Ecclesia Gruppe: Change Management als Treiber für moderne Kollaboration

Ablösung der On-Premises Datenablage zu M365 (OneDrive und SharePoint)

Verbindung von technischer Umstellung mit kulturellem und organisatorischem Change

Gruppenweites Projekt mit unterschiedlichen Unternehmenskulturen und Hierarchieebenen

Notwendigkeit, eine starke Führungskräfte-Koalition aufzubauen, die die Veränderungen versteht, unterstützt und vorlebt

Entwicklung einer klaren Change Story, die strategische Ziele und Mehrwerte der Umstellung vermittelt

Fokussierung der Change- und Adoption-Maßnahmen auf die Unternehmenskultur und Bedürfnisse der Gruppe

Unterstützung der Führungsebene mit zielgruppenspezifischen Formaten, z.B. Use-Case-Werkstätten, Führungskräfte-Workshops & Sprechstunden

Begleitung als Sparring-Partner, um Herausforderungen schnell aufzufangen und pragmatische Lösungen zu entwickeln

Etablierung einer neuen, vernetzten und kollaborativen Arbeitsweise in M365

Klare Governance: Rollen, Verantwortlichkeiten, Datenschutz- und Löschkonzept sowie verbindliche Leitplanken für Zusammenarbeit und Informationsablage

Transparenter und nachvollziehbarer Umgang mit Informationen und Dokumenten zur Vermeidung von Redundanzen

Einheitliche Prinzipien für Struktur, Auffindbarkeit und Nutzung von Inhalten über alle Speicherorte hinweg

Nachhaltige Change‑Strategie, die auch neue Mitarbeitende sowie künftige organisatorische und technologische Entwicklungen berücksichtigt

Die Ecclesia Gruppe mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden stand vor einer entscheidenden Weichenstellung: Der Umstieg auf moderne Datenspeicherung in der Microsoft Cloud mit OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams war bereits technisch vorbereitet. Da das Thema für die gesamte Organisation von hoher Relevanz war, wurde bewusst darauf verzichtet, die Verantwortung ausschließlich an einzelne Change Agents zu delegieren.

Stattdessen suchte das interne Projektteam nach einem Partner, der gezielt mit allen Führungskräften arbeitet, um eine breite Verankerung, aktive Mitgestaltung und nachhaltige Akzeptanz sicherzustellen.

So wurde die Führungskoalition befähigt, die Veränderung zu verstehen, zu kommunizieren und in ihren Teams zu verankern. Die Workshops fanden dabei über alle Führungsebenen hinweg statt – von der von der Geschäftsleitung bis zur Teamleitung. In den Use-Case-Werkstätten wurden Team- und Abteilungsleiter eingebunden, um die veränderte Arbeitsweise und individuelle Use Cases für verschiedene Bereiche zu identifizieren und zu beleuchten.

Mit der gezielten Abholung der Führungsebene konnten sie den Wandel aktiv unterstützen. Ergänzend sorgten lerntypspezifische Selbstlernformate zu M365 wie Videonuggets, OnePager und eine Self-Learning-Landingpage für die kontinuierliche Begleitung aller Mitarbeitenden.

Mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden und einem platzierten Prämienvolumen von rund drei Milliarden Euro p. a. ist die Ecclesia Gruppe einer der größten Versicherungsmakler für Unternehmen und Institutionen in Deutschland und Europa. Neben unserem Hauptsitz in Detmold sind wir mit eigenen Unternehmen in ganz Deutschland und vier weiteren europäischen Ländern präsent.

https://www.ecclesia.com/de