novaCapta unterstützt ARCONDIS dabei, das interne Berichtswesen schnell und fehlerfrei zu steuern – mit den Microsoft 365-Technologien Power Automate (ehemals Flow) und Azure Functions.
ARCONDIS steuert interne Berichte schnell und fehlerfrei
Herausforderung
- Langsamer und fehleranfälliger Berichtsworkflow
- Fehlerhaftes automatisches Setzen von Berechtigungen auf die Dokumente
- Lösungsentwicklung nur möglich unter Einbeziehung des Drittprodukts Qlik NPrinting
Lösung
- Ablösung des SharePoint Designer-Workflows durch die modernen M365-Technologien Power Automate und Azure Functions
- Automatisches Auslesen und Einfügen der Metadaten, Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts
- Enge und erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Qlik NPrinting
Mehrwert
- Schnelle und fehlerfreie Lösung für das Berichtswesen in einem weltweit tätigen Unternehmen
- Zeit- und Kostenersparnis bei den internen Abläufen
- Zukunftsfähige „Serverless Code“-Lösung, die auch auf andere Prozesse des Operational Reporting adaptiert werden kann
Die novaCapta hat das Projekt sehr gut umgesetzt und hat uns eine ausbaufähige Reporting-Lösung für weitere Anwendungsfälle geliefert.
Michèle Kayser
Senior Sachbearbeiterin Finance & Controlling
ARCONDIS AG, Basel
Smarte Automatisierung für Berichte
Heute ist Deadline für die Kostenstellenberichte, die von allen Abteilungen mit Budgetverantwortung monatlich erzeugt und im SharePoint abgespeichert werden. Alle blicken gespannt auf die SharePoint-Bibliothek, in der sämtliche Berichte mit den zugehörigen Metadaten automatisch abgelegt werden. Und tatsächlich – grosse Freude bei allen Beteiligten: Die Kostenstellenberichte sind vollständig, die zugehörigen Metadaten sind korrekt eingetragen und auch die Berechtigungen sind richtig gesetzt. So hat sich Michèle Kayser, Projektleiterin für das Update des Berichts-Workflows, das Ergebnis gewünscht.
„Seit die novaCapta unseren Kostenstellen-Workflow mit Power Automate und Azure Functions neu aufgesetzt hat, läuft der Prozess schnell und fehlerfrei.“
Berechtigungen automatisiert setzen
Berichte sind in vielen Unternehmen Standard-Prozesse der täglichen Arbeit. Kostenstellenberichte sorgen für einen einheitlichen Informationsstand bei Budgetverantwortlichen, Geschäftsführung und Controlling. Auch die ARCONDIS Unternehmensberatung in Basel organisiert Teile der Arbeit ihrer Mitarbeiter mit regelmäßigen Berichten. Die Mitarbeiter arbeiten dabei im ersten Schritt zur Berichtserstellung mit dem Drittprodukt Qlik NPrinting. Nach Erstellung werden die Berichte final in eine SharePoint-Bibliothek hochgeladen. Dabei wird ein Dateiname erzeugt, der entsprechend der unternehmensweiten Namenskonvention Informationen zum Team, zur Abteilung und zur Kostenstelle enthält. Dieser Dateinamen wird von dem Workflow analysiert und die daraus extrahierten Informationen werden als Metadaten abgelegt. Daraus werden auch die Berechtigungen abgeleitet. In der Vergangenheit wurde dieser Prozess über einen SharePoint Designer-Workflow gesteuert – leider sehr langsam und fehleranfällig. ARCONDIS sah hier dringenden Handlungsbedarf und beauftragte die novaCapta in einem Pilotprojekt mit der Umsetzung eines schnellen und funktionierenden Prozesses.
Perfektes Zusammenspiel von Power Automate & Azure
Die Experten der novaCapta setzten bei der Lösung nicht auf Nintex oder K2, typische Drittprodukte im Workflow-Umfeld, sondern auf das Technologie-Stack von Microsoft 365: Der Prozess wurde mit Power Automate und Azure Functions realisiert. Schon bei der Konzeption des Workflows achteten Raphael Stäheli, Projektleiter der novaCapta, und sein Team auf die Möglichkeit, die Funktion des Workflows schnell und einfach adaptieren zu können. Damit kann die Lösung für alle Bereiche des Operational Reporting der ARCONDIS eingesetzt werden.
„Wir wussten aus der Historie, dass insbesondere das automatisierte Setzen der korrekten Berechtigungen auf die Berichtsdokumente eine Herausforderung ist“, berichtet Michèle Kayser von ARCONDIS. „Aber das Expertenteam der novaCapta hat diese Herausforderung bestens gemeistert.“
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
ARCONDIS
ARCONDIS ist die grösste, exklusiv auf die Life Sciences-Industrie spezialisierte Unternehmensberatung in der Schweiz, Deutschland & Österreich. Über 90 Consultants unterstützen mehr als 150 Kunden bei Compliance, Business Process Transformation, IT und Informationsmanagement weltweit.
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