Prozessoptimierung bei tremco illbruck

tremco illbruck führte mit Unterstützung von novaCapta eine neue, SharePoint-basierende Lösung ein, um den komplexen Vertriebsprozess zu automatisieren und transparenter zu gestalten.

Fehlende effiziente Lösung zum Abbilden der komplexen Prozesse 

Uneinheitliche, manuelle Arbeitsabläufe, die zeitaufwendig und fehleranfällig waren 

Fehlende Prozess-Kontrolle und -Transparenz

Einführung einer standortübergreifenden Lösung zur Abbildung des Prozesses in einer allgemein zugänglichen Umgebung

Schaffung einheitlicher, automatisierter und transparenter Prozesse durch die neue Lösung 

Bündelung von Informationen im System und Kanalisierung der Kommunikation

Microsoft SharePoint als Basis mit Ergänzung um Nintex Workflows zur vollständigen Prozessabbildung und zentralen Datenpflege

Individuell entwickelte Schnittstelle zur bestehenden Produktdatenbank für einen automatisierten Datenaustausch und eine effiziente Datenauswertung

Benutzerfreundliche Bedienoberfläche und standortunabhängige Nutzung

Zusammenarbeit mit dem Experten-Team der novaCapta für eine optimale Lösungsgestaltung

Deutliche Prozess-Optimierung durch Automatisierung

Erhöhung von Transparenz und Kontrolle im gesamten Prozess

Deutliche Aufwands- und Fehlerreduktion

Effizientere Entscheidungen durch Datenaktualität

Qualitätssteigerung durch Verbesserung der Arbeitsgrundlage und Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit

tremco illbruck stellt mit etwa 1.100 Mitarbeitern an Standorten in 30 Ländern Baustoffe für eine internationale Kundenbasis her. Um ihre Kunden optimal bedienen zu können, nimmt das Unternehmen häufig Kundenanfragen mit individuellen Produktanforderungen entgegen. Dabei geht es etwa um spezifische Wünsche hinsichtlich der Breite, Länge, Farbe oder Beschichtung der Baumaterialien. Auf diese Weise erweitert sich das Produktsortiment von tremco illbruck kontinuierlich um zahlreiche neue Produktvarianten. Im firmeninternen ERP-System Microsoft Dynamics Navision wird das umfassende Produktportfolio von tremco illbruck verwaltet.

Der gesamte Vertriebsprozess findet jedoch entkoppelt von der Produktverwaltung statt. Denn eine neue Produktanfrage muss vorab umfassend auf deren Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft werden. Da an der Prüfung zahlreiche Fachleute von unterschiedlichen Standorten beteiligt sind, gestaltete sich der Vertriebsprozess sehr komplex – zumal der Prozess bisher nicht systemgestützt war. Daher musste das Unternehmen bis dato bei der Prüfung neuer Produktanfragen Umwege in Kauf nehmen: So wurden beispielsweise Produktanfragen oftmals per Telefon oder E-Mail kommuniziert, Informationen mussten manuell zusammengetragen und ausgewertet werden und auch die Zuständigkeiten waren nicht immer eindeutig.

tremco illbruck suchte nach einer Lösung, die den gesamten Vertriebsprozess automatisiert und transparent in einer allgemein zugänglichen Umgebung abbildet. So sollten einheitliche Arbeitsabläufe geschaffen und die Prozesseffizienz deutlich gesteigert werden.

tremco illbruck hatte bereits ein firmeninternes Mitarbeiterportal im Einsatz, das auf einer Standard-SharePoint-Lösung basiert und in Zusammenarbeit mit den Experten der novaCapta entwickelt wurde. Da die Mitarbeiter äußerst zufrieden mit der SharePoint-Lösung sind, lag die Entscheidung nahe, die Plattform weiterzuentwickeln und als Basis für die geplante Prozessoptimierung zu nutzen. Auf Empfehlungen von novaCapta hin wurde die SharePoint-Lösung um Nintex Workflows ergänzt, ein innovativer Workflow-Designer, der Geschäftsprozesse auch ohne aufwendige Programmierarbeiten abbildet und automatisiert. Darüber hinaus übernahm novaCapta die Programmierung einer individuellen Schnittstelle zur aktuellen Navision Datenbank, um einen automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen zu ermöglichen. 

Mit der neuen Lösung läuft der Prozess heute vollständig automatisiert ab: Ein Vertriebsmitarbeiter stößt den Prozess an, indem er alle notwendigen Informationen für eine neue Produktanfrage in ein Formular einträgt. An dieser Stelle sind bereits zahlreiche Produktgruppen, die häufig nachgefragt werden, mit ihren entsprechenden Daten hinterlegt. Zudem werden dank der Schnittstelle zum ERP-System bei der Eingabe von Produktdaten weitere Daten automatisch ergänzt und ausgewertet. So können die Anfragen deutlich beschleunigt werden. Nachdem das Formular ausgefüllt wurde, wird ein Workflow angestoßen, der bei den jeweiligen zuständigen Stellen automatisiert alle weiteren Informationen einholt. „Wir haben dem System einen Schlüssel hinterlegt, nach dem die verschiedenen Aufgaben jeweils an die richtigen Instanzen adressiert werden.

Diese Logik steuert die Adressierung der Aufgaben und lässt den Prozess automatisiert ablaufen. Zudem kann im System zu jedem Zeitpunkt der Status einer einzelnen Anfrage eingesehen sowie eine Übersicht über alle aktuellen Anfragen erstellt werden,“ erklärt Wolfgang Lohmann, Projektleiter bei novaCapta.

Auch wurde darauf geachtet, dass einerseits Mitarbeiter nur im Rahmen ihrer Zuständigkeit berechtigt werden und gleichzeitig auch nur die Informationen erhalten, die für sie und ihre Entscheidungsfindung relevant sind. Durch das ausgefeilte Berechtigungskonzept in Kombination mit der Personalisierung von Informationen können sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben besser fokussieren. Sind alle notwendigen Informationen komplettiert und alle relevanten Aufgaben erfüllt, kann die neue Produktanfrage genehmigt werden. Im Anschluss wird die neue Produktvariante erneut über die Schnittstelle automatisch im ERP-System hinterlegt und an die Produktion weitergeleitet. Darüber hinaus können parallel bereits weitere wichtige nachgelagerte Prozesse angesteuert werden, wie der Verpackungs- und der Etikettenprozess. Auch das beschleunigt die Abwicklung erheblich. 

Die umfassenden Vorteile der neuen Lösung liegen auf der Hand: Der gesamte Prozess der Produktanfragen konnte dank der neuen Lösung deutlich beschleunigt, vereinfacht und unternehmensweit vereinheitlicht werden. Mitarbeiter können sich besser orientieren, da die Daten ab sofort zentral an einer Stelle verwaltet werden. Status und Verlauf einer Anfrage können jederzeit transparent abgefragt und überwacht werden. Aufgrund der Datenaktualität können bessere Entscheidungen getroffen werden. Insgesamt konnte tremco illbruck durch die Einführung der neuen Lösung die Arbeitsgrundlage deutlich verbessern, die Prozesseffizienz erhöhen und so eine deutliche Qualitätssteigerung erreichen.