Brenntag: ein maßgeschneidertes Newsletter-Tool für eine vernetzte Welt

Mit einem flexiblen NL-Tool auf Basis von Power Apps und SharePoint hat Brenntag die interne Kommunikation modernisiert: skalierbar, sicher und perfekt auf die Anforderungen eines internationalen Konzerns abgestimmt. Heute kommunizieren Editor:innen und Themenverantwortliche weltweit, gezielt, effizient und markenkonform.

Einfache Integration in die bestehende Microsoft-Infrastruktur

Unterschiedliche kommunikative Anforderungen und Gewohnheiten in den Unternehmensbereichen und Regionen

Hohe Anforderungen an IT-Sicherheit und Compliance im globalen Konzernumfeld

Nutzung bestehender Standardlizenzen zur Kostenoptimierung

Entwicklung eines unternehmensweiten Newsletter-Tools auf Basis der Power Platform

Enge Verzahnung mit dem bestehenden SharePoint-Intranet zur automatisierten Übernahme redaktioneller Inhalte

Modularer Aufbau im Baukastensystem (Textblöcke, Links, News-Einspielung, etc.) für maximale Flexibilität

Implementierung eines Genehmigungsworkflows zur Sicherstellung von Qualität und Konsistenz

Konzernweit einheitliches Erscheinungsbild der Newsletter durch zentral entwickelte Templates

Zentrale Steuerung und Monitoring zur Sicherstellung konsistenter interner Markenkommunikation

Hohe Akzeptanz durch intuitive Bedienung und flexible Anpassung an individuelle Anforderungen

Erfüllung hoher Sicherheitsanforderungen innerhalb der bestehenden IT-Systeme

Dezentrale und eigenständige Nutzung durch Redakteur:innen weltweit

Die interne Kommunikationslandschaft bei Brenntag war stark fragmentiert: unterschiedliche Intranet-Lösungen, uneinheitliche Layouts, veraltete Technik und eingeschränkte Nutzerfreundlichkeit führten dazu, dass die vorhandenen Tools kaum genutzt wurden. Die Informationsflüsse waren so schwer kontrollierbar – besonders in einem global agierenden Konzern mit über 18.000 Mitarbeitenden weltweit.

Mit dem Ziel, die interne Kommunikation effizienter, moderner und sicherheitskonform zu gestalten sowie die Reichweite für relevante Unternehmensnachrichten zu erhöhen, entschied sich Brenntag für eine Zusammenarbeit mit novaCapta – zunächst für die Neugestaltung des Intranets auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint, später für den Aufbau eines eigenen Newsletter-Tools (NL-Tool).

Dieses erste Tool ermöglichte es, bestehende News aus dem Intranet zusammenzustellen und als HTML-Newsletter gezielt an Zielgruppen innerhalb des Unternehmens zu versenden – eine pragmatische Lösung, die zur damaligen Kommunikationsstrategie, die Mitarbeitenden direkt mit den Nachrichten zu erreichen, gut passte.

Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten: Die Nutzung stieg stark an, immer mehr Abteilungen und Themenverantwortliche wollten mit dem Tool arbeiten. Doch mit wachsender Nutzung stiegen auch die Anforderungen – mehr Flexibilität, mehr Möglichkeiten, mehr Sicherheit, mehr Planungs- und Abstimmungsbedarf.

Auf Basis der ersten Lösung entwickelten novaCapta und Brenntag gemeinsam eine Next Generation des NL-Tools – ein flexibles Baukastensystem, das sich an den vielfältigen Bedürfnissen orientiert. Verschiedene Komponenten wie Textblöcke, Linkboxen oder dynamisch eingespielte News lassen sich nun individuell kombinieren. Das Tool wurde dabei komplett innerhalb der vorhandenen Microsoft-Infrastruktur umgesetzt – mit Power Apps und Power Automate und entspricht gleichzeitig den hohen IT-Sicherheitsvorgaben von Brenntag.

Eine zentrale Herausforderung: In einem globalen Unternehmen wie Brenntag lassen sich Kommunikationsprozesse nicht ausschließlich zentral steuern oder kontrollieren – zu vielseitig sind die Inhalte und zu unterschiedlich sind die Kommunikationsanforderungen in den Unternehmensbereichen und Regionen. In einigen Projekten bedarf es einer lokal gesteuerten und spezifizierten Kommunikation; in anderen Bereichen wird eine zentral gesteuerte, globale Ausspielung verfolgt.

Die neue Lösung ermöglicht beides: eine maßgeschneiderte, bei Bedarf dezentrale Kommunikation innerhalb eines zentral gesteuerten, sicheren Systems, das alle Bedarfe gleichermaßen berücksichtigt. Ein Freigabeprozess sorgt dabei für Qualität und Kohärenz in der internen Kommunikation – ganz ohne „Gießkannenprinzip“, aber mit stringenter Markenbotschaft. 

Über 200 Editor:innen und Themenverantwortliche nutzen das neue Tool bereits aktiv, die Newsletter erreichen dabei große Empfängergruppen von mehreren tausend Personen – Tendenz steigend. Intern durchgeführte Schulungen, klare Nutzungsrichtlinien und Kriterien sowie redaktionelle Unterstützung fördern die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden und helfen ihnen, innerhalb des klar definierten Kommunikationsrahmens eigenverantwortlich zu agieren. Die Lösung ermöglicht zielgerichtete, relevante Inhalte mit klaren Botschaften, in einem modernen und passenden Format an den richtigen Verteiler zu kommunizieren.

Die Eigenentwicklung von Brenntag auf Basis der Power Platform zeigt, wie sich moderne Technologie mit hoher Anpassungsfähigkeit und IT-Sicherheit kombinieren lässt. Für die interne Kommunikation bedeutet das: Mehr Effizienz, mehr Relevanz, mehr Reichweite. Und für Brenntag ein wichtiger Schritt, um Informationsflüsse global zu strukturieren, Editor:innen und Themenverantwortliche zu befähigen und Kommunikation professionell zu gestalten und zu steuern – ohne den Überblick zu verlieren.

Das neue NL-Tool ist inzwischen weit mehr als ein einfaches Newsletter-System: Es ist ein verlässliches, effizientes, strategisches Kommunikationsinstrument, das kontinuierlich wächst und sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert und eine wichtigen Beitrag in der Umsetzung einer transparenten, modernen und zielgruppenorientierten internen Konzernkommunikation leistet.

Download Case Study Brenntag als PDF (DE)

Download Case Study Brenntag als PDF (EN)