Wie App Modernization den Unternehmensalltag transformiert

Viele Unternehmen nutzen verschiedenste Anwendungen wie SAP oder SQL-Datenbanken, die essentiell sind für einen reibungslosen Betrieb. Dieser kann jedoch erheblich gestört werden, wenn Applikationen in die Jahre kommen und dadurch den Anforderungen nicht mehr genügen oder das Unternehmenswachstum hemmen. Hier kommt eine App Modernization ins Spiel, die wir Ihnen in unserem Blogbeitrag anhand von zwei konkreten Beispielen genauer erläutern!

Unser Kunde ist an diversen Standorten in ganz Europa vertreten. An all diesen Standorten müssen in regelmäßigen Abständen Angebotsartikel bestellt werden. Bisher erfolgte dies über eine Access-Anwendung, die auf einem Netzwerklaufwerk mit Zugriff für alle entsprechenden Mitarbeitenden lief. Der Bestellprozess wurde weitestgehend manuell durchgeführt und gestaltete sich dadurch kompliziert, langsam und fehleranfällig: Die Mitarbeitenden mussten erst einmal einen Export aus SAP ziehen, diesen in Access importieren, bestimmte Formulare ausfüllen (dies funktionierte nur in einer Sprache) und regelmäßig Synchronisierungen vornehmen.

Nachdem novaCapta die veraltete Access-Anwendung vorerst nur betreut hatte, wurde schnell klar, dass eine App Modernization in die Cloud notwendig ist, um zukunftsfähig zu bleiben. Zunächst war angedacht, alle bestehenden Funktionalitäten beizubehalten und nur einen Technologiewechsel in die Cloud vorzunehmen. Doch nach ersten Gesprächen weitete sich die Modernisierung zu einem konzernweiten Projekt aus. Die Verantwortlichen entschieden, weitere, schon länger angedachte Anforderungen direkt mit umzusetzen: So führt die Verknüpfung zu SAP zu einer enormen Prozessbeschleunigung dank Automatisierung (der manuelle Ex- und Import zwischen SAP und Access fällt nun komplett weg) und die integrierte Mehrsprachigkeit erleichtert den Mitarbeitenden den Bestellvorgang. Strategisch ergab sich dadurch ein hybrider Ansatz zwischen Rearchitect (Modifizierung und Erweiterung der Funktionalität sowie des Codes der Applikation) und Replace (Neuaufbau der App).

Während einer Dauer von drei Jahren haben die Expert:innen der novaCapta die Access-Anwendung erfolgreich unter laufendem Betrieb modernisiert, sodass es keine Ausfallzeiten gab. Nach zwei Monaten des Parallelbetriebs wurde die alte Anwendung abgestellt und nur noch mit der neuen gearbeitet; da der Kunde bei seinen Anwendungen eine Basisarchitektur inkl. Standardisierung grundlegender Funktionen aufgebaut hat, ist der Umstieg für die Mitarbeitenden reibungslos und erfolgreich über die Bühne gegangen.

Bei unserem global tätigen Kunden macht die interne Antragstellung im Bereich Logistik und Zoll einen Großteil der täglichen Arbeit aus. Diverse Requests müssen von Anwälten behandelt, genehmigt und an die entsprechende Abteilung rückkommuniziert werden. Bisher lief die Antragsstellung über Listen und Formulare in SharePoint On-Prem ab. Von Einheitlichkeit bei den Formularen konnte jedoch keine Rede sein, denn neben diversen Formulartypen zu verschiedenen Requests arbeiteten auch die einzelnen Abteilungen mit teils komplett unterschiedlichen Formularen – ein wahrer Flickenteppich. Die Formulare sahen nicht nur anders aus und waren teils durch Länge und Komplexität nicht besonders userfreundlich, sondern sie folgten auch anderen Logiken: So hatten z.B. einige Abteilungen bereits Regeln und erste Workflows wie automatische Benachrichtigungen und den anschließenden E-Mail-Versand integriert, andere wiederum nicht.

Zunächst beschloss der Kunde eine rein technische Modernisierung, also den Umzug von On-Prem in die Cloud (SharePoint Online), um Schnelligkeit, Usability (u.a. den mobilen Zugriff) und Security zu erhöhen. Neben einer Kopie der bestehenden Funktionen waren nur kleinere Optimierungen angedacht wie z.B. die automatische Vorbefüllung der Formulare und Reportfunktionen durch die Verknüpfung mit Power BI. Im weiteren Verlauf des Projekts und durch den Input der verschiedenen Abteilungen setzte das Unternehmen sich jedoch zum Ziel, mit einem optimierten Formularersteller eine einheitliche, aber dennoch flexibel anpassbare Anwendung zu implementieren. Als strategischer Ansatz wurden also zunächst Replatform und Refactor gewählt (Plattformwechsel und Aufbau der Applikation auf bestehenden Prozessen und Anwendungen), dieser weitete sich jedoch im Verlaufe des Projekts zu einem Rebuild (Entwicklung einer komplett neuen Technologie mit Prozessoptimierungen) aus.

Als Basis dient nun ein weitestgehend konsistenter Formulartyp, der ein einheitliches Design sowie Sprache aufweist: Sowohl die Verarbeitung aller einzelnen Formulare als auch die dahinter liegenden Prozesse, Konfigurationen und Workflows erfolgen auf dieselbe Weise. Die Anwendung ist dadurch zwar vereinheitlicht, aber dennoch flexibel an die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen sowie an Länderspezifika angepasst: So werden jeweils nur relevante Felder für die jeweilige Abteilung bzw. den jeweiligen Request sichtbar, was das Formular deutlich verschlankt; auch sind Pflichtfelder nun klar gekennzeichnet, sodass wichtige Informationen nicht vergessen werden, was früher einen extra Kommunikationsaufwand bedeutete. Zudem können die Mitarbeitenden die Formulare eigenständig anpassen und konfigurieren, ohne dass sofort eine Änderung im Code nötig wird.

Technische Basis des Formularerstellers ist eine Excelliste, in der alle potentiell möglichen Felder sowie die spezifischen Bedingungen (Wann muss dieses Feld angezeigt werden?) aufgelistet sind, die dann wiederum automatisch im Code zusammengebaut werden – und am Ende wird exakt das Formular angezeigt, das für die besagte Abteilung oder z.B. das besagte Land relevant ist. Die entsprechenden Listen für die Konfiguration sowie die Anwendung selbst liegen in SharePoint Online, letzteres ist jedoch nicht unbedingt notwendig.