Dieses Tool ist Gold wert!

Wie unser Expertenteam mit nur einem zentralen Tool einen Mehrwert für rd. 75.000 Beschäftigte schaffen konnte...

STRABAG SE ist ein europäischer Technologiekonzern für Baudienstleistungen, führend in Innovation und Kapitalstärke. Der Konzern bringt Menschen, Baumaterialien und Maschinen zur richtigen Zeit an den richtigen Orten zusammen und realisiert dadurch auch komplexe Bauvorhaben termin- und qualitätsgerecht. Weltweit sind rd. 75.000 Personen für die STRABAG tätig. Bei dieser großen Anzahl an Beschäftigten ist es nicht verwunderlich, dass tagtäglich viele Anfragen an die Personalverwaltung gestellt werden, die möglichst zügig und qualitativ hochwertig beantwortet werden sollen. 

Um die Datenverwaltung und Personalanfragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bündeln und die Kommunikation zwischen der Operative und der zentralen Personalverwaltung zu vereinfachen, führte STRABAG 2020 ein Ticketsystem in der Personalverwaltung ein.

Wir brauchen nicht nur ein modernes, einfaches und sicheres Tool für die Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und Personalverwaltung. Genauso wichtig ist es für uns, einen starken Partner an unserer Seite zu haben, auf den wir uns verlassen können. Diesen haben wir in CLOUDPILOTS gefunden.

Albi Konjari STRABAG SE

CLOUDPILOTS bringen seit über 10 Jahren Unternehmen auf die digitale Überholspur und helfen dabei den digitalen Arbeitsplatz optimal zu nutzen und so den Arbeitsalltag zu perfektionieren. Über unseren Partner Freshworks ist STRABAG auf uns aufmerksam geworden und hat mit unserem Expertenteam den perfekten Partner für dieses Projekt gefunden. 

Wir haben Udo Schneider (Fachgruppenleiter in der Personalverwaltung in Deutschland) und Albi Konjari (Bereichsleiter der Personalverwaltung in Deutschland), die seitens STRABAG das Projekt von der ersten Stunde an begleitet haben, zum Interview getroffen und haben das gemeinsame Projekt noch einmal zusammen Revue passieren lassen. 

Background und Herausforderung

In der STRABAG-Personalverwaltung wurden bisher hauptsächlich die klassischen Kommunikationsmittel wie Telefon, E-Mail und diverse Datenbanken genutzt. Ziel war es, diese Kommunikation zu vereinfachen und zu standardisieren. Hierbei stand STRABAG vor der großen Frage: 

 

Wie kann die zentrale Personalverwaltung des STRABAG-Konzerns die Digitalisierung zur Weiterentwicklung nutzen?

Albi Konjari STRABAG SE

Ziel der strukturellen Veränderung sollte es vor allem sein, die Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und Personalverwaltung zu verbessern und für beide Seiten einfacher zu gestalten. Mit einem zentralen Tool sollte die strukturierte und qualitätsvolle Bearbeitung verschiedenster Themen, die die Personalabteilung betreffen, gewährleistet werden. Das Tool sollte möglichst simpel im Aufbau sein, jedoch komplex genug, um sowohl die Anforderungen der Operative als auch die eines modernen Personalmanagements abzudecken.

Die Lösung

Ein Ticketsystem als zeitgemäße Lösung sollte her! Mit Unterstützung der konzerninternen IT hat sich das PV-Projektteam auf die Suche nach einem geeigneten Ticketsystem gemacht und ist dabei auf unseren Partner Freshworks aufmerksam geworden. 

Freshworks hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine Produkte möglichst einfach und intuitiv zu gestalten. Die Philosophie des Unternehmens “Business Software soll einfach zu installieren, sofort einsatzbereit und simpel in der Handhabung sein” hat überzeugt.

 

Freshservice ist ein einsteigerfreundliches IT-Service-Management-System. Das Tool stellt ein modernes Benutzererlebnis dar. Zusätzlich bietet es leistungsfähige Ticketing- und Asset-Management-Funktionen, wie automatische Lösungsvorschläge bereits bei der Ticketerstellung, leistungsstarkes Konfigurationsmanagement und eine verbesserte Wirkungsanalyse.

