Automatisierter Rechnungseingang bei Kapsch

TIMETOACT unterstützt Kapsch BusinessCom bei der Durchführung des automatisierten Rechnungseingangs durch den Einsatz einer umfassenden Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung. In enger Abstimmung mit dem Kunden wurde ein Invoice-Processing-System etabliert, das die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen obsolet macht. Eintreffende Rechnungen werden digitalisiert und sofort in den elektronischen Arbeitsablauf eingespeist. Dieser Scan-und-Capture-Prozess ist der erste Schritt, der es ermöglicht, die Rechnungsdaten in elektronischer Form zu bearbeiten und die Rechnungsdetails auf Korrektheit zu überprüfen.

Mithilfe von OCR-Texterkennung werden die Rechnungsdokumente ausgelesen und einzelne Bestandteile wie Kreditoren- und Debitoreninformationen, Positionsdaten und dergleichen erfasst. Durch den Abgleich mit Bestelldatenbanken kann die Korrektheit der erfassten Informationen deutlich erhöht werden. Etwa können verschiedene Standorte desselben Unternehmens eindeutig erkannt oder eine Rechnung in Beziehung zu einer Bestellung gesetzt werden. Diese Erkennung geschieht vollautomatisch durch das von TIMETOACT bereitgestellte System.

Nach der maschinellen Vorverarbeitung werden die gewonnenen Informationen durch geschultes TIMETOACT Personal überprüft und gegebenenfalls korrigiert (Mailroom Service). An dieser Stelle wird besonderes Augenmerk auf die vom Kunden gewünschte, spezifische Sonderbehandlung einzelner Belege gelegt. So werden etwa unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen ausgesteuert, um eine entsprechende Korrektur durchführen zu können. Durch regelmäßige Rücksprache mit dem Ansprechpartner bei Kapsch BusinessCom wird sichergestellt, dass Kundenwünsche stets genauestens erfüllt werden. Nach der manuellen Verarbeitung der Belege werden die Informationen in ein maschinenlesbares Format überführt, das in beliebigen Softwaresystemen (etwa Navision) weiter verarbeitet werden kann. Neben den Anforderungen an die Korrektheit der Rechnungsinformationen werden auch vom Kunden gestellte zeitliche Bestimmungen berücksichtigt, indem Rechnungen am gleichen Tag bearbeitet werden, an dem sie in das System eingespeist werden.

Die von TIMETOACT bereitgestellte Lösung ermöglicht die umfassende Kontrolle und Transparenz über den Rechnungsworkflow. So kann auf alle Rechnungen und Gutschriften mit vollständiger Bearbeitungshistorie zugegriffen werden. Durch diese Effizienzsteigerung werden überflüssige Aufgaben eliminiert und die Fehleranzahl bei der Bearbeitung gesenkt. Aufgrund der zügigeren Verarbeitung können auch Skonti besser ausgeschöpft werden. Aus Management-Sicht ergeben sich zusätzliche Vorteile, etwa eine tagesaktuelle Sicht auf die Gesamtverbindlichkeiten sowie eine bessere Liquiditätsplanung und ein besseres Cashflow-Management. TIMETOACT hat automatisierte Rechnungseingangslösungen bereits bei zahlreichen Unternehmen erfolgreich implementiert — kurz nach der BusinessCom wurde es auf weitere Unternehmen der Kapsch-Gruppe ausgeweitet, etwa auf Kapsch TrafficCom und Kapsch Components.