Digitale Personalakten ermöglichen datenschutzkonforme und vollständige Verwaltung sensibler Daten

TIMETOACT ermöglicht die digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten für die Pfalzwerke. Referenz als PDF

Spätestens dann, wenn es im Büro keinen Platz mehr gibt, um Akten in Papierform aufzubewahren, muss dringend digitalisiert werden. Das war auch bei den Pfalzwerken der Fall, denen TIMETOACT nun eine digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten geschaffen hat. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden.

Ausgangssiutation:
  • ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten in Papierform
  • kein Platz mehr für Aufbewahrung der Akten
Lösung:
  • Einsatz des IBM Content Managers und IBM Content Navigators zur digitalen Verwaltung und Bearbeitung von Personalakten
Lösung/Mehrwert:
  • Mobiles Arbeiten und Zugriff von überall aus ist nun möglich
  • sichere und digitale Verwaltung sensibler Personaldaten
  • Software ist optimal auf die Anforderungen der Pfalzwerke angepasst

Eine proaktive Beratung ist mir grundsätzlich sehr wichtig, vor allem in einem Projekt, das sehr technisch geprägt war. Und ich kann sagen: Ich habe mich von den Expert*innen der TIMETOACT jederzeit sehr gut beraten gefühlt.

Sebastian NeckExperte IT-Koordination HR Pfalzwerke

Kein Platz mehr für Aktenablage – eine digitale Lösung ist gefragt

Die digitale Verfügbarkeit unternehmensbezogener Daten erleichtert und beschleunigt maßgeblich die alltägliche Arbeit. So sehr die Vorteile digitaler Daten überwiegen, umso erstaunlicher ist es, dass viele Unternehmen ihre Akten nach wie vor vorwiegend in Papierform vorliegen haben.

Dies galt auch für die Personalakten der Pfalzwerke, einem führender Stromanbieter für die Pfalz und im Saarpfalz-Kreis. Diese umfassten ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumente – und täglich kommen mehr dazu. Aufgrund eines Umzugs in ein neues Firmengebäude sollten diese Akten nun digitalisiert werden, da für sie vor Ort kein Platz mehr zur Verfügung stand.

  • Die Kernanforderung im Projekt bestand darin, die Papierakten mit der bestehenden Softwarelösung zu digitalisieren, die bereits beim Stromanbieter im Einsatz ist. Da der Umzug kurz bevorstand, sollte das Projekt schnellstmöglich umgesetzt werden.

TIMETOACT passt das Interface der Bestandssoftware auf die Anforderungen an

Zur Umsetzung der Kernanforderung wurde ein Projektteam aus Mitarbeitenden der Pfalzwerke, einem externen Scandienstleister und ECM-Expert*innen der TIMETOACT gebildet. Gemeinsam wurde in einem ersten Schritt eruiert, welche detaillierten Anforderungen die Lösung erfüllen sollten:

  • Passendes Berechtigungskonzeptes:
    Über ein definiertes Berechtigungsmanagement sollen Mitarbeitende nur freigegebenen Personalakten aufrufen können. Diese Berechtigungen sollen sich bei Veränderungen der Position automatisch anpassen.

  • Schnelle Auffindbarkeit der Dokumente:
    Über Metadatenübernahme in allen Personalakten sollen gesuchte Informationen über Schlagworte schnell aufrufbar sein.

  • Benutzerfreundliche Nutzeroberfläche:
    Die Software soll nur die Funktionen ermöglichen, die der Kunde braucht. Zu viele Funktionen machen die Bedienung schnell unübersichtlich.

Sind mehrere Parteien im Spiel, muss ein Zahnrad ins andere greifen. Das hat exzellent funktioniert

Sebastian NeckExperte IT Koordination HR Pfalzwerke

Beispielhafte Oberfläche des IBM Content Managers

Wie von den Pfalzwerken gewünscht, konnte zur Umsetzung der Anforderungen auf den IBM Content Manager zurückgegriffen werden, der bisher rudimentär als SAP-Archivierungssystem genutzt wurde. Aufgrund der hohen Komplexität dieses Systems und da ein klassisches Frontend fehlte, implementierte TIMETOACT den IBM Content Navigator, der das User Interface des Content Managers darstellt. Er ist ein benutzerfreundlicher Content-Management-Client zur Suche nach Doku-menten, Hinzufügen von Akten und Bearbeiten von Informationen. Der große Vorteil des IBM Content Navigators ist, dass Notizen direkt in der digitalen Akte hinterlegt werden können, was datenschutzbedenkliches Verschicken von Personaldaten per Mail verhindert.

