Mit Teams Only gerüstet für die Zukunft

Die BLT Baselland Transport AG geht mit novaCapta einen großen Schritt – von der On-Prem-Welt direkt zu einem Teams Only-Ansatz für Zusammenarbeit im Unternehmen.

Ursprüngliche Lösung basierte auf SharePoint On-Prem 2016

Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten war nicht möglich

Zur Aufrechterhaltung war komplexe Infrastruktur notwendig, inkl. Support- und Wartungsaufwand

Bei der Zusammenarbeit in Projekten traten Berechtigungsprobleme auf

Umstellung auf Microsoft 365 war bereits im Gespräch, der Weg zu Teams nicht mehr weit

PoC machte die Vorteile von Teams inkl. SharePoint Online gegenüber einem On-Prem-Upgrade deutlich

Durch die Lizenzen für M365 war SharePoint Online eine attraktive Lösung

Die Corona-Krise beschleunigte die Teams-Einführung zusätzlich

Einfache und zentrale Projektkommunikation ist im jeweiligen Team möglich – durch die Provisionierungsmöglichkeiten mit nur wenigen Klicks auch mit Externen

Klares Berechtigungskonzept, durchdachte Informationsarchitektur und Namenskonventionen bringen Ordnung in den Wildwuchs

Zusammenarbeit ist jederzeit, überall und mit jedem Gerät problemlos möglich 

Im Grunde ein übliches Szenario: Ein klassischer On-Prem-Fileshare soll modernisiert werden. Bessere Zusammenarbeit, eine ordentliche Informationsarchitektur, klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte – keine ungewöhnlichen Anforderungen. Doch die BLT Baselland Transport AG ging mit novaCapta noch einen Schritt weiter – von der On-Prem-Welt direkt zu einem Teams Only-Ansatz für Zusammenarbeit im Unternehmen.

Bisher arbeiteten die BLT Mitarbeitenden auf SharePoint 2016. Gewachsen aus einer Projektplattform für die Gesamterneuerung Waldenburgbahn, wurde daraus die Basis für einen unternehmensweiten Fileshare – Wildwuchs unvermeidbar. Auch die damit einhergehende komplexe Infrastruktur mit entsprechendem Wartungsaufwand war eine logische Konsequenz davon. Gut, dass bereits der Schritt zu Microsoft 365 im Gespräch war – nicht nur für die einfachere Zusammenarbeit, sondern auch in Anbetracht der nahenden Corona-Krise. So war der erste Schritt in die Cloud getan und mit dem bereits bekannten Partner novaCapta Schweiz war auch die richtige Begleitung gefunden.

Schnell war klar, dass das Projektmanagement und die tägliche Zusammenarbeit in Microsoft Teams stattfinden sollte. Um die Möglichkeiten und Vorteile vollumfänglich zu erproben, stellte novaCapta der BLT einen Proof of Concept mit passender Testumgebung für ausgewählte Poweruser bereit. Somit entstand ein rundum passendes Konzept für Informationsarchitektur, Berechtigungen, Namenskonventionen und Zusammenarbeit, welches alle Bereiche, Gremien und Projekte der BLT sauber abbildet und ihnen Raum gibt. Der Einstieg in die Workspaces erfolgt über eine Startseite in Teams. Die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von neuen Teams benötigt dank novaWorxx nur wenige Klicks innerhalb der klaren Spielregeln und selbst private Channels lassen sich so provisionieren. Dominik Buser, Leiter IT in der BLT, ist zufrieden: „Jetzt gilt es, die Leute weiter ins Boot zu holen und all die Vorteile und auch Grenzen aufzuzeigen. Bei der Orientierung, welches Tool wann zu nutzen ist, ist die mit der novaCapta gemeinsam entwickelte Navigation für die Mitarbeitenden eine grosse Hilfestellung.“  Auch gemeinsam erstellte Schulungsvideos sollen beim ersten Zurechtfinden schnell und einfach weiterhelfen.

Trotz all dem positiven Feedback war den Projektverantwortlichen wichtig, dass man mit klaren Systemgrenzen nachhaltig und durchdacht das Konzept umsetzt. So sind aktuell Tools wie beispielsweise der Planner noch nicht freigegeben und die Einführung von Exchange Online erfolgt nächstes Jahr. Ebenso schreitet die Migration des alten Fileshare so voran, wie es den Mitarbeitern möglich ist. Hier soll nichts übers Bein gebrochen werden, denn „wenn man etwas Neues einführt, sollte man etwas anderes dadurch am Ende vollständig ablösen oder neue, sinnvolle Funktionen bieten können.“, so Dominik Buser.

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