Höchster Komfort beim Urlaubsmanagement: Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS

Bildungsträger profitiert von Nutzerfreundlichkeit der M365-kompatiblen TIMETOACT-Lösung
Referenz als PDF

Hinweis: Diese Referenz stammt aus der Zeit vor dem Zusammenschluss und wurde von TIMETOACT realisiert – heute Teil von ATVANTAGE. Unsere Erfahrung bleibt – nur unser Name hat sich geändert. Hier finden Sie weitere Informationen rund um die Fusion.

Semper – freier Bildungsträger für alle Altersgruppen – suchte nach einem passenden Tool, um sein Urlaubsmanagementsystem abzulösen. Die bisherige Lösung war mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden, den die Einrichtung nicht mehr selbst stemmen wollte. Mit dem TIMETOACT Vacation Manager für Microsoft 365 fand Semper eine Lösung, die als Software as a Service (SaaS) maximalen Komfort bietet und seinen Ansprüchen an Benutzerfreundlichkeit gerecht wird.

Ausgangssituation:

  • Semper hatte als Urlaubsmanagementsystem eigenentwickelte Lösung im Einsatz
  • Hoher Pflegeaufwand rund um den Betrieb des Tools
  • Wunsch nach moderner Lösung, die sich mit Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lässt

Lösung:

  • TIMETOACT Vacation Manager als Software as a Service (SaaS)

Mehrwert:

  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Nahtlose Integration in M365-Landschaft
  • Semper gibt Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support an TIMETOACT ab

Neuer Urlaubsplaner für Semper: Auch Lehrkräfte müssen Urlaub beantragen

Rund zwölf Wochen Ferien im Jahr stehen Schüler: innen in Deutschland zur Verfügung, um sich vom anspruchsvollen Schulalltag zu erholen. Entgegen einem häufigen Vorurteil lehnen sich Lehrkräfte in dieser Zeit nicht nur zurück – so haben sie einen Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen und nutzen den Rest der unterrichtsfreien Zeit z. B. für Weiterbildung und Unterrichtsplanung. Ihren Urlaub müssen Lehrkräfte, Sekretär:innen und sonstige Beschäftigte an Schulen genauso beantragen wie andere Arbeitnehmer:innen auch. Als Urlaubsmanagementsystem kam bei der Semper Gruppe lange Zeit eine eigenentwickelte Lösung zum Einsatz.

Diese war mit einem hohen Pflegeaufwand verknüpft: Semper übernahm alle Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Tools anfielen, bislang selbst – Aufgaben, für welche der Bildungsträger eigentlich nicht genügend IT-Ressourcen mitbringt.

Kernanforderung:

Von Seiten der Schulleitung bestand der Wunsch, ein modernes, Cloud-basiertes Urlaubsmanagementsystem einzuführen und die Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support komplett abzugeben. Das Tool sollte den 700 Beschäftigten von Semper deutschlandweit an allen Standorten zur Verfügung stehen und sich mit der Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lassen.

Vacation Manager als SaaS besticht durch Komfort und klare Funktionalität

Im Vacation Manager für Microsoft 365 der TIMETOACT sah Semper die für sich passende Lösung: Ein schlankes, anwenderfreundliches Urlaubsmanagementsystem, welches sich auf die für Semper relevanten Funktionen fokussiert.

Startbildschirm des Vacation Managers mit Urlaubsübersicht
  • Das Tool bietet alle wesentlichen Funktionen wie Urlaubsantrag, Stellvertreterauswahl sowie Urlaubsgenehmigung und verzichtet dabei auf unnötigen Schnickschnack.
  • Nutzer:innen authentifizieren sich einfach über ihre Microsoft 365-Benutzerdaten.
  • Der genehmigte Urlaub erscheint automatisch im Outlook-Kalender des Antragsstellenden.
  • Urlaubskonto, Urlaubskalender und weitere Dashboards (z. B. zu Urlaubsanträgen, Vertretungen und Aufgaben) helfen Beschäftigten, stets den Überblick zu behalten.
  • Urlaubstage werden automatisch berechnet – dabei berücksichtigt das Tool Wochenenden und Feiertage.

Um seinen Aufwand rund um den Vacation Manager so gering wie möglich zu halten, entschied sich Semper für die Nutzung als Software as a Service (SaaS). TIMETOACT übernimmt in dem Rahmen Hosting, Wartung, Betrieb und Support und den Verantwortlichen bei Semper bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Am Vacation Manager gefällt uns – neben der nahtlosen Integration in unsere M365-Landschaft – vor allem die einfache Anwendung. Die Antragsstellung ist sehr intuitiv und zeitintensive Mitarbeiterschulungen sind somit überflüssig.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen Gymnasiums Semper Schulen Media gGmbH

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung

Als festen Termin für den Livegang des neuen Vacation Managers bestimmte Semper den 1. Januar 2023 – entsprechend startete TIMETOACT im November 2023 damit, die Umgebung aufzusetzen. Aus dem Vorgänger-Tool sollten lediglich Nutzernamen und Teams übernommen und migriert werden, wofür Semper die erforderlichen Daten als CSV-Export zur Verfügung stellte. Nach der Migration und der Einrichtung der Zugänge verknüpften unsere Expert:innen den Vacation Manager mit Outlook: Zum einen, um Nutzer:innen automatisch per E-Mail über Aktivitäten im Vacation Manager (z. B. Urlaubsgenehmigung) zu benachrichtigen, zum anderen, um die Urlaubseinträge automatisch im Outlook-Kalender zu übernehmen. Nachdem unsere Expert:innen die Einrichtung abgeschlossen hatten, übergaben sie den Vacation Manager für das Testing und letzte Optimierungen an Semper.

Urlaubsübersicht von Beschäftigten für Führungskräfte

Die Zusammenarbeit mit TIMETOACT hat reibungslos funktioniert. Besonders angenehm war es, eine Ansprechpartnerin zu haben, die uns eindeutig zugewiesen und immer über das Projekt im Bilde ist.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen Gymnasiums Semper Schulen Media gGmbH

Fazit: Einfache Handhabung und mehr Zeit fürs Wesentliche

Der Vacation Manager ging wie geplant zum Neujahr 2023 live. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase nutzt das Schulpersonal von Semper das Tool heute bereits routiniert und ist zufrieden mit Bedienung und Funktionalität. Dank der Bereitstellung des Tools als Software as a Service entfällt der Aufwand, den Semper vormals mit der eigenentwickelten Lösung hatte. Auch zukünftig steht TIMETOACT dem Bildungsträger bei Fragen und Problemen zum Vacation Manager im Rahmen des Support- Vertrags zur Verfügung.

Referenz als PDF zum Download

Die Semper Gruppe - der Bildungsträger für alle Altersgruppen - mit Hauptsitz in Dresden umfasst verschiedene Schulformen von der Grundschule über Gymnasien und Fachoberschulen bis hin zur Berufsausbildung und Erwachsenenbildung. Mit Standorten in sechs Bundesländern sind wir deutschlandweit aufgestellt und wachsen stetig weiter.

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