Ein Intranet für alle – für alle ein personalisierbares Intranet

Das neue SharePoint basierte Intranet der Unternehmensgruppe Theo Müller überzeugt durch sein ganzheitliches Konzept – von der Analyse der Anforderungen an das System, der Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Redakteure hin zur Definition der Seitenstruktur von global bis lokal. Mit den integrierten ready to use Assets der novaCapta wird die Personalisierbarkeit des Newsfeed für alle Mitarbeitenden ein leichtes. Wenn dann jemand noch weitere Informationen braucht, hilft die Suchfunktion, sodass alle Informationen nicht nur an einem Ort, sondern auch leicht zu finden sind.

Die Ausgangslage war für die Unternehmensgruppe Theo Müller klar: das deutschsprachige Intranet basierte auf einem TYPO3 System, das nur aufwändig anpassbar war und eine unzureichende Suchfunktion für die Mitarbeitenden beinhaltete, das Intranet der britischen Kollegen existierte parallel auf einer SharePoint-basierten Plattform. Um eine einheitliche, gemeinsame Intranetlösung zu etablieren, startete hier die digitale Reise zu einem Intranet für alle. Der Wunsch:

• Weg von Silo-Systemen hin zu einer integrierten Lösung in der bestehenden Systemlandschaft
• Einfache Bedienbarkeit für die unternehmensweit tätigen Redakteure
• Einfache Usability und alle relevanten News und Inhalte für die Mitarbeitenden an einem zentralen Ort mit einem individuellen Dashboard und unter Berücksichtigung des Zusammenspiels aus lokalen und zentralen Inhalten

Denn das Intranet ist für sie viel mehr als eine reine Informationsplattform. Es ist auch ein Arbeitstool, in dem sich Formulare und Schnittstellen zu anderen Portalen und Softwares befinden. Nach der Einführung von Microsoft 365 war klar, dass es sich um eine Lösung aus dem Microsoft Universum handeln sollte. Um ihre Anforderungen umzusetzen, holte sich die Gruppe mit novaCapta einen erfahrenen Partner zur Seite, der sie konzeptionell, beratend und operativ unterstützte.

Ausgangspunkt der Reise war eine detaillierte Konzeptionsphase, in der die strategischen und funktionellen Fragen des Intranets sowie die Bedürfnisse der Redakteure und Mitarbeitenden geklärt wurden:

• Was benötigen die Redakteure? Wie sieht der Redaktionsprozess in Zukunft aus? Wie werden die Rollenverteilung und Adminrechte geregelt?
• Welche Informationen brauchen die Mitarbeitenden? Welche Funktionen werden benötigt?
• Wie wird das Intranet mit seinen unternehmensweiten und lokalen News und Bereichen strukturiert? Wie hängen die einzelnen Seiten und Portale zusammen?
• Welche Asset Erweiterungen werden für die Standardlösung benötigt, um den Anforderungen gerecht zu werden?

Gemeinsam mit novaCapta beantwortete die Unternehmensgruppe Theo Müller in mehreren Workshop-Terminen die treibenden Fragen und definierte so die konkreten Rahmenbedingungen und Anforderungen. Mit einer klaren Fahrtrichtung wurde sichergestellt, dass das Intranet nicht nur die Bedürfnisse einer Unit abdeckt, sondern für die gesamte Unternehmensgruppe funktional und mehrwertstiftend ist.

Um die Integration von zentralen und lokalen Intranetseiten zu ermöglichen, die sich auf mehrere Länder verteilen, wurde sich für eine SharePoint basierte Intranetlösung erweitert durch Open Source Lösungen entschieden. Ein zusätzlicher Mehrwert: Mit den Microsoft Standardkomponenten wird die höchstmögliche Updatesicherheit gewährleistet. Das neue, gemeinsame Intranet erfüllt zudem die Mehrsprachigkeit problemlos – die lokalen Intranetseiten können in der eigenen Landessprache gehalten werden. Der Zugriff auf das Intranet ist dank SharePoint jetzt auch mobil möglich und die starke Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Inhalten – langes Suchen hat ein Ende.

Gemeinsam entwickelten novaCapta und die Unternehmensgruppe Theo Müller eine zentrale Startseite für alle Mitarbeitenden. Standorte und Länder können zudem eigene Reiter erstellen und ihre lokalen News und Inhalte veröffentlichen. Mit dem Taggen von Metadaten und der Einbindung von Content Types ist die Einbindung und Verteilung von Informationen ganz einfach. Mit der Einstellung von Content Types werden Inhalte ganz einfach in Highlight News, Gruppennews oder Standardnews unterschieden, ausgespielt und entsprechend ihrer Relevanz und Wertigkeit platziert. Das userfreundliche System macht damit das Einstellen von Inhalten für die Redakteure leicht. Die dezentral organisierten Redakteure können ihre Inhalte nach der intern organisierten Schulung selbst umziehen, dank der einfachen Handhabung der neuen Lösung ist das für sie kein Problem.

Zusätzlich zu der Standardlösung wurde das SharePoint basierte Intranet um drei ready to use Assets von novaCapta erweitert. Die zusätzlichen Assets verringern den Anpassungsaufwand der Lösung und reduzieren so die Kosten. Wo vorher Informationen im Intranet schwer auffindbar waren, eine statische Startseite vorgefunden wurde und alle die gleichen Informationen angezeigt bekommen haben, findet heute jeder Mitarbeitende einen Einstiegspunkt mit allen relevanten Informationen. Um den Anforderungen der Unternehmensgruppe Theo Müller gerecht zu werden, wurde das Intranet um folgende Assets erweitert:

• UserFavorite: Alle Mitarbeitenden können sich selbst persönliche Quicklinks setzen und so Informationen schnell wiederfinden.
• UserAbo: Mitarbeitende können ihren Newsfeed personalisieren, indem sie aus einer definierten Themenauswahl, die auch Standorte und Geschäftsbereiche abdeckt, ihre Abos auswählen.
• Newsticker: Im Newsticker werden den Mitarbeitenden aktuelle, temporär relevante Inhalte bereitgestellt. Alle Mitarbeiter erhalten hier die gleichen News.

Der Umzug der bestehenden Inhalte erfolgte durch die Unternehmensgruppe Theo Müller selbst. novaCapta stand dabei mit Rat und Tat zur Seite. Die gestiegenen Nutzungszahlen sprechen für sich. Die Unternehmensgruppe Theo Müller hat nun ein zentrales, zeitgemäßes Intranet als Plattform für die Mitarbeitenden.

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Die Unternehmensgruppe Theo Müller ist ein international im Lebensmittel- und Logistikbereich agierendes Familienunternehmen mit rund 31.700 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von rund 7 Milliarden Euro. Das Unternehmen umfasst Aktivitäten und zahlreiche starke Marken in den Geschäftsbereichen Molkerei, Fisch & Feinkost, Dressings, Saucen und Dienstleistungen.

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