Der IBM Content Navigator ist ein tolles Interface, um genau die Funktionen für die digitale Aktenverwaltung bereit zu stellen, die der Kunde braucht

Frank TrilaTeam Lead Enterprise Content ManagementTIMETOACT

Nach der Anforderungsaufnahme wurden die gesamten Personalakten durch den Scandienst-leisters eingescannt, verschlagwortet (Metadaten) und als PDF zur Verfügung gestellt. Fehlerhafte Metadaten, die beim Scanvorgang entstanden sind, konnten durch die Expert*innen der TIMETOACT beim Import in den IBM Content Manager abgefangen und korrigiert werden. Zudem wurde die IBM Software durch die ECM-Expert*innen mithilfe eines „TIMETOACT Personalakten Plugins“ so angepasst, dass die Anforderungen optimal bedient werden können.

Customized IBM Content Manager

Dazu zählen:

  • Anpassung des Layouts für ein einfaches User Interface
  • Optimale Abbildung der Personalaktenstruktur
  • Anreicherung der Akten um zusätzliche Metadaten aus einer SQL-Datenbank
  • Verwendung der Metadaten für die Suche/Filter
  • Möglichkeit zur Pflege von Auswahllisten
  • Anlage von neuen Akten auf Basis eines Templates
  • Stammdatenänderung für alle Dokumente in einer Akte
  • Dynamische Rechteanpassung durch Änderung des Mitarbeitertyps
  • Automatische Anpassung der Metadaten je nach Ablageordner

Mobiles Arbeiten und digitale Aktenverwaltung ist gewährleistet

Pünktlich zum Umzug der Pfalzwerke in das neue Bürogebäude wurde die Digitalisierung aller Personalakten abgeschlossen. Alle ca. 20 Mit-arbeitende aus der Personalverwaltung können nun online auf die Akten zugreifen und diese verwalten, bearbeiten und ergänzen. Die Papierakten sind nun ausgelagert und werden nicht mehr genutzt.

Großes Lob an die TIMETOACT. Das Projekt war geprägt von einem kontinuierlichen Austausch. Auf auftretende Herausforderungen konnten wir jederzeit schnell reagieren und das Team um Frank Trila hat agil und schnell Lösungen gefunden.

Sebastian NeckExperte IT-Koordination HRPfalzwerke

TIMETOACT setzt derzeit noch einen automatisierten Löschworkflow um. Dieser betrifft einerseits die automatische Lösung von datenschutzrechtlich betroffenen Akten, andererseits die manuelle Löschung von Personalakten über ein Vier-Augen-Prinzip. Letzteres bedeutet, dass Akten, die sich bereits in einem Lösch- oder Verschiebungsvorgang befinden, entsprechend gekennzeichnet sind, um zu verhindern, dass sich Vorgänge gegenseitig überschreiben.

Die Pfalzwerke sind als führender Stromanbieter in der Pfalz und im Saarpfalz-Kreis bekannt. Inzwischen sind sie jedoch weit mehr als das: Sie haben uns zu einem markt- und kunden­orientierten Multi-Utility-Anbieter entwickelt, der sich mit innovativen Angeboten für die Region engagiert und ihre Zukunft gestaltet.

Sprechen Sie mich gerne an!

Frank Trila
Teamleiter Enterprise Content Management TIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt
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Laut der FinOps Foundation handelt es sich bei FinOps um eine Disziplin des Cloud Kostenmanagements und eine kulturelle Praxis, um maximalen Nutzen aus den anfallenden Cloud-Kosten zu ziehen – unter Kombination von Finanz-, Tech- und Businessexperten.

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Mit der Automatisierungslösung für Netzanschlussprozesse von X-INTEGRATE lässt sich nicht nur ein hoher Grad an Automatisierung für interne Prozesse erzielen. Er sorgt sich mit einer intuitiven und individuell gestaltbaren Bedienoberfläche zudem für eine transparente Übersicht aller Prozesse.

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Pimcore ist eine frei nutzbare Open-Source-Software-Plattform und wird bereits in vielen Unternehmensfeldern effektiv eingesetzt. Mit Pimcore sind Ihre klassischen Probleme im Unternehmensalltag mit Portalen und Webseiten einfach gelöst, da wir die Plattform auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen zuschneiden.

