Trüb für Grün: Optimierter Arbeitsalltag mit Teams & Power Apps

Trüb für Grün hat mit der Einführung von Microsoft Teams nicht nur eine zentrale Kommunikationsplattform geschafften, sondern auch die Basis gelegt für die Erstellung von effizienten Power Apps.

Die interne Kommunikation fand bisher vorrangig physisch im Büro statt, Abstimmungen mit Kolleg:innen auf der Baustelle per Telefon

Wichtige Unternehmensprozesse wie die Meldung von Reparaturen oder Abwesenheiten wurden analog über händisch ausgefüllte Zettel abgewickelt und nahmen dadurch viel Zeit und Ressourcen in Anspruch

Einführung von Microsoft Teams als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform

Entwicklung von zwei Canvas Apps für die Erstellung und Genehmigung von Reparaturen und Absenzen – dank mobiler Nutzung direkt von der Baustelle aus möglich

Automatisierungen durch die Erstellung von Abwesenheiten im Teams Outlook-Kalender sowie die Generierung eines PDF auf Basis von Unfallberichten

Bessere, schnellere und einfachere Kommunikation und Informationsweitergabe inkl. der Überwindung potentieller sprachlicher Barrieren

Die Digitalisierung von Routineprozessen entlastet die Mitarbeitenden und sorgt für mehr Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag

Die Trüb für Grün AG hatte sich zum Ziel gesetzt, einerseits die interne Kommunikation zu optimieren und andererseits bestimmte wiederkehrende Prozesse wie z.B. die Reparatur von beschädigten Maschinen oder die Meldung von Abwesenheiten zu digitalisieren. Diese liefen bisher noch analog über physische Meetings oder händisch ausgefüllte Zettel an einem Board im Büro ab. Bei der Suche nach dem passenden Partner war es den Verantwortlichen wichtig, auf eine Plattform zu setzen, statt zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen – mit ihrem Microsoft Fokus konnte die novaCapta daher überzeugen.           

Zunächst wurde Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform eingeführt: Über einen allgemeinen Kanal kann die die Geschäftsleitung wie in einem Intranet wichtige Informationen transparent mit allen Mitarbeitenden teilen, egal ob diese im Büro oder auf der Baustelle sind; zudem können Kolleginnen auch untereinander schnell und einfach kommunizieren. Einen besonderen Mehrwert stellt für Lino Trüb, Leiter Beratung & Gestaltung bei der Trüb für Grün AG, die effiziente Bereitstellung von Schulungsvideos dar: "Wenn wir neue Produkte oder Maschinen einführen, ist es wichtig, alle Mitarbeitenden zu informieren und in der sicheren Bedienung zu schulen. Videos und Bilder eignen sich hier viel besser als lange Textdokumente, vor allem auch hinsichtlich sprachlicher Barrieren – und durch die Übersetzungsfunktion in Microsoft Stream können wir problemlos alle Kolleg:innen erreichen".

Microsoft Teams dient jedoch nicht nur als Kommunikationsplattform, sondern bildet zudem die Grundlage für die weitere Prozessdigitalisierung: Um Routineprozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren und den Mitarbeitenden dadurch mehr Zeit für strategisch relevante Aufgaben zu geben, hat die novaCapta zwei Canvas Apps mit Power Apps erstellt – beide laufen über Standardlizenzen und nutzen SharePoint als Basis.

1. Reparatur App: Über eine eigene App können die Mitarbeitenden Defekte an Maschinen direkt von der Baustelle aus melden – und zwar mobil über ihr Arbeitshandy oder Tablet (die App funktioniert sowohl für Android als auch iOS). Neben der Eingabe aller relevanten Informationen (Name der Maschine, Problem etc.) ist auch ein einfacher und schneller Fotoupload integriert, der sprachliche Barrieren bei der Beschreibung gekonnt überwindet. Die Benachrichtigung über eine notwendige Reparaturmeldung erfolgt nicht mehr wie früher über handschriftliche Zettel, sondern in einen angebundenen Teams Kanal an die entsprechenden Kolleg:innen, die den Reparaturstatus für alle einsehbar angeben können.
2. Absenz App: Über eine zweite Canvas App können die Mitarbeitenden ihre Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Militär oder auch Arzttermine melden und genehmigen lassen – stundenweise oder mit Angabe eines Zeitraums. Die Absenzen werden ausserdem automatisch in Teams-Outlook übertragen und als Abwesenheiten im Kalender gekennzeichnet, sodass alle Mitarbeitenden darüber informiert sind. Eine Besonderheit stellt die Meldung von Unfällen dar: Im Rahmen einer etwas umfangreicheren Maske werden hier alle relevanten Daten wie Beteiligte, Unfallort, Art der Schädigung oder das Vorliegen eines Polizeireports eingegeben; über ein freies Bemerkungsfeld können auch hier wieder Fotos hochgeladen werden. Diese Details werden dann in SharePoint synchronisiert und zudem als PDF generiert, das nach einer letzten manuellen Überarbeitung durch eine:n Mitarbeitende:n an die Schweizer Unfallversicherung (SUVA) gesendet werden kann.   

Neben einer einfachen und intuitiven Bedienbarkeit für die Mitarbeitenden profitieren auch die Vorgesetzten von einer klaren und transparenten Übersicht über alle Anträge im Bereich Reparaturen und Absenzen.

Nun gilt es für die Mitarbeitenden von Trüb für Grün erst einmal, die neuen Tools und Prozesse effizient in den täglichen Arbeitsworkflow zu integrieren und somit deren Vorteile voll auszuschöpfen. Microsoft Teams als Basis bietet aber diverse Möglichkeiten für die Zukunft, ob für weitere Apps oder die Ablage und Zusammenarbeit an Dokumenten inkl. einer entsprechenden Security und Governance – die Verantwortlichen haben bereits Ideen und sind offen für weitere Themen, die sich aus dem Arbeitsalltag ergeben.

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