Wie lässt sich Microsoft 365 Copilot sinnvoll einsetzen und Mitarbeitende aktiv mitnehmen, um in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen. Gemeinsam mit novaCapta hat die Ostfriesische Tee Gesellschaft Copilot in einem achtwöchigen Proof of Concept getestet und wertvolle Erkenntnisse für den weiteren KI-Einsatz gewonnen.

Balance zwischen IT-Sicherheit, Datenschutz-Einstellungen und bestmöglicher Nutzung

Verstehen, wo KI im Alltag echten Mehrwert stiftet

Proof-of-Concept für M365 Copilot mit 25 Teilnehmenden

Komprimiertes 8-wöchiges Testkonzept mit Kick-Off, Use Case Services und Deep Dives

Interaktive Workshops, Sprechstunden, praxisnahe „Hausaufgaben“ für Teilnehmende und Umfragen für gezieltes Feedback

Mitarbeitende lernen praxisnah und können Tool-Funktionalitäten direkt anwenden

Vertiefende Erkenntnisse über technische, organisatorische und Rechte-bezogene Anforderungen und Problemstellungen

Wiederverwendbare Methoden und Formate für künftige KI-Projekte geschaffen

Erfahrungen aus dem PoC bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen zu KI-Assistenten

Die Ostfriesische Tee Gesellschaft (OTG) wollte frühzeitig verstehen, welchen konkreten Mehrwert KI im Arbeitsalltag liefern kann – ohne dabei Sicherheit, Datenschutz und Governance aus dem Blick zu verlieren. Als traditionsreiches Unternehmen mit hohen Anforderungen an Informationssicherheit und Mitbestimmung war klar: Ein unstrukturierter Rollout von Microsoft 365 Copilot kam nicht infrage. Stattdessen entschied sich die OTG gemeinsam mit novaCapta für einen kompakten, praxisnahen Proof of Concept.

Eine besondere Herausforderung: Der Testzeitraum wurde bewusst kurz gehalten. Innerhalb von acht Wochen galt es, Copilot realistisch zu erproben und relevante Use Cases zu identifizieren. Gleichzeitig wurde die technische Basis geschaffen, um eine sichere Nutzung zu ermöglichen.

Parallel unterstützte novaCapta die OTG bei der Bewertung und Optimierung der technischen Rahmenbedingungen. Schnell wurde deutlich, welche Funktionen durch bestehende Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen eingeschränkt und wo organisatorische oder rechtliche Abstimmungen notwendig waren. Themen wie Datenschutzkonfigurationen und IT-Security erforderten dabei einen sorgfältigen Balanceakt zwischen maximalem Schutz und sinnvoller Funktionalität

Der Mehrwert des Proof of Concept ging weit über das reine „Kennenlernen“ von Copilot hinaus. Die OTG gewann ein klares Verständnis dafür, wie KI sinnvoll eingesetzt werden kann und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen. Der PoC zeigte, welche Use Cases realistisch sind, wo fehlende Berechtigungen oder Datenquellen den Nutzen begrenzen und wie stark Motivation und Begleitung den Erfolg beeinflussen. 

Besonders wertvoll war die Erkenntnis, dass KI nicht „von selbst“ wirkt: Schulungen, wiederkehrende Formate und aktives Enablement sind entscheidend, damit Mitarbeitende die neuen Möglichkeiten wirklich ausschöpfen.

Auf Basis der Ergebnisse konnte die OTG fundierte Entscheidungen treffen, die eigene KI-Strategie weiterentwickeln und somit eine Grundlage für den zukünftigen Einsatz von KI im Unternehmen schaffen. Gleichzeitig hat das Unternehmen gemeinsam mit novaCapta erprobte Methoden, Formate und Vorgehensweisen während des PoC etabliert, die künftig auch in weiteren Projekten genutzt werden. Der Proof of Concept markierte damit keinen Endpunkt, sondern einen strukturierten Einstieg in den nachhaltigen Einsatz von KI für die OTG.

OTG Case Study als PDF (DE)

OTG Case Study als PDF (EN)