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Enterprise Service Management

Unsere Enterprise Service Management Solution bietet Ihnen eine Möglichkeit das Service Management über ein einfach bedienbares Service Portal für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Sie können in diesem Portal Ihre Prozesse nach definierten Verfahren abbilden und an weitere Systeme anbinden. Zusätzlich entlasten Sie die Prozessbeteiligten durch Automatisierung.

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Vollautomatisierung des Kreditantragsprozesses

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Interaktives Onlineportal identifiziert passende Mitarbeiter

TIMETOACT digitalisiert für KI.TEST mehrere Testverfahren zur Bestimmung der beruflichen Intelligenz und Persönlichkeit.

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Automatisierte Eingangrechnungsverarbeitung mit JobRouter®

Schnelle Durchlaufzeiten und Ersparnisse im fünfstelligen Bereich durch automatisierten Rechnungsfreigabeprozess in der Buchhaltung bei der ISS.

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Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes, der alle Anforderungen moderner Zusammenarbeit berücksichtigt und die technologischen Möglichkeiten ausschöpft: Zentrale, rollenbasierte Informationsbereitstellung und einheitliche Navigation auf allen Geräten, übergreifende Suchfunktionen und Collaboration.

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Leistung

Digitale Transformation bei Versicherungen meistern

Versicherer haben daher bereits die Chancen und Notwendigkeiten der Digitalisierung größtenteils erkannt. Trotzdem ist noch viel zu tun, denn Digitalisierung funktioniert nicht von einem Tag auf den anderen – besonders bei Versicherungen, bei denen es viele altmodische und langsame Prozesse gibt.

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Beratung rund um Mendix

Entwickeln Sie Ihre Lösungen schnell und selbstständig mit dem führenden Technologiehersteller in Low-Code. Nutzen Sie das Toolkit von Mendix und modellieren Sie Ihre Applikationen mit visuellen Elementen.

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HOCHBAHN Managed Services

Eine performante und transparente IT bildet die Basis dazu, schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können. Die IT-Spezialisten der TIMETOACT GROUP übernehmen die Managed Services für die gesamte IBM WebSphere Plattform der Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN).

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Close up of a business man working on a laptop, typing with his hands for work in office environment home office
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Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2

Von KI über IoT bis hin zu Intelligent Workplace: Welche Technologien und Herausforderungen warten 2024 auf Unternehmen? Wir haben gefragt, unsere Expert:innen haben geantwortet. Lesen Sie Teil 2 unserer IT-Trendvorschau!

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Galexis – Optimalen Service durch Umstieg auf SAP

Erfahren Sie, wie Patienten trotz Austausch unternehmenskritischer Kernsysteme durchgängig optimalen Service erfahren.

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Atlassian Logo
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Bamboo, Bitbucket, Sourcetree

Continuous Integration und eine Continuous Delivery Pipeline mit Bamboo, Bitbucket und Sourcetree. Wir können Sie mit unserer jahrelangen Erfahrung als Anwender sowie als Solution Partner von Atlassian Produkten in vielen Bereichen helfen.

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Headerbild zu Incident Kommunikation Management
Technologie

Incident Kommunikationsmanagement

Statuspage ermöglicht, den Status einzelner systemrelevanter Komponenten im Überblick zu behalten sowie eine Historie vergangener Incidents. Unsere selbstgeschaffene Lösung ermöglicht Ihnen zudem, verschiedene Monitoring Tools anzuschließen und diese in bestimmten Zyklen abzufragen. Der Komponentenausfall erzeugt automatisch eine E-Mail an Ihr Ticketsystem.

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Mockup von Software KI.BIT auf Laptop Handy
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KI.M: Skalierbare Assessment Center in der Microsoft Azure

Das Kölner Institut für Managementberatung (KI.M) machte sich gemeinsam mit seiner Digitaltochter (KI.BIT) und novaCapta als Partner auf den Weg in die Digitalisierung Ihrer Assessment Center. Neben der Realisierung einer interaktiven Plattform (KI.PAT) begleiteten wir das KI.M beim Umzug der Lösung in die Cloud.

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STIHL: von SharePoint 2013 in die Cloud

Mit dem Wunsch auf SharePoint Online umzusteigen und den Weg in die Cloud zu gehen, kam STIHL auf die novaCapta zu. Als kompetenter Partner war novaCapta dem Unternehmen schon aus vorherigen Projekten bekannt und daher erste Wahl für dieses Projekt.

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Webcast

Atlassian Roundtable: Level Up your Service Management!

