Toyota automatisiert HR-Prozesse

Toyota Deutschland nutzt die Microsoft Power Platform, um ihre HR-Prozesse ohne code-basierte Lösungen zu automatisieren. 

Toyota Motor Europe, ein multinationales Unternehmen und einer der größten Automobilhersteller der Welt, setzt auf eines der führendenden Personalsysteme zur Stammdatenpflege. Auch die deutsche Vertriebsorganisation hat das System übernommen. Um ihre HR-Prozesse weiter zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren, entschied sich Toyota Deutschland dazu, in Zusammenarbeit mit novaCapta nützliche Flows und Self-Services für Mitarbeiter zu ergänzen.

Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, stellen sich Personaler viele Fragen: Profitiert der neue Mitarbeiter vom Gleitzeitmodell? Steht dem neuen Mitarbeiter ein Firmenwagen zu? Ab wann werden Tankkarte, Schlüssel und Business-Geräte wie Dienstlaptop- und Handy benötigt? Um der Personalabteilung den Einstieg neuer Mitarbeiter zu erleichtern, ist es ab sofort möglich, alle organisatorischen Aufwände des Onboardings digital zu erfassen. Personaler können alle mitarbeiterspezifischen Konditionen sowie ausstehende Aufgaben einsehen und bearbeiten. Neben dem Einstieg können auch Versetzung, Freistellung, Entsendung und Austritt im System erfasst werden. Möglich macht das die Microsoft Power Platform. Über eine Schnittstelle zum Stammdatensystem des Unternehmens können die wichtigsten Mitarbeiterinformationen ausgelesen werden und sind so immer tagesaktuell miteinander synchronisiert.

Mitarbeiterbescheinigungen gibt es viele verschiedene. Für Personalabteilungen bedeuten sie in der Regel Aufwand. Dank der neuen Self-Services für Mitarbeiter profitiert Toyota Deutschland gleich 2x: Erstens erhält die Personalabteilung weniger Anfragen und kann dadurch ihre zeitlichen Ressourcen effizienter einsetzen. Zweitens gelangen Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks an notwendige Arbeitgeberbescheinigungen. Möglich macht das ebenfalls ein neuer Prozess über die Microsoft Power Platform.

Die Personalabteilung ist nicht nur zum Schutz der Mitarbeiterinformationen vor Dritten verpflichtet, es ist ihr wichtigstes Anliegen, die digitalen Daten professionell und vertraulich zu behandeln. Aus diesem Grund wurde dem Sicherheitsaspekt in diesem Projekt eine hohe Priorität zugeordnet, dem letztlich mit einer zusätzlichen Firewall und tiefgreifenden Konfigurationseinstellungen in Azure Rechnung getragen wurde. Über die Konfigurationseinstellungen lassen sich Sicherheits- und Zugriffsrichtlinien steuern und dokumentieren. Dieser Service von M365 vereinfacht nicht nur die Verwaltung durch das IT-Team, sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter sich intuitiv im System zurechtfinden. Um den Zugriff von unerwünschten Dritten so gut wie unmöglich zu machen, setzt Toyota Deutschland auf die Azure Multi-Factor Authentication (MFA). Über diesen Prozess wird der jeweilige Benutzer während des Anmeldevorgangs zur Durchführung eines Identifizierungsverfahrens aufgefordert, z. B. per Eingabe eines Codes auf dem Smartphone oder per Fingerabdruckscan.

Mithilfe der Microsoft Power Platform ist es Toyota Deutschland gelungen, regelbasierte und damit wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Der Aufwand für On- und Offboarding-Prozesse hat sich damit signifikant verringert und ein verbesserter Überblick über das Equipment aller Mitarbeiter wurde hinzugewonnen. Auch die IT-Abteilung gewinnt an Effizienz, denn sie kann die neuen Prozesse schnell und unkompliziert anpassen, da die Power Platform auf code-basierte Lösungen verzichtet. Der Begriff „Yokoten“ kommt aus der Toyota-Philosophie und besagt, dass Wissen darüber was funktioniert und was nicht, weitergegeben werden sollte. Vielleicht finden die neuen Prozesse bald auch Anwendung bei den anderen Toyota Importeuren der europäischen Dachgesellschaft. Zumindest für Toyota Deutschland geht die Digitalisierung und Automatisierung der eigenen HR-Prozesse weiter. So sollen als nächstes verschiedene Laptoptypen und Seriennummern im System erfasst werden können.

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Das Unternehmen startete 1971 mit dem Vertrieb von Toyota Fahrzeugen in Deutschland. Lief der Verkauf zunächst noch über einen freien Importeur, übernahm die Toyota Motor Corporation das Unternehmen drei Jahre später als Tochtergesellschaft. 2005 wurde die Toyota Deutschland GmbH gemeinsam mit elf weiteren europäischen Toyota Importeuren in einer Dachgesellschaft zusammengefasst, der heutigen Toyota Motor Europe mit Sitz in Brüssel.

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