frischli Kollaborations-Umgebung war stark IBM geprägt mit Applikationen und Tools, die in Lotus Notes beheimatet waren. Hier liefen wichtige Geschäftsprozesse ab – darunter Vertragsmanagement, Dokumentenablage, Korrespondenz sowie interne Sitzungsverfolgung. Bereits während Corona wurde Microsoft Teams erfolgreich eingeführt, der strategische Wechsel zu Microsoft 365 sollte nun folgen. Ziel war eine moderne, integrierte Arbeitsumgebung für alle Mitarbeitenden zu schaffen, die auf vertrauten Strukturen aufbaut, aber neue Potenziale der Microsoft-Welt konsequent nutzt. Die Mitarbeitenden sollten dabei mit gezielten Change & Adoption Maßnahmen auf den Weg mitgenommen werden. Als langjährigen strategischen Partner setzte frischli für seine strategische Transformation auf novaCapta.

Microsoft 365 ist die neue Mail-, Kollaborations- und Content-Management-Plattform – um das zu etablieren, musste frischli erst einmal die Basis legen. Mit dem novaCapta Content Hub als zentraler Plattform wurden im Projektverlauf wichtige Anwendungen wie der Statistikbaum, das Vertragsmanagement und die Korrespondenzablage aufgebaut. Im Statistikbaum sind Dokumente strukturiert mit Metadaten und Rollenrechten abgelegt – schnell auffindbar und nur für berechtigte Personen sichtbar. Mit einem Outlook-Add-In lassen sich E-Mails und Anhänge direkt in der Korrespondenzablage dokumentieren. Kleine Automatisierungen, wie E-Mail-Erinnerungen über Kündigungsfristen im Vertragsmanagement, erleichtern die Arbeit.

Ergänzt wurde die Lösung durch ein modernes Intranet auf SharePoint-Basis, die Mail-Migration zu Outlook sowie ein neues Managementhandbuch auf Basis von novaGuide. novaGuide sorgt für eine professionelle Verwaltung von gelenkten Dokumenten. Für die strukturierte Zusammenarbeit in Microsoft Teams kam zusätzlich novaWorxx zum Einsatz, die inhouse Lösung von novaCapta für nachhaltiges Lifecycle Management. So hat die IT nun mehr Kontrolle, einen ganzheitlichen Überblick über alle vorhandenen Teams-Kanäle und kann diese besser verwalten.

Ein besonderes Augenmerk lag darauf, alle Mitarbeitenden durch den Wandel zu begleiten. Mit Schulungsmaterialien, Projektkommunikation über eine eigene Landingpage und regelmäßigen Coffee-Corner-Calls wurde der Change Prozess aktiv gestaltet – mit spürbarem Erfolg. Die neuen Lösungen stießen auf hohe Akzeptanz. „Wir haben unsere Mitarbeitenden intensiv geschult und über den gesamten Prozess mitgenommen. Wir haben so gut geschult, wie noch nie bei frischli – das hat deutliche Früchte getragen. Das hat sich bewährt und wird auch in Zukunft unsere Herangehensweise sein“, erklärt Michael Schützler.

Mit der neuen Plattform profitiert das Unternehmen von einem einheitlichen digitalen Arbeitsplatz, der alle Microsoft-365-Werkzeuge intelligent verknüpft, moderne Governance-Strukturen etabliert und flexibel erweiterbar ist. Der Wechsel zu Microsoft 365 war nicht nur ein technologisches Upgrade, sondern ein echter Fortschritt für das ganze Unternehmen.

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frischli gehört zu den modernsten und leistungsstärksten Molkereien Deutschlands. Seit über 120 Jahren stellt das inhabergeführte Unternehmen Milchprodukte her, die höchste Anforderungen an Qualität, Nachhaltigkeit und Geschmack erfüllen. Seit Herbst 2021 wurde das Sortiment um rein pflanzliche Desserts und Milchalternativen auf Haferbasis erweitert.

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