In unserem Roundtable haben wir dieses Mal Speaker von yasson dabei: Gemeinsam wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie Microsoft O365 in Ihr Service Management integrieren und es so auf das nächste Level bringen. Microsoft 365 for Jira erlaubt Ihnen die verschiedensten Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und viele weitere Anwendungen in Jira Software und Jira Service Management nahtlos zu integrieren.

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Headerbild zu IBM Cloud Pak for Data Accelerator
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IBM Cloud Pak for Data Accelerator

Zum schnellen Einstieg in bestimmte Use Cases, konkret für bestimmte Geschäftsbereiche oder Branchen, bietet IBM auf Basis der Lösung „Cloud Pak for Data“ sogenannte Akzeleratoren, die als Vorlage für die Projektentwicklung dienen, und dadurch die Umsetzung dieser Use Cases deutlich beschleunigen können. Die Plattform selbst bringt alle notwendigen Funktionen für alle Arten von Analyticsprojekten mit, die Akzeleratoren den entsprechenden Inhalt.

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Microsoft Azure-Ressourcen automatisch skalieren

Im Blog stellen wir Ihnen Autoscale in Azure vor und zeigen, warum es sich lohnt, diese mit der automatischen Skalierung mit IBM Turbonomics zu kombinieren.

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Mit Turbonomic IT-Kosten sparen
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So einfach sparen Sie mit IBM Turbonomic IT-Kosten!

Freuen Sie sich mit uns auf eine sechsteilige Blogserie zum Thema Infrastruktur-Optimierung mit IBM Turbonomic. Im ersten Teil klären wir Fragen und Mehrwert von Turbonomic.

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Panoramaaufnahme der WENKO Hauptzentrale
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WENKO: Auftragsvorgänge effizient mit Power Apps managen

Durch den Einsatz von Power Platform hat WENKO seinen Außendienstvertrieb revolutioniert und die umständliche Überführung von den bisher schriftlichen Bestellungen digitalisiert. Aufträge werden jetzt einfach in der Low-Code/No-Code Scan-App erstellt und direkt an SAP übertragen.

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Mendix Testautomation

Qualität beginnt bereits in der Anforderungsaufnahme und geht weiter beim Testen während der Entwicklungsphase. Fehler, die man erst in der Testphase findet, sind deutlich teurer und aufwändiger (langsamer) zu beheben. Unsere Testautomationen lassen es gar nicht erst soweit kommen.

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Hauptzentrale der Chemgineering Group
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Chemgineering: Geräte- und Kontenverwaltung in der Cloud

Mit einem State-of-the-Art Mobile Device Management mit Microsoft Intune und einem automatisierten Mitarbeitenden-Onboarding auf Basis der Power Platform profitiert Chemgineering nicht nur von effizienteren und schlankeren Prozessen, sondern auch von einer Kostenersparnis und Entlastung der IT.

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Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle
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Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»

Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.

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Elektronik Großhändler – Customer Centricity-Strategie

Unser Kunde hat sich zum Ziel gesetzt, seinen gesamten Bestellablauf zu digitalisieren, ohne dabei die Nähe und den Fokus auf seine Kunden zu verlieren.

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Einheitliche Plattform für die E-Mobilität

Einheitliche Plattform für die E-Mobilität mit OCPI-Backend: Wenn Fahren mit dem Electronic Vehicle in der Praxis einfach funktionieren soll, müssen die technischen Prozesse im Hintergrund gut miteinander verzahnt werden.

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Neschen – Beratung, Kreation und Umsetzung

In Zusammenarbeit mit Verantwortlichen von Marketing, IT, Vertrieb und Geschäftsleitung wurden in zahlreichen Workshops Handlungsempfehlungen und Anforderungskriterien für den Aufbau einer digitale Kundeninteraktionsplattform erarbeitet.

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TRILUX – Mit einem Service Innovation THINK TANK begeistern

Unser Kunde TRILUX befasst sich ausführlich mit dem Thema Servitization. Im Zuge dessen wurde ein zweitägiger Innovations-Workshop geplant, bei dem es darum ging, branchenunabhängig neue Ideen für Services zu entwickeln.

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GLOBE UNION – LENZ

Mit dem synaigy “Führerschein-Modell” konnte das Kernteam sofort im System arbeiten.

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Metalloberfläche in Nahaufnahme
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Aurubis: Automatisierte und sichere Administration

Aurubis setzt zusammen mit novaCapta auf ScriptRunner, um die Administration im M365-Umfeld zu standardisieren und so Routineaufgaben zu automatisieren.