Genau wegen dieser Benefits, hat sich Freshservice, nach längerer Evaluation unterschiedlicher Optionen, als die beste Lösung für STRABAG herausgestellt. Großer Aufwand vorab, wie z. B. umfangreiche Schulungen, ist mit Freshservice nicht notwendig. Für die Anwendung sind weder Programmier-Kenntnisse, noch sonstige spezielle IT-Kenntnisse nötig: Sobald das Tool verfügbar ist, kann losgelegt werden

Freshservice ist gut - CLOUDPILOTS macht’s noch besser! Freshservice wurde ursprünglich als Tool für IT-Abteilungen konzipiert,  die Nutzung in der Personalverwaltung ist daher eher ungewöhnlich. So konnte es in seiner Basisfunktion auch nicht allen Anforderungen eines Konzerns dieser Größe gerecht werden. 

Die Aufgaben unserer Expertenteams war es also, zum einen Freshservice zu implementieren und zum anderen weitere, individualisierte Applikationen zu entwickeln und hinzuzufügen. 

CLOUDPILOTS ist dieses Thema gemeinsam mit unserem Team sehr strukturiert und erfolgreich angegangen!

Albi Konjari STRABAG SE

In der intensiven Vorbereitungszeit vor dem Roll-Out im Oktober 2020 haben die Expertenteams von STRABAG und CLOUDPILOTS die gemeinsame Herangehensweise erörtert. 

Hierfür wurden unterschiedliche Anforderungen definiert und umgesetzt. Zum Beispiel wurde die  Funktion eingeführt,  dass Mitarbeiter „Max Mustermann“ ein Ticket für seine Kollegin „Erika Musterfrau“ anlegen kann. Dieses Feature ermöglicht es auch, diese Art von eingehenden Tickets automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter in der Personalverwaltung zuzuweisen. 

Genau für diesen Zweck  hat das Expertenteam der CLOUDPILOTS eine App entwickelt, die exakt dieses Vorhaben ermöglicht. 

Die Funktion „Ticketerstellung für andere Mitarbeitende“ ist für uns ein zentraler Vorteil der Software. Auch die Möglichkeit, dass die Tickets automatisch der betreffenden Person in der Personalverwaltung zugewiesen werden, vereinfacht uns die Arbeit enorm.

Udo Schneider STRABAG SE

Ein weiteres Highlight ist für STRABAG auch die Implementierung einer Upload-Funktion zur Ablage von Dokumenten aus Freshservice in die digitale Personalakte. Hier war es wichtig, eine Löschfunktion einzubauen, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden. 

 Auch die Einführung einer angepassten Ticket-Feedbackfunktion für Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Schritt gewesen. Über diesen Weg können Probleme schnell gelöst und in Zukunft vermieden werden. 

Neben den Applikationen, die von unserem Expertenteam eingeführt wurden, implementierten wir eine Wissensdatenbank, eine so genannte Knowledge Base. In Freshservice lässt sich eine solche Knowledge Base anlegen, auf die alle Mitarbeiter:innen im Konzern Zugriff haben, um schnell Antworten zu finden. Sachbearbeiter:innen der Personalverwaltung erweitern diese Datenbank kontinuierlich.

Nach der intensiven Zeit der Vorbereitung und den für STRABAG entwickelten Applikationen, ist  Freshservice mittlerweile der zentraler Kommunikationskanal zur und von der Personalverwaltung. Die Einführung startete im Oktober 2020 in der DACH-Region, 2021 kamen weitere vier Länder hinzu. CLOUDPILOTS war beim gesamten Roll-Out Prozess dabei und hat STRABAG dabei maßgeblich unterstützt. Hier stehen wir gemeinsam noch vor weiteren Herausforderungen, so ist das Tool derzeit noch nicht in allen Konzernsprachen verfügbar.

Zufriedenheit von STRABAG SE

STRABAG hat mit CLOUDPILOTS genau den richtigen Partner für die Umsetzung dieses Projekts gefunden. Unser Expertenteam hat schnell verstanden, dass die Anwendung für alle Mitarbeiter:innen und Administrator:innen intuitiv sein sollte. 

Egal welches Thema wir angegangen sind, auch wenn es nicht sofort umsetzbar war: CLOUDPILOTS hat stets eine für uns maßgeschneiderte Lösung gefunden – für uns als Kunden ist das Gold wert!

Albi Konjari STRABAG SE

STRABAG zählt sicherlich zu den größten Kunden der CLOUDPILOTS. Dieses Projekt war aber nicht das erste dieser Größe, weshalb die Vorbereitung und die Durchführung des Projekts problemlos verlief. Wir konnten STRABAG als zufriedenen Kunden und Partner gewinnen und wir freuen uns schon auf weitere Projekte! 

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