Mit Power in die Automatisierung von Produktdaten

Mit Power Apps und Power Automate vom manuellen Excel-Prozess zum automatisierten Geschäftsprozess.

Viele Daten, viele Abteilungen und eine Excel-Tabelle. Diese Kombination hatte sich anfangs bewährt, wurde aber zunehmend unübersichtlich und fehleranfällig. Zur Pflege der Stammdaten einzelner Artikel bedurfte HOCHDORF daher zukünftig eine professionelle Lösung. „Jedes neue Produkt wurde in einem neuen Excel-Formular erfasst und weitere Details von unterschiedlichsten Abteilungen ergänzt. Eine Übersicht der Artikeleröffnungen und deren Status war lediglich sehr begrenzt über die Folder-Struktur möglich. Dadurch war der bisherige Prozess sehr intransparent und komplex.“, erklärt Manuela Wallimann, Master Data Manager bei HOCHDORF, die Ausgangssituation. Zusätzlich führte HOCHDORF parallel mehrere neue Systeme ein. Die neue Lösung musste also den Prozess der Stammdatenpflege digitalisieren, den komplexen Workflow einbeziehen und sich in die neue Gesamtlösung gut einfügen – eine automatisierte Übermittlung der Daten in verschiedene Systeme wurde benötigt.

Aufgrund der komplexen Datenlage musste auch eine daten-getriebene Lösung her. Um dem Anspruch „Data first“ gerecht zu werden, empfahl novaCapta eine Model-driven App, die deutlich mehr Entwicklungs- und Anpassungsmöglichkeiten bietet als andere Anwendungen. Die App wurde auf Basis der Low-Code/No-Code Plattform von Microsoft erstellt und ermöglicht eine nahtlose Einbindung in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens.

Die Model-driven Power App vereinfacht den bislang komplizierten und fehleranfälligen Prozessablauf, in dem nun einzelne Prozessschritte sowohl sequenziell als auch parallel ablaufen können. Die unterschiedlichen Abteilungsmitarbeiter*innen werden in der App ganz einfach durch den für sie relevanten Prozessschritt geführt.

Für eine höhere Usability und Übersichtlichkeit wurde die Model-driven Power App mit einer Canvas App kombiniert. Die gesamten Workflows werden durch Power Automate umgesetzt. Die Kombination der Lösung ermöglicht so die Digitalisierung und gleichzeitige Automatisierung des Prozesses.

Nachdem der Prozess der Stammdaten für einen Artikel angestoßen wird, verfolgt die Applikation je nach Produkttyp und Geschäftsfeld einen genau definierten Workflow und informiert per E-Mail die jeweilig zuständige Abteilung.

Die Push-Mail gibt eine erste Anleitung und kann eine Aufgabe, Checkliste oder eine Information zum Projektstatus beinhalten. Von der Mail werden die Adressaten direkt zur App weitergeleitet, sodass die benötigten Daten ohne Umwege ausgefüllt werden können. Für die Abteilungen ist dies von großem Mehrwert, denn ihnen werden nur die für sie relevanten Informationen und Felder angezeigt und Anweisungen für den jeweiligen Prozessschritt gegeben. Sobald der Prozessschritt abgeschlossen ist, kann die Abteilung durch eine einfache Bestätigung den nächsten Workflow anstoßen. Die App schickt dann automatisiert eine Benachrichtigung an die nächste Abteilung. So werden die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben geführt.

Der gesamte Prozess ist jederzeit durch den/die Administrator*in überprüf- und steuerbar. Eine Suchfunktion innerhalb der Power App unterstützt die schnelle Auffindbarkeit der bestehenden und abgeschlossenen Aufgaben.

Bisher sind bereits sechs verschiedene Artikeltypen und drei Geschäftsfelder in der Lösung integriert. Weitere Produkttypen können dank der einfachen Konfigurierbarkeit der App jederzeit ergänzt werden. So kann die Power App mit den Bedürfnissen von HOCHDORF mitwachsen.

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Die HOCHDORF-Gruppe gehört zu den Schweizer Marktleadern im Bereich Entwicklung, Herstellung und Vermarktung wertvoller Nahrungsmittel und Ingredienzen aus dem natürlichen Rohstoff Milch. Seit 1895 steht sie für gesunde Ernährung und leistet damit einen Beitrag zu Gesundheit und Wohlbefinden von Babys bis hin zu Senioren. HOCHDORF Produkte werden weltweit in über 90 Ländern verkauft.

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