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Bürogebäude der Gebäudeversicherung Bern (GVB)
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GVB: Automatisierte Prozesse für Kunden und Mitarbeitende

Verträge online abschliessen, Offerten versenden und die Bestellung von Policen – all das sind bei der Gebäudeversicherung Bern inzwischen automatisierte Prozesse. Realisiert wurde das Vorhaben mit Power Automate und Power Apps der Microsoft Power Platform.

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Intelligent Document Processing für Versicherungen

Versicherungsunternehmen leben davon, Menschen ein Versprechen zu geben – und dieses Versprechen ist Sicherheit. Entscheidend für den Erfolg sind nicht nur die Beherrschung neuer Technologien und neue Formen der Kollaboration, sondern vor allem auch ein Wandel in der Unternehmenskultur.

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Fünf Mitarbeitende stehen um einen Stehtisch und schauen auf ein Tablet
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RMB Group: Valo-Intranet als moderne Kommunikationsplattform

Die RMB Group entschied sich dazu ein Intranet im Unternehmen zu etablieren, das künftig für die Mitarbeitenden als zentrale Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit dienen soll. Das neue Intranet auf Basis der innovativen Valo-Baukastenlösung soll die Basis sein für den weiteren Weg zu einem modernen digitalen Arbeitsplatz.

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Foto des Gebäudes der Schwäbisch Hall vor blauem Himmel
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Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365

Mit der Einführung der wesentlichen Bausteine von M365 kann Schwäbisch Hall heute umfassend von den vielfältigen technologischen Möglichkeiten profitieren und hat damit den Grundstein auf ihrem Weg zu einer modernen digitalen Arbeitswelt gelegt.

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LKW fahren über Brücke in den Alpen
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

Die schweizer Gleisbaufirma Bahninfra AG entschied sich für den Einsatz der Microsoft Power Apps, um ihre Arbeitsschritte digital abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit Unterstützung der novaCapta sind die Apps passgenau auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden der Bahninfra abgestimmt und bilden die jeweiligen Prozessketten genau ab.

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Foto des Bürogebäudes der Union Investment
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Union Investment: Integrierte Governance in M365

Union Investment entscheidet sich für M365, Microsoft Teams und SharePoint Online auf Azure – der fortschrittlichsten Cloud-Bereitstellungsplattform für den geschäftlichen Einsatz. Für eine klare Governance und nutzerorientierte Self-Service-Funktionen sorgt novaWorxx.

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OVHcloud – wir wechseln zur OVHcloud

Sicherheit, Nachhaltigkeit und Fortschritt machen die Lösung für uns zum Matchwinner.

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TIMETOACT GROUP erwirbt Atlassian Partner catworkx

Die Akquisition steht dabei ganz im Zeichen des Ausbaus des Beratungsportfolios der TIMETOACT GROUP zum führenden Atlassian Partner im deutschsprachigen Raum. Die bereits seit einiger Zeit bestehende Partnerschaft der beiden Unternehmensgruppen wird nun unter dem Dach der TIMETOACT GROUP zusammengeführt und ausgebaut.

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Moderne E-Mail-Archivierung für sichere Compliance

TIMETOACT GROUP unterstützte die Lebensversicherung von 1871 a.G. München bei der Konfiguration, Installation und Inbetriebnahme eines neuen E-Mail-Archivs mit IBM Content Collector und IBM Content Manager.

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X-INTEGRATE Managed Services für die Hamburger Hochbahn

X-INTEGRATE liefert mit maßgeschneiderten Managed Service Leistungen auf Basis von IBM WebSphere Lösungen ein für die Anforderungen des Kunden Hamburger HOCHBAHN ein optimales Konzept.

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Enterprise Content Management (ECM) Beratung

Mit unserer Enterprise Content Management (ECM) Beratung helfen wir, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abzulegen, zu archivieren und zu verwalten.

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Automatisierter Bedarfsanforderungsprozess mit IBM BAW

Mit IBM BAW, einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung eines internationalen Unternehmens der Automobilbranche transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung.

TIMETOACT
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Zentrales Capacity Management bei Sunrise

Wissen, was kommt: TIMETOACT vereinfacht und zentralisiert das Netzwerk-Kapazitätsmanagement von Sunrise.

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Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

Digitale Lösungen helfen dabei, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und somit insgesamt einen besseren Service zu bieten. Die e-regio GmbH & Co. KG, regionaler Energiedienstleister aus Euskirchen, lässt sich dabei umfänglich von der TIMETOACT GROUP als Partner für die Digitalisierung beraten, sowohl technisch wie fachlich.