KI-gesteuerte Dokumentenverwaltung

Die neue Ära im Enterprise Content Management

Datum

13.06.2024

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Marcel Ament

In der heutigen Geschäftswelt, in der Daten in exponentiellen Mengen generiert werden, steht die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Informationen im Mittelpunkt jedes erfolgreichen Unternehmens. IBM, ein führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation, bietet mit der Content Platform Engine und dem Content Navigator eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung an. Doch wie lässt sich die Leistungsfähigkeit dieser Systeme durch künstliche Intelligenz (KI) noch weiter steigern? Ein innovativer Ansatz ist die Integration von WatsonX.AI, IBMs fortschrittlicher KI-Plattform, zur Generierung automatisierter Dokumentenzusammenfassungen, eine Funktion, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verarbeiten und darauf zugreifen, grundlegend zu verändern.

Die Herausforderung: Überflutung durch Daten

Unternehmen jeder Größe sehen sich mit einer ständig wachsenden Flut von Dokumenten konfrontiert, von Verträgen und Rechnungen bis hin zu E-Mails und technischen Berichten. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, diese Dokumente sicher und zugänglich zu speichern, sondern auch darin, relevante Informationen schnell zu finden und zu nutzen. Die Content Platform Engine und der Content Navigator bieten eine strukturierte Umgebung für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten, welche durch die Integration von generativer KI in eine noch leistungsfähigere Umgebung für die Informationsverarbeitung verwandelt werden kann.

KI-gesteuerte Lösungen: Automatisierte Dokumentenzusammenfassungen

Durch die Integration von WatsonX.AI in die Content Platform Engine und den Content Navigator können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Hierbei werden fortschrittliche Natural Language Processing (NLP)-Techniken genutzt, um den Kerninhalt eines Dokuments zu verstehen und eine prägnante Zusammenfassung seiner wichtigsten Punkte zu generieren.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter sucht nach spezifischen Informationen in einem umfangreichen technischen Bericht. Anstatt das gesamte Dokument durchsuchen zu müssen, kann der Content Navigator, erweitert durch generative KI, eine Zusammenfassung des Dokuments bereitstellen, die die Kernpunkte und relevanten Details hervorhebt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Entscheidungsfindung, da die Benutzer schnell und effizient auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Vorteile für Unternehmen

Die Integration von KI-basierter Dokumentenzusammenfassungstechnologie wie WatsonX.AI in ECM-Systemen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, die weit über die traditionelle Dokumentenverwaltung hinausgehen. Durch die Automatisierung der Extraktion wesentlicher Informationen aus großen Mengen von Dokumenten können Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen realisieren. Mitarbeiter, die früher Stunden damit verbrachten, durch lange Dokumente zu blättern, können nun schnell auf präzise Zusammenfassungen zugreifen, was ihnen erlaubt, schneller und fundierter zu reagieren und zu entscheiden. Diese Technologie minimiert das Risiko menschlicher Fehler und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit der Datenextraktion, was besonders in rechtlichen und regulatorischen Kontexten von unschätzbarem Wert ist. Außerdem ermöglicht die KI-gestützte Zusammenfassung eine personalisierte Anpassung, die sicherstellt, dass die spezifischen Informationsbedürfnisse verschiedener Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erfüllt werden. In Sektoren, in denen die Einhaltung von Vorschriften entscheidend ist, kann diese Technologie dazu beitragen, Compliance-Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen, indem schnell relevante Informationen identifiziert und bereitgestellt werden, wodurch das Risiko von Strafen und rechtlichen Problemen verringert wird. Darüber hinaus fördert die Implementierung dieser Technologien eine Kultur der Innovation und Effizienz, verbessert die Kundenzufriedenheit durch schnelleres und genaueres Reagieren auf Anfragen und bietet eine skalierbare Lösung, die sich mit dem Wachstum des Unternehmens entwickeln kann, was zu langfristigen Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit führt.

Implementierung in der Praxis

Die Integration von WatsonX.AI in die Content Platform Engine und den Content Navigator beginnt mit der Einrichtung der KI-Plattform, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Daten eines Unternehmens zugeschnitten ist. Durch die Möglichkeit der Verwendung von Large Language Models (LLMs) ist ein aufwändiges und teures trainieren von Modellen nicht mehr nötig.

Sobald die generative KI integriert ist, können Benutzer des Content Navigators die KI-gesteuerte Zusammenfassungsfunktion nutzen, um Zusammenfassungen für jedes Dokument im System zu erhalten. Diese Funktion kann durch Benutzerfeedback zur Qualität der Zusammenfassungen kontinuierlich verbessert werden.

Im Folgenden werden Anwendungsszenarien vorgestellt, die zeigen, wie diese Technologie in sinnvoll angewendet werden kann.


Anwendungsszenario: Beschleunigung des Rechtsprüfungsprozesses

In Rechtsabteilungen von Unternehmen stapeln sich oft Dokumente, die geprüft werden müssen. Dies reicht von Verträgen bis hin zu gesetzlichen Einreichungen oder Urteilen. Durch die Integration von WatsonX.AI in die Content Engine sowie den Content Navigator können Rechtsberater schnell Zusammenfassungen dieser Dokumente erhalten, die die Hauptpunkte und rechtlichen Fragen hervorheben. Diese Technologie ermöglicht es den Juristen, die Dokumente effizienter zu sichten und sich auf die wesentlichen rechtlichen Aspekte zu konzentrieren, wodurch die Reaktionszeit auf rechtliche Anfragen erheblich verkürzt wird.

Eine Umsetzung des Anwendungsszenarios 1 wird nachfolgend aufgezeigt.

Beispiel 1:

Benutzergesteuerte Dokumentenzusammenfassung

In diesem Szenario hat ein Benutzer die Möglichkeit, die Generierung einer Zusammenfassung für ein spezifisches Dokument selbstständig anzustoßen. Dies kann durch die Aktion „Zusammenfassen“ direkt am Dokument ausgeführt werden.

Abbildung 1: Ausführung der Aktion "Zusammenfassung"
Abbildung 1: Ausführung der Aktion "Zusammenfassung"

Innerhalb weniger Sekunden wird eine prägnante und informative Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Urteils generiert. Diese Zusammenfassung wird in einem übersichtlichen Popup-Fenster angezeigt.

Nach der Durchsicht der Zusammenfassung hat der Benutzer zwei Möglichkeiten: Er kann entscheiden, die Zusammenfassung zu akzeptieren und als zusätzliche Eigenschaft direkt am Dokument zu speichern, oder er kann die Zusammenfassung ablehnen, falls er sie für nicht zufriedenstellend hält. Diese Flexibilität ermöglicht es den Benutzern, die Genauigkeit und Relevanz der generierten Inhalte zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur nützliche Informationen gespeichert werden. Im Falle einer Ablehnung wird dies an die KI zurückgespiegelt, sodass die Qualität der Zusammenfassung kontinuierlich gesteigert werden kann.

Abbildung 2: Anzeige der von WatsonX.AI generierten Zusammenfassung
Abbildung 2: Anzeige der von WatsonX.AI generierten Zusammenfassung
Beispiel 2:

Automatische Erstellung von Zusammenfassungen bei Dokumentenablage

Im zweiten Szenario wird der Prozess der Zusammenfassungserstellung automatisiert, um Effizienz und Zeitersparnis zu maximieren. Bei diesem Ansatz wird jedes Dokument, das neu in das System eingestellt wird, sofort von der KI erfasst. Ohne zusätzliche Eingabe seitens des Benutzers analysiert die KI das Dokument und erstellt eine präzise Zusammenfassung der Kerninhalte.

Die generierte Zusammenfassung wird automatisch als Eigenschaft am Dokument angezeigt. Dies ermöglicht es den Benutzern, auf einen Blick die wesentlichen Informationen des Dokuments zu erfassen, ohne das gesamte Dokument durchlesen zu müssen.

Abbildung 3: Automatisch generierte Zusammenfassung
Abbildung 3: Automatisch generierte Zusammenfassung

Fazit

Die Implementierung von WatsonX.AI in das Enterprise Content Management System von IBM repräsentiert nicht nur einen Fortschritt in der Handhabung und Nutzung von Daten durch Unternehmen, sondern läutet auch eine transformative Ära der Informationsverarbeitung ein. Die KI-basierten Dokumentenzusammenfassungen, die durch WatsonX.AI ermöglicht werden, erlauben es Unternehmen, schnell auf die Quintessenz umfangreicher Datensätze zuzugreifen, was entscheidend ist, um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser Ansatz erweitert die analytischen Fähigkeiten der Unternehmen, indem er die schnelle Identifikation von Trends, Risiken und Chancen aus einer Flut von Informationen ermöglicht, was besonders in schnelllebigen Märkten von unschätzbarem Wert ist.

Darüber hinaus unterstützt die KI-gesteuerte Automatisierung nicht nur eine effizientere Datenverarbeitung, sondern fördert auch eine höhere Genauigkeit und Konsistenz bei der Dokumentenanalyse. Durch die Reduzierung menschlicher Eingriffe werden Fehlerquellen minimiert und die Integrität der Datenverarbeitung gestärkt. Unternehmen können diese Technologie nutzen, um Compliance-Risiken zu minimieren und regulatorische Anforderungen präziser zu erfüllen, indem relevante Informationen schnell und zuverlässig extrahiert werden.

Die geringen Implementierungskosten und die benutzerfreundliche Natur von WatsonX.AI erleichtern zudem den Einstieg und die Skalierung dieser Technologien innerhalb bestehender Strukturen. Diese Zugänglichkeit bedeutet, dass selbst kleinere Unternehmen ohne umfangreiche technische Ressourcen oder vorherige KI-Erfahrungen von dieser fortschrittlichen Technologie profitieren und ihre Betriebsabläufe modernisieren können. Kurz gesagt, die KI-gesteuerte Dokumentenverwaltung in IBM’s ECM-System stellt eine kosteneffektive und leistungsstarke Lösung dar, die Unternehmen dabei hilft, die Herausforderungen der modernen Datenverwaltung zu meistern und ihre strategischen Ziele effektiver zu erreichen.

Marcel Ament
DMS/ECM ConsultantTIